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Zeitfallen im Management

Pünktlich das Büro verlassen, Zeit mit der Familie und Freunden verbringen, Hobbies nachgehen und nebenbei für das Unternehmen noch Geld sparen. Für die meisten Topmanager klingt dieses Szenario wie ein Traum – muss es aber nicht!

Christine Walker, Gründerin der PLU Unternehmensgruppe und Mutter von zwei Kindern, weiß, wo die Zeitfallen der Chefs liegen: 75% der Führungskräfte delegieren nicht richtig, beschäftigen sich mit falschen Dingen und vor allem nutzen sie das Potential ihrer Assistenzen zu wenig.

In Top-Chef-Seminaren erklärt die Powerfrau, wie man Arbeitsprioritäten besser setzt, Assistenzen effektiver einsetzt und so bis zu 20% Zeitgewinn erzielt. Für eine entspanntere und effizientere Arbeit müssen Chefs mehr zu Formel-1 Piloten werden, denn „Rennfahrer steigen beim Boxenstopp auch nicht aus und überprüfen, ob die Reifen richtig aufgepumpt sind“, erklärt Christine Walker.

Zeit ist Geld
Ineffiziente Terminplanung und sinnlose Meetings verschwenden Zeit wie keine andere Ressource. Das verlängert nicht nur die Arbeitszeiten immens, sondern kostet auch unnötig Geld. Um sich dennoch allen relevanten Aufgaben widmen zu können, arbeiten Chefs einer Studie der PLU Unternehmensgruppe zufolge im Schnitt 52,5 Stunden pro Woche, 20% sogar über 60 Stunden. Dieser Aufwand könnte drastisch gesenkt werden: So verbringen Chefs fast zwei Tage pro Woche in Besprechungen, die meist mehr aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit stattfinden. Dazu kommen über hundert empfangene E-Mails pro Tag, die gelesen, sortiert und beantwortet werden müssen (Studie Bain & Company). Mit diesem Pensum erstaunt es nicht, dass sich, wie eine Studie der Baumann Unternehmensberatung zeigte, über 50% aller Topmanager Burnout gefährdet sehen.

Einfach Zeitsparen mit PLU
Christine Walkers 2007 gegründetes junges, dynamisches und innovatives Unternehmen PLU ist spezialisiert auf professionelle Dienstleistungen zur optimalen Entlastung von Führungskräften und Projektleitern. Mit jahrelanger Expertise im Assistenzbereich und umfassendem Know-how zum Thema „Tuning für den Chef“ steigert PLU langfristig die Effizienz von Unternehmen. Als Management-Coach zeigt Christine Walker verborgene Entwicklungspotentiale, fördert die Weiterentwicklung von Assistenzen und realisiert so immense Zeitgewinne für das Management. Einige ihrer Tipps versprechen schnelle Erfolge und sind sofort leicht in den Alltag integrierbar:

1. Top-Assistenz

Der erste Schritt für mehr Freizeit ist die Einstellung und korrekte Einarbeitung einer persönlichen Assistenz. Die Assistenz verfügt über alle nötigen Kompetenzen und es wird weiterhin kontinuierlich in ihre Weiterbildung und den Aufbau von spezifischem Know-how investiert. Regelmäßige, gut strukturierte Absprachen zwischen Chef und Assistenz stellen reibungslose Abläufe sicher und stärken das gegenseitige Vertrauen.

2. Delegation
Es ist nicht einfach Aufgaben zu delegieren und Mitarbeiter korrekt anzuweisen, doch das kann gelernt werden. Chefs sollten Verantwortung abgeben, Potentiale und eigenständiges Arbeiten fördern sowie klar und strukturiert kommunizieren. Nach dem Prinzip „Minimaler Aufwand – Maximaler Erfolg“ gilt es, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren: Anstatt sich mit operativen Aufgaben zu beschäftigen, widmet der Chef sich so strategischen und innovativen Themen, um das Unternehmen langfristig zum Erfolg zu führen.

3. Das 5-S-Modell

Mit dem 5-S-Modell verwandelt sich jedes normale Büro in Rekordzeit zu einem Highspeed Office: Sortieren, Sichtbare Ordnung, Sauberhalten, Standardisierung sowie Standards einhalten und verbessern. Durch organisierte Arbeitsplätze und vereinheitlichte Abläufe lassen sich mehr Leistung und höhere Qualität mit weniger Zeitaufwand realisieren.

4. E-Mails reduzieren
Das Lesen und Verfassen unzähliger E-Mails kostet Chefs unnötig Zeit. Das Verwalten des Postfachs sollte Aufgabe der Assistenz sein, die den Chef ausschließlich über relevante Nachrichten informiert. Dieser vorherige Filter beschert Chefs am Tag bis zu zwei Stunden mehr Zeit.

5. Weniger Meetings

Meetings sind in jedem Unternehmen unabdingbar. Jedoch sollten diese nur bei tatsächlichem Bedarf und nicht regelmäßig aus Routine stattfinden. Eine Assistenz kann das komplette Meeting planen, Themenpläne erstellen und die Ergebnisse wirksam nachbereiten. So beanspruchen Meetings weniger Zeit bei gleichzeitig höherem Output.

6. Winning Team
Eine entspannte Stimmung und ein Chef, der die Freude an der Arbeit vorlebt, sorgen für ein gutes Arbeitsklima und motivierte Angestellte. Es ist wichtig auch im alltäglichen Stress gute Arbeit zu honorieren und sich gemeinsam über positive Ergebnisse zu freuen. Um zum Winning Team zu werden, sollte der Chef sein Team nicht nur fordern, sondern auch fördern: Effektives Training, Weiterbildungen und gezieltes Feedback helfen die Zusammenarbeit zu verbessern.

7. Familie, Freunde, Freizeit
Auch wenn die Arbeit den Chef zu übermannen droht, sollte dieser sich bewusst Zeit für Familie, Freunde und Hobbys nehmen. Ein erfülltes Privatleben kompensiert Stress in der Arbeit und verleiht neue Energie und Kraft. Idealerweise erstellen Chefs eine „Wunschliste für die Freizeit“ und erfüllen sich regelmäßig ihre großen und kleinen Wünsche.

PLU Unternehmensgruppe – „Tuning für den Chef“

Mit dem Ziel Führungskräfte nachhaltig zu entlasten, gründete Christine Walker 2007 die PLU Unternehmensgruppe. Das Unternehmen bietet mit über 50 Mitarbeitern und Niederlassungen in München, Frankfurt, Düsseldorf und Hamburg europaweite Trainingsprogramme für Chefs und Assistenzen.

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