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Die Mega-Trends des Eventmanagements © garagestock - Shutterstock

Wieso diese Methoden die Mega-Trends des Eventmanagements sind

Wie kaum eine andere Branche orientiert sich der Event-Bereich am jeweiligen Zeitgeist. Aktuell werden User Experience, Meeting Design und Nachhaltigkeit für Organisatoren immer wichtiger. Wie sich Mega-Trends schon heute für Veranstal-tungen umsetzen lassen.

Was sich durch Veränderungen wie Globalisierung, Nachhaltigkeit und Digitalisierung bis in den Job-Alltag hinein bewegt hat, greift längst in puncto Herangehensweisen, Tools und Techniken gerade auch im Event Management

"Die digitale Transformation beginnt nicht ,irgendwann‘, sondern wir sind bereits mittendrin. Change is the new normal," analysierte das GCB Anfang Februar.

Vernetzt, agil und höchst dynamisch. Was aber heißt das alles ganz praktisch fürs Eventmanagement?

Um diese Form des Projektmanagements in Kombination mit agilen Methoden zu kombinieren, gebe es ganz simple Tools: Trello.com oder Bacecamp zum Beispiel. Die Vernetzung von Mensch und Technik, die sogenannte Konnektivität, ermöglicht es über cloudbasierte Tools, dass sich Mitarbeiter auch digital abstimmen könnten.

Agiles Arbeiten in der Veranstaltungsorganisation

Ein Mix aus klassischem Projektmanagement und agilen Methoden sei ideal, um die Kompetenzen und zeitlichen Ressourcen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. 

Beispiel für eine Einkaufsstrategie

Mal angenommen, ein „Smart Meeting Assistant“ (SMA), ausgestattet mit hoch entwickelter künstlicher Intelligenz, ist während der gesamten Eventplanung präsent, vom ersten Briefing bis zur Analyse nach der Veranstaltung, von der Angebotserstellung über die Buchung der Location bis zur Organisation vor Ort.

Das GCB "German Convention Bureau" hat ein solches Szenarium durchgespielt. Künftig könnte womöglich die gesamte komplexe Organisation (Eventorganisation) über eine einzige Plattform laufen, KI-Funktionalitäten würden dann auch beim Angebotsvergleich und dem Trend zur Individualisierung eingesetzt.


Auch im Bereich des Meeting-Design gehen Veranstaltungsorganisatoren mit neuen Ansätzen an Events heran.

Customisation Events ist so ein Stichwort, jeder Gast zählt als Individuum. Er, sie und es sollen die Möglichkeit haben, sich das Event quasi selbst zusammenzustellen. Das funktioniert

- beim Catering bekanntlich mit Salat-Buffet oder Pimp-your-Burger-Stationen,

- aber auch durch das Raumsetting, zum Beispiel unterschiedliche Bestuhlung oder offene Vortrags-Container, die etwa wie in einer Messehalle verteilt werden und so in Sichtweite auch Parallel-Workshops ermöglichen.

Meeting Design: Die Frage nach dem Sinn

Meeting Design greift aber noch viel früher. Hier zieht sich die Individualisierung für den Event-Teilnehmer von Anfang bis Ende wie auf einer Reise mit vielen Erfahrungen durch. Denn das, was im Zeitalter des Wandels den Experten zufolge in allen Bereichen stärker hervortritt, ist die Frage nach dem Sinn, auch in der Veranstaltungsplanung.

Das funktioniert zum Beispiel mit der Methode Experience Design, die Felix Rundel, Head of Programmes & International Development der Falling Falls Foundation entwickelt hat. 

Die 6 Top-Event-Formate auf einen Blick

Der vom GCB mit initiierte Innovationsverbund Future Meeting Space hat sechs innovative Veranstaltungsformate identifiziert, die den Kriterien Flexibilität, Interaktivität, Vernetzung und hybride Formen entsprechen:

