E-Mails im Auftrag schreiben, Chef gibt Auftrag E-Mail zu schreiben und zu unterschreiben
Was gilt es zu beachten, wenn man E-Mails im Auftrag schreibt? © Shutterstock

E-Mails im Auftrag schreiben: Was gibt es zu beachten?

Wer geschäftlich eine E-Mail schreiben muss, sollte dabei andere Vorgaben beachten als bei einem privaten Gruß. Das gilt vor allem dann, wenn Sekretärinnen oder Assistenten eine E-Mail im Auftrag schreiben. Denn Missverständnisse in der Kommunikation sollten Sie in diesem Fall unbedingt vermeiden.

Mitarbeiter, die im Auftrag E-Mails schreiben und die geschäftliche Korrespondenz für ihren Vorgesetzten übernehmen, stellen sich unter anderem folgende Fragen:

  • Was muss ich beachten, wenn ich eine geschäftliche E-Mail schreibe?
  • Sollte ich mit „im Auftrag“ oder gar mit dem Kürzel „i.A.“ unterschreiben?
  • Drohen mir rechtliche Konsequenzen, wenn ich im Auftrag E-Mails schreibe?

„Im Auftrag“: Kürzel ohne rechtsverbindliche Wirkung

Die korrekte Verwendung von Unterschriftenkürzeln in Büros ist grundsätzlich von großer Bedeutung. Sie dokumentieren nämlich, dass der Absender für jemanden anderen handelt. Einige dieser Kürzel besitzen eine rechtsverbindliche Wirkung.

Eine falsches Kürzel in Stellvertretung des Vorgesetzten kann deshalb weitreichende rechtliche Folgen haben: Der Empfänger eines Schreibens darf davon ausgehen, dass dem Absender die Bedeutung der entsprechenden Unterschriftenkürzel bekannt ist und eine entsprechende Vollmacht vorliegt.

Wer beispielsweise ohne entsprechende Handlungsvollmacht und damit ohne Berechtigung automatisch am Ende eines jeden Schreibens das Kürzel i.V. (Abkürzung für "in Vollmacht") setzt, kann in ernsthafte Schwierigkeiten geraten. Daher sollten Mitarbeiter, die im Auftrag E-Mails schreiben, sorgfältig darauf achten, dass die Mail im Postfach eine korrekte Signatur enthält.

Signaturen: Wie vorgehen?

Wenn es bei einem missglückten Geschäft um Fragen nach der Haftung geht, stellt sich schnell die Frage, wer für den Schaden verantwortlich gemacht werden kann. Bei falschen oder fehlerhaften Kürzeln haftet dann häufig das Unternehmen.

Immer wieder stehen Büroangestellte deshalb vor der Frage, wie die Signatur am Ende eines Schreibens zu handhaben ist, wenn sie im Auftrag E-Mails schreiben, der Brief oder die E-Mail im Auftrag, also i.A., verfasst worden ist und der Unterzeichner ein anderer ist als der Vorgesetzte. Nicht zuletzt ist die korrekte Anwendung des jeweiligen Kürzels auch eine Sache der Höflichkeit dem Empfänger gegenüber. Generell ist dieses Thema ein weites Feld, in dem etliche rechtliche Fallstricke lauern.

Der Arbeitsalltag in vielen Büros sieht regelmäßig vor, dass Mitarbeiter häufig im Auftrag des Chefs E-Mails versenden müssen. Dieser ist vielleicht auf Dienstreise oder aus anderen Gründen gerade nicht greifbar. Wer bei der Unterschrift mit dem Zusatz i.A. zeichnet, sollte wissen, dass in diesem Fall keine rechtlich verbindliche Wirkung zustande kommt.

Mit dieser Abkürzung wird ausdrücklich signalisiert, dass der Unterzeichner nicht für den Inhalt des Schreibens verantwortlich gemacht werden kann. Dem Empfänger des Schreibens wird dadurch klar, dass der Text in Kenntnis des Vorgesetzten verfasst worden ist, jedoch lediglich zu Informationszwecken dient.

Unterschriftenregelung: ein Vorteil

Die Notwendigkeit rechtsverbindlicher Korrespondenz ist im Berufsalltag hingegen von immenser Bedeutung – insbesondere im Zusammenhang mit vertraglichen Vereinbarungen, die getroffen wurden oder zu treffen sind und keinen Aufschub mehr dulden. 

Ein Beispiel: Der Vorgesetzte ist erkrankt und bittet seine Sekretärin, die Dienstreise und seinen damit verbundenen Hotelaufenthalt so schnell wie möglich zu stornieren. Weil mit der Buchung der Unterkunft ein Vertrag zwischen den Parteien zustande gekommen ist, muss das Hotel die Absage rein rechtlich nicht akzeptieren, wenn mit „im Auftrag“ gezeichnet wird und keine Handlungsvollmacht besteht. 

Das gilt andersherum genauso, wenn eine Bürokraft etwa versehentlich zu viel Büromaterial bestellt. Ohne ein „i.A.“ besteht im Zweifel kein Anspruch auf Rückgabe der überschüssigen Waren.

Im Auftrag E-Mail schreiben: Vollmacht für Mitarbeiter

Zeitgründe, Abwesenheit, Betriebsgröße: Oft sind Vorgesetzte in Unternehmen nicht in der Lage, die gesamte Korrespondenz des Betriebs zuverlässig zu unterzeichnen. Eine Unterschriftenregelung, mit welcher der Sekretärin oder dem Assistenten bestimmte Vollmachten zuerkannt werden, ist deshalb von Vorteil. Damit sind die Inhalte der Korrespondenz auch dann rechtlich bindend, wenn die Büroangestellten die Dokumente stellvertretend für den Vorgesetzten unterzeichnen. 

