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Office-Manager bei wichtigen Entscheidungen gefragt

Der Einfluss von Office-Fachkräften im Unternehmen wächst. Vor allem deutsche Personal Assistants erhalten am Arbeitsplatz viele Mitspracherechte: Über die Hälfte der gut ausgebildeten Allroundtalente ist überzeugt, dass ihre Ideen und Anregungen willkommen sind und sie damit einen wichtigen Beitrag zu Entscheidungen leisten.

Der Einfluss von Office-Fachkräften im Unternehmen wächst. Vor allem deutsche Personal Assistants erhalten am Arbeitsplatz viele Mitspracherechte: Über die Hälfte (55 Prozent) der gut ausgebildeten Allroundtalente ist überzeugt, dass ihre Ideen und Anregungen willkommen sind und sie damit einen wichtigen Beitrag zu Entscheidungen leisten. 

 

Die Befragung, die der Personaldienstleister Office Team Interim unter 1.445 Office-Managern in Europa durchführte, zeigt: Personal Assistants sind als kompetente Ansprechpartner gefragt, die dem Chef nicht nur bei Routineaufgaben den Rücken freihalten. In Deutschland fühlt sich rund jeder fünfte Befragte (22 Prozent) bei eigenen Vorschlägen ernst genommen. Mehr als ein Viertel (26 Prozent) der Office-Fachkräfte ist sich sogar sicher, in Entscheidungsprozessen wichtige Impulse zu setzen. Wenn es dabei um strategische Fragen geht, dürfen immerhin sieben Prozent mitreden. „In den vergangenen Jahren haben sich Büro- und Assistenzfachkräfte stark weiterqualifiziert, gerade auch im betriebswirtschaftlichen Bereich. Zudem nehmen sie meist eine Schnittstellenfunktion in Unternehmen ein, die Ihnen Einblicke in verschiedene Prozesse und Abläufe der einzelnen Abteilungen erlaubt“, erläutert Karl-Joachim Brand, Business Director bei OfficeTeam Interim. „Diese beiden Voraussetzungen führen dazu, dass viele Vorgesetzte ihre Assistenzkräfte zunehmend als wertvolle Ratgeber bei wichtigen oder sogar strategischen Entscheidungen schätzen.“  Guter Draht zur Führungsebene


Die enge Zusammenarbeit mit dem Chef spielt vor allem in Deutschland eine wichtige Rolle für den Einfluss der Co-Manager im Office. Zusätzliche Aufgaben wie eine selbständige Projektplanung verschaffen Personal Assistants schließlich nicht nur mehr Verantwortung, sondern auch Einblicke in den Arbeitsalltag der Führungsetage. In Stressphasen überträgt nämlich fast jeder zweite Vorgesetzte (44 Prozent) seinen Office-Fachkräften Aufgaben aus dem eigenen Verantwortungsbereich. Eine gute Kooperation kann sich dann schnell positiv auf das Vertrauen auswirken: Fast ein Viertel der Befragten (24 Prozent) erkennt, dass die eigenen Ideen und Vorschläge beim Chef willkommen sind. Anerkennung im Team notwendig

Dennoch empfindet jeder fünfte Office-Manager, die eigenen Anregungen überzeugten die Kollegen nicht in gleichem Umfang wie den Chef. Insgesamt kommen die Leistungen der Office-Manager im Unternehmen aber positiv an: 73 Prozent der Befragten glauben, dass ihr Ansehen am Arbeitsplatz gut ist und sie als wichtiges Teammitglied wahrgenommen werden. Soft Skills wie kommunikatives Geschick und Einfühlungsvermögen sind daher unverzichtbar, wenn die Kooperation mit allen Teammitgliedern gelingen soll.

 

Checkliste für Office Manager: Mehr Anerkennung im Team


Im Büro sollte Ihnen nicht nur die Anerkennung Ihres Chefs, sondern auch Ihrer Arbeitskollegen wichtig sein. Die nachfolgenden Tipps zeigen, wie Sie mehr Anerkennung für Ihre Leistungen im Team erhalten:


  • Achten Sie auf einen freundlichen und hilfsbereiten Umgang im Team. So verhindern Sie, dass Barrieren in der gemeinsamen Arbeit entstehen.

  • Teilen sie Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten mit den Kollegen – dann erhalten Sie ebenfalls bereitwillig Rat, wenn Sie ihn benötigen.

  • Bringen Sie sich in Meetings ein und sprechen Sie offen ihre Meinung zu bestimmten Themen aus. Dann werden Sie und Ihre Vorschläge/ Ideen auch ernst genommen.

  • Achten Sie auf eine klare Sprache und Ausdrucksweise ohne Konjunktiv und Füllwörter wie „eigentlich“ oder „vielleicht“, die Unsicherheit signalisieren.

  • Respektiert wird, wer sich selbst achtet! Nehmen Sie Rücksicht auf Ihre eigenen Bedürfnisse und seien Sie sich Ihrer Erfolge bewusst.  

Einen Überblick zu den wichtigsten Studienergebnissen erhalten Sie im Booklet „Assistenten als Co-Manager“, das unter ##link0## kostenlos heruntergeladen werden kann.  

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