  1. Interaktives Forum: Hier steht die Interaktion der Teilnehmer im Vordergrund, das gibt zum Beispiel die Anzahl der Gäste vor: Nicht zu viele, nicht zu wenige – also ungefähr 50 bis 200 Teilnehmer. In der Regel startet die Veranstaltung mit einem frontalen Beitrag, danach bearbeiten kleine Gruppen die einzelnen Themenfelder.
  2. Räumlich verteilter Kongress: Dabei finden mehrere regionale Veranstaltungen an mehreren Orten gleichzeitig – und gleichberechtigt – statt. Die teilnehmenden Standorte werden per Videokonferenz oder via Online-Plattform vernetzt. Das berührt Sicherheitsaspekte, schafft Raum für neu inszenierte Erlebnisse und spart vielen Teilnehmern Zeit.
  3. Co-Working-Kongress: Ein sogenanntes Unkonferenz-Format, bei dem Ablauf und Inhalte von den Teilnehmern selbst bestimmt werden. Bei den oft mehrtätigen Veranstaltungen finden sie viel Gelegenheit, ein Netzwerk zu knüpfen und dabei auch noch wichtige Arbeiten des Joballtags zu erledigen.
  4. Völlige analog: Damit ist der gezielte Rückzug an einen abgeschiedenen Ort gemeint, etwa auf dem Land. Ziel des Events ist die Fokussierung auf Inhalte, also pur, ohne Ablenkung.
  5. Hybride Events: Hier wird eine reale Veranstaltung ergänzend in den virtuellen Raum verlegt. Dadurch können Teilnehmer sowohl physisch als auch digital anwesend sein. Das eröffnet viele Möglichkeiten, Wissen und Inhalte zu vermitteln und sich auszutauschen.
  6. Virtual wird real: Hier trifft sich eine sonst nur in den sozialen Medien existierende Community außerhalb der Netzwerke. Im persönlichen Kontakt soll der Austausch auf eine intensivere Ebene gehoben werden. Es kann eine reale Community entstehen.

Sie geht vom Sinn der Veranstaltung aus, die damit so konzipiert werden kann, dass sich die Bedürfnisse der Teilnehmer noch zielgerichteter treffen lassen. Damit steigt ihre Bereitschaft, sich mit den Veranstaltungsbotschaften auseinanderzusetzen.

Erst dann geht es an die Ablaufplanung mit einer sogenannten Experience Journey Map, die von der Anreise und das Check-in über die Vorträge und anderen Event-Inhalte bis hin zum Abschied und Follow-up die Erfahrungsreise der Teilnehmer vorzeichnet. Wichtig ist, auf der Experience Journey eine Dramaturgie aus Spannung und Entspannung zu erzeugen.

Green Meetings: Nachhaltigkeit bewirkt Komplexität

Als weiterer Mega-Trend neben der Digitalisierung gilt das Thema Nachhaltigkeit. Ökologisch, sozial und wirtschaftlich nachhaltig zu handeln betrifft jeden von uns im Kleinen, aber längst auch die Veranstaltungswelt, ist das GCB überzeugt. Green Meetings haben sich weitgehend schon durchgesetzt, Clean Events heißt die logische Konsequenz.

Nachhaltigkeit erschöpfe sich in diesem Kontext nicht in der Benutzung von Mehrwegbechern oder der Anreise mit umweltschonenden Verkehrsmitteln, sondern reiche

  • vom Energiebedarf,
  • dem CO2-Aufkommen,
  • dem Ressourcenbedarf bei Wasser,
  • Papier,
  • Mobilität oder Arbeitskraft,
  • dem Abfallmanagement (zum Beispiel Mülltrennung) oder
  • dem Catering

über die Teilnehmerzufriedenheit und die sozialen Auswirkungen auf den Teilnehmerkreis bis hin zu den Effekten auf den Wissenstransfer und den ökonomischen Aspekten einer solchen Veranstaltung.

Auch bei diesem Thema zeigt sich also die Komplexität, mit der Veranstaltungsorganisatoren zunehmend umgehen müssen.

Für den Live-Entertainment-Experten Stefan Lohmann bedeutet Nachhaltigkeit: "Darüber zu reden ist gut, selbst anzufangen ist besser."

Genau darum ginge es, anfangen, und wenn es erst einmal nur kleine Stellschrauben sind. Um nachhaltige Dienstleister sichtbar zu machen, gründete er die Plattform Sustainable-event-solutions.de, ein Netzwerk für jene, die ihre Veranstaltungen nachhaltig umsetzen wollen. Hier ist mit dem Sustainable Rider auch eine Checkliste für die Organisation von nachhaltigen Veranstaltungen zu finden.

Zukunft der Mobilität: Begegnungen neu denken

Aktuell ein heikles Thema ist die Zukunft der Mobilität. Ist sie eingeschränkt, wirkt das auf vielen Ebenen. So waren Veranstaltungen schon immer die Plattform, um Horizonte zu erweitern und Impulse zu geben, Orte der Vielfalt also, wo sich auch kulturelle und sprachliche Grenzen überwinden lassen. Um dies zu erreichen, müssen sich Menschen jedoch wirklich begegnen, es braucht den „Human Touch“, so das GCB, die persönliche Begegnung. Allerdings stehen Unternehmen ganz generell vor der Notwendigkeit, effizient und ressourcenschonend zu agieren, was dem Geschäftsreise-Hopping von Konferenz zu Konferenz widerspricht. Diese Herausforderung spiegelt sich in vielen neuen Event-Formaten und Tools wider.