Dafür sorgt eine Vollmacht: Mit ihr werden Mitarbeiter zu sogenannten Vertretungsbevollmächtigten im Außenverhältnis. Die Angestellten in Vertretung dürfen in diesem Fall als Bevollmächtigte je nach Absprache entsprechende Geschäfte rechtlich bindenden Charakters mit anderen Personen führen. Als Unterschriftenkürzel gelten dann pp. oder ppa. (für den Begriff per Prokura, bei Geschäftsbriefen) oder i.V. (für alle anderen Bevollmächtigten). 

Eine Vollmacht (nach BGB) sollte folgende Elemente aufgreifen: 

  • Die namentliche Bezeichnung „Vollmacht“
  • Nennung des Vollmachtgebers
  • über den Bevollmächtigten (Vor- und Nachname, Adresse)
  • Der Zeitraum der Gültigkeit
  • Unterschrift des Vollmachtgebers

Personen, die eine Vollmacht erhalten, werden zu sogenannten Handlungsbevollmächtigten. Dabei werden verschiedene Formen unterschieden.

Eine Generalvollmacht etwa gilt für sämtliche Geschäfte, die in einem Unternehmen abgewickelt werden. Der Generalbevollmächtigte unterschreibt mit dem Zusatz i.V. (in Vollmacht und nicht, wie häufig angenommen wird, in Vertretung). Sie dürfen dauerhaft alle Rechtsgeschäfte führen, die im Unternehmen anliegen. 

 

Im Auftrag E-Mails schreiben: Gattungsvollmacht und Einzelvollmacht

Unter dem Begriff Gattungsvollmacht wird einem Mitarbeiter die Erlaubnis erteilt, Geschäfte bestimmter Art abwickeln zu dürfen – beispielsweise darf eine Büroangestellte die Buchung von Hotelzimmern übernehmen oder ein Assistent den Einkauf vorher festgelegter Waren. Die Einzelvollmacht hingegen ist an ein einmaliges Ereignis gebunden.

Über allem steht die Prokura als umfassendste Variante, eine Person mit einer Vollmacht auszustatten. Sie muss jedoch beim Registergericht angezeigt werden. Prokuristen nutzen als Unterschriftenkürzel pp. oder ppa. Eine Handlungsvollmacht nach dem Handelsbesetzbuch (HGB) ist der Prokura also direkt untergeordnet. Sie wird nicht in das Registergericht eingetragen und kann auch mündlich übertragen werden.

Brauche ich Unterschriften im Mailverkehr?

Nach geltendem Recht sind E-Mails auch ohne eine Unterschrift häufig rechtsgültig - selbiges gilt auch bei Geschäftsbriefen. Insbesondere bei der E-Mail wird in vielen Firmen oft auf die richtige Signatur der Unterschrift verzichtet. Hier ist am Ende der Korrespondenz generell eine personalisierte Signatur Vorschrift, die beispielsweise über Outlook über entsprechende Ordner oder mit Exchange erstellt werden kann und als feste Einrichtung automatisch den ausgehenden Nachrichten angefügt wird.

Schriftliche Hinweise geben

Für Büroangestellte ohne Vertretungsmacht gilt also auch hier, die Signatur am Ende des Schreibens mit dem Kürzel i.A. sowie dem eigenen Namen zu versehen, wenn der Inhalt vom Vorgesetzten vorgegeben worden ist. Möglich ist hier allerdings auch, darüber hinaus den schriftlichen Hinweis zu geben, dass die E-Mail im Namen des Vorgesetzten geschrieben worden ist („Im Auftrag von Herrn Mustermann leite ich diese Nachricht an Sie weiter…“).

Bei Besprechungsanfragen ohne eine entsprechende Berechtigung werden die Einladungen an die Kollegen über den Outlook-Kalender des Büroangestellten verschickt. Zusätzlich wird auch der Chef eingeladen, der auf diese Weise kontrollieren kann, wer eingeladen worden ist und am Meeting teilnimmt.

Im Auftrag E-Mail schreiben: Das gehört in die Signatur

Office-Professionals, die im Auftrag von direkten Vorgesetzten oder anderen Mitarbeitern E-Mails schreiben, sollten außerdem darauf achten, dass alle weiteren Pflichtangaben in der Signatur enthalten sind. Die können mehr oder weniger umfangreich sein. Abhängig davon, für wen die geschäftliche Mail im Auftrag geschrieben werden soll.

In der Regel dürfen folgende Angaben nicht fehlen, wenn Sie im Auftrag E-Mails schreiben:

  • Vollständiger Firmenname oder Name der Gesellschaft laut Handelsregister
  • Rechtsform der Gesellschaft
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht 
  • Handelsregisternummer
  • Vorstände und Aufsichtsratsvorsitzende bei einer AG

Mitarbeiter, die im Auftrag eine E-Mail schreiben, sollten auf diese Angaben unbedingt achten. Bei einem Verstoß drohen im schlimmsten Fall Zwangsgelder und Abmahnungen (meist von Mitbewerbern). Übrigens ist der Hinweis auf die vollständigen Angaben im Impressum nicht ausreichend. Diese gehören rechtlich betrachtet auch in die E-Mail-Signatur.

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