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So finden Sie das passende Tagungshotel

Je mehr Sterne, desto besser? Nein, sagt Vera Hufschmidt, vom Verband Deutsches Reisemanagenent (VDR) und sagt, worauf Sie bei der Auswahl von Tagungshotels achten sollten. Ein Interview.

Je mehr Sterne, desto besser? Nein, sagt Vera Hufschmidt vom Verband Deutsches Reisemanagenent (VDR) und sagt, worauf Sie bei der Auswahl von Tagungshotels achten sollten. Ein Interview.


working@office im Interview mit Vera Hufschmidt, Projektleiterin Hotelzertifizierung beim Verband Deutsches Reisemanagement e.V.







working@office: Frau Hufschmidt, Gilt bei Tagungshotels: Je mehr Sterne, desto besser?

Vera Hufschmidt: Nein. Wichtiger ist, dass das Haus zur Zielgruppe passt. Nur wenn sich die Teilnehmer wohl fühlen, hat die Veranstaltung den gewünschten Erfolg. Personen mit niedrigen Einkommen fühlen sich beispielsweise in einem Luxushotel oft unbehaglich. Als Faustregel gilt: Eine Kategorie besser, als die Teilnehmer privat buchen würden. Auch der Stil des Hauses muss passen: Ein modernes Designhotel passt eher zu jungen, innovativen Teilnehmern, traditionelle Häuser eher zu konservativen Branchen.


w@o: Welche Lage des Hotels ist optimal?

Vera Hufschmidt: Da die Anreise Zeit und Geld kostet, sollte das Hotel in der Region liegen, aus der die Mehrheit der Teilnehmer kommt. Häuser für Ein-