Ein räumlich-verteilte Kongress beispielsweise, der Menschen zusammenbringt, die sich sonst aus welchen Gründen auch immer nicht begegnen könnten. Welches Potenzial in einem solchen Format steckt, wollen GCB, Fraunhofer IAO und weitere Partner im September mit BOCOM – Experience Borderless Communicationsherausfinden. Der zentrale Konferenz-Hub in Berlin wird dann mit dezentralen Locations in verschiedenen Teilen der Welt vernetzt. Auch die rein virtuelle Teilnahme über einen Live-Stream ist möglich. BOCOM versteht sich als Prototyp und Test Lab auch für Technologien wie etwa Augmented und Virtual Reality, Sprachbarrieren können digitale Dolmetscher-Tools minimieren.

Auswirkungen von Corona auf Konferenzen und Veranstaltungen

Andere innovative Formate sind dabei, sich zu etablieren. Dass nicht alle Events abgesagt wurden, als Messen und Kongresse rund um den Erdball wegen Corona gecancelt werden mussten, liegt beispielsweise auch daran, dass manche Präsenzveranstaltungen im Meeting-Design bereits von vornherein hybrid geplant waren: mit Live- und On-Demand-Webcasts, redaktioneller Begleitung und dem Einsatz von Apps. Wie die Talkshows im Fernsehen kommen diese Events dann notfalls ohne Live-Publikum aus, Referenten werden zugeschaltet, Teilnehmer loggen sich gegen Bezahlung in die Übertragung. Der hybride Ansatz kann eine viel größerer Reichweite erzielen. Auch in uneingeschränkten Geschäftsreisezeiten verhindert die räumliche Distanz sonst häufig interessierte Teilnehmer am Kommen. In einer Krise steht mit dem hybriden Format also schon ein guter Teil vom Plan B.

Ohnehin wecken die Digitalisierung und die damit verbunden Möglichkeiten bei den Teilnehmern – zunehmend Millennials und bald Centennials – den Wunsch, aktiv in die Programmgestaltung mit einbezogen zu werden. 

Kleine Portionen, das bedeutet lange Pausen statt langer Vorträge, sind gefragt. Dazu passt, dass interaktive Formate wie Pecha Kucha, World Café oder Campfires immer beliebter werden, um Wissen zu transportieren. Hier werden in Diskussionen auf Augenhöhe für den Joballtag relevante Erkenntnisse gezündet. „Mittendrin statt nur dabei“, so die Devise.

Für Konnektivität, dem Zusammenspiel von Mensch und Technologie, stehen bereits viele Lösungen zur Verfügung, die zunehmenden Einsatz in der Meeting- und Eventwelt finden, so zum Beispiel Zoom. Ob Networking- und Gamification-Tools oder Virtual-Reality-Präsentationen: Derartige technischen Möglichkeiten kommen immer stärker zum Einsatz, um den Erlebniswert und Erfolg von Veranstaltungen zu steigern. Und natürlich wirkt Konnektivität auch auf die Events selbst, die Interaktion mit den Teilnehmern wird digitaler. Eine funktionierende WLAN-Verbindung ist dabei ein Muss.

Hybride Events und dezentrale Kongresse

Was eher theoretisch klingt, füllt sich längst mit greifbaren Ideen. „Food Fashion“ beispielsweise, wobei der Gast mit einem konkreten Speisethema wie Paleo oder Clean Eating noch stärker in den Event involviert wird. Oder RFID-Technologie, die hilft, die Erlebnisreise auf der Veranstaltung zu verstärken, mit Licht- und Video-Einspielungen etwa, wenn der Teilnehmer auf einer Hausmesse ein bestimmtes Exponat erreicht. Denn natürlich wirkt Konnektivität auch auf die Events selbst, die Interaktion mit den Teilnehmern wird digitaler. Und auch die Corona-Krise könnte die Trends verstärken. 

Während momentan vor allem virtuelle Events gefragt sind, erwarte Schultze für die Zukunft vor allem eine Zunahme an hybriden Veranstaltungen, also etwas aus beiden Welten: die Mischform aus persönlichem und Online-Event.

Event-Organisation: Agil ist optimal - Projektstrukturplan

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