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Stilführend: Das Sekretariat

Ziel einer Kommunikation, ob mündlich oder schriftlich, ist es immer, beim Empfänger etwas zu bewirken. Auch ein Unternehmen will durch seine Kommunikation eine Wirkung erzielen. Wichtig gerade für das Sekretariat ist, dass Sie dazu Regeln für eine einheitliche Sprache aufstellen.

Stilführend: Das Sekretariat

Ziel einer Kommunikation, ob mündlich oder schriftlich, ist es immer, beim Empfänger etwas zu bewirken. Ein Unternehmen will durch seine Kommunikation nach außen, aber auch innerhalb der Firma, eine Wirkung erzielen und einen Wiedererkennungswert schaffen. Wichtig gerade für das Sekretariat ist, dass Sie Regeln für eine einheitliche Sprache aufstellen. 


Eine einheitliche Sprache kann dann dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Außerdem wird der Focus auf den Inhalt der Mitteilungen gesetzt.


Regeln für eine einheitliche Sprache

Dabei ist es unerheblich, ob Sie die neue Rechtschreibung oder die alten Regeln befolgen oder Ihren eigenen Weg finden. Stellen Sie Regeln für eine einheitliche Sprache auf und geben Sie den Mitarbeitern diesen Stilführer an die Hand. Geklärt werden sollten dabei folgende Punkte und Fragen:


1. Deutsch, Deutschenglisch oder Anglizismen?

Besinnen Sie sich auf die deutschen Sprache und vermeiden Sie den übertriebenen Gebrauch von eingedeutschtem englischem Vokabular. Das erscheint eher albern als professionell und es besteht durchaus die Gefahr, dass der Leser den Inhalt nicht versteht. Bei üblichen Fremdwörtern und Anglizismen sollte unbedingt auf die richtige Schreibweise laut Wörterbuch geachtet werden.


2. Fachterminologie

In manchen Branchen werden Fachwörter verwendet, die die Zielgruppe versteht. Eine Möglichkeit der konsequenten Unterscheidung zu der üblichen Sprache ist es, die fachspezifischen Begriffe besonders kenntlich zu machen, zum Beispiel durch kursive oder fettgedruckte Schreibweise oder durch eine andere Farbe. Dann ist es auch unerheblich, ob die Begriffe eingedeutscht oder in der Originalsprache verwendet werden. 


3. Abkürzungen und Akronyme

Wissen Sie, was LMOM heißt? In einer Firma steht es zum Beispiel für "Left message on mailbox" und ist ein wichtiger Eintrag in der Kunden-Datenbank. Allgemein übliche Abkürzungen  und die firmeninternen Abkürzungen sollten kommuniziert werden. In geschriebenen Texten nach außen, zum Beispiel in einem Newsletter, sollten die Abkürzungen vermieden werden, da sie unhöflich sind und den Lesefluss stören.


4. Autotexte und Briefvorlagen

Je neuer die MS Office Version ist, umso leichter geht die Automatisierung von Textbausteinen, die allen Mitarbeitern zu einem einheitlichen Stil verhelfen, Zeit sparen und Fehler vermeiden. Machen Sie sich einmal die Arbeit und erstellen Sie zum Beispiel für den Vertrieb die Textbausteine mit den Verkaufsargumenten oder für die Buchhaltung die Mahntexte. Das geht für Briefe, aber genauso gut auch für E-Mails.


5. Personalisierung

Für Ihre Kunden ist der Name des Ansprechpartners sehr wichtig, besonders sympathisch ist die Nennung des Vornamens. Es ist gleich angenehmer, wenn nicht nur der Name Maier oder Müller oder Frau Maier oder Herr Müller zu lesen ist. Höflich und unerlässlich ist inzwischen die Anrede beider Geschlechter, dabei sollten Sie dann wieder entscheiden, ob in Ihrem Unternehmen die Schreibweise für die LeserInnen zu einer Binnengroßschreibung führt. 


6. DIN Normen

Es gilt die DIN Norm 5008 für den Schriftverkehr zwischen Unternehmen und von Unternehmen zu Privatpersonen. Diese Regeln werden in der Ausbildung und in der Praxis sehr genau genommen, nicht zuletzt wegen der Deutschen Post, die zur computergestützten Briefsortierung entsprechende Vorgaben zu Anschriftenfeld und Formaten macht.


Eine Zukunft ohne Missverständnisse

Wenn Sie sich nun in Ihrem Unternehmen über die Sprache und die dazugehörigen Regeln und Abkürzungen einig geworden sind, dann sollten Sie das in Ihr Organisationshandbuch aufnehmen, damit es in Zukunft keine Missverständnisse gibt und auch neue Mitarbeiter schnell die gleiche Sprache sprechen. 



Über die Autorin

Ute Heidbrink arbeitet als Assistentin aus Leidenschaft. Sie bietet deutschlandweit individuelle Workshops und Trainings an, um die Zusammenarbeit zwischen Assistentin und Chef zu optimieren. Dabei verfügt sie über langjährige Berufserfahrung und immer wieder selbst als Assistentin tätig. 

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