Rundum-Betreuung fĂŒr Ihre Firmenveranstaltung
Viele Hotels bieten nicht nur TagungsrĂ€ume und Zimmer, sondern dazu auch gleich die passende Rundum-Betreuung fĂŒr die Firmenveranstaltung. In guten Partnerschaften locken Hotelketten mit weiteren Benefits, und professionelles Personal unterstĂŒtzt, wenn gewĂŒnscht, von A bis Z.
Nach gut zwei Jahren PrĂ€senzenthaltsamkeit finden Teamevents, Klausurtagungen, Workshops oder öffentlichkeitswirksame Fachpressetage vielerorts wieder in direktem Austausch statt. Gemeinsam haben so ziemlich alle Firmenevents jede Menge Detailfragen, Abstimmungsbedarf, Orga-Ănderungen und Troubleshooter-Themen. WĂ€hrend vor der Pandemie die meisten Prozesse im Eventmanagement in vielen Unternehmen quasi wie geölt liefen, gibt es aktuell einen deutlich gröĂeren Abstimmungsbedarf. Hinzu kommt, dass nach zwei Jahren Planungsspielen nur auf dem Papier nun so manche in- oder externe Schnittstelle ein wenig eingerostet sein dĂŒrfte.
Das federn immer hĂ€ufiger Event-Profis der Hotelketten ab und ist naheliegend, weil Firmen fĂŒr ihre Tagungen, Meetings, Seminare & Co. oft VeranstaltungsrĂ€ume in Hotels buchen. Dort hat sich der Convention-Bereich teils zu einem sehr serviceorientierten GeschĂ€ftsmodell entwickelt. Oft gibt es von den Hotels einen regelrechten WohlfĂŒhl-Support. Nicht nur in kleinen und mittstĂ€ndischen Unternehmen, in denen die Organisation von Veranstaltungen oft zusĂ€tzlich zu den eigentlichen Aufgaben ĂŒbernommen wird, kann das Convention-Team eines Tagungshotels zur tatkrĂ€ftigen VerstĂ€rkung werden.
Hotelpersonal als VerstÀrkertruppe
Das nestor Hotel Ludwigsburg aus der Ghotel Group bietet beispielsweise ganz konkret vorgefertigte Listen und Formulare fĂŒr einfachere Absprachen zwischen Hotel und Kunde, Zimmerbuchungen laufen ĂŒber das Convention Sales Team. Das bedeutet weniger Ansprechpartner und kĂŒrzere Wege fĂŒr die GĂ€ste und Kunden. FĂŒr die Budgetplanung gibt es beispielsweise spezielle Tabellen zur Kostenkalkulation. Vor Ort betreuen im nestor Konferenzservices, und Haustechniker und sind laut Alina Zimmerle, Director of Conventions Sales im nestor Hotel Ludwigsburg, auch durchgehend erreichbar. Neben einer Komplett-Beratung durch das Convention Sales Team umfassen die Services zum Beispiel auch Rahmenprogramm, Incentive-Planung und Rechnungsabwicklung. âWir bieten das Komplett-Paketâ, erklĂ€rt Alina Zimmerle. âEine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit ist uns hier am wichtigsten, ganz nach unserem Motto, âPersönlichkeit ist unsere StĂ€rkeâ.â
Das Hotel Vier Jahreszeiten Kempinski in MĂŒnchen verfĂŒgt ĂŒber eine eigene Groups & Events-Abteilung. Jeder Kunde, der hier eine Veranstaltung plant, bekommt eine persönliche Ansprechpartnerin bzw. einen Ansprechpartner an die Hand. Immer vor Ort, begleitet diese Person das Firmenevent von Beginn an bis zum Schluss.
RUNDUM-SERVICE-ANBIETER
Auch die Scandic Hotels, die sich als die âwahrscheinlich nachhaltigste Hotelkette Europasâ positionieren, verstehen sich als Rundum-Service-Anbieter, und zwar von der Anfrage an. In Deutschland gibt es speziell fĂŒr vier zentrale Destinations Ansprechpartner fĂŒr Firmeneventplanerinnen und -planer, zudem betreut und berĂ€t auch das Sales-Team.
Wer sich die Hotellerie als Veranstaltungspartner ins Boot holt, profitiert oft vom direkten Draht und kurzen Abstimmungswegen. HRS empfiehlt generell, Rundum-Sorglos-Pakete in Betracht zu ziehen. Bei HRS gibt es eigenen Angaben zufolge 100.000 Hotels, die von VeranstaltungsrĂ€umen und -technik ĂŒber das Catering bis zu den Ăbernachtungsmöglichkeiten alles anbieten, was fĂŒr einen Event erforderlich sei. Das spare wertvolle Zeit, weil man sich diese Bausteine nicht bei verschiedenen Anbietern zusammensuchen und aufeinander abstimmen muss, heiĂt es auf dem Hotel-Buchungsportal.
Eine Zusammenarbeit auf Partnerniveau kann sich vor allem bei HĂŒrden und Problemchen nĂŒtzlich erweisen. Beispiel Teilnehmermanagement: Obwohl super geplant, kann es passieren, dass die Raumbuchung fĂŒr 150 Personen viel zu groĂzĂŒgig ausgelegt ist, wenn letztlich nur 25 kommen. Vielleicht wurden FlĂŒge gecancelt, oder es haben sich wegen aktueller Ereignisse andere Termine dazwischengeschoben. PlĂ€ne Ă€ndern sich. Gut, wenn da der Hotelpartner flexibel ist und aktualisiert.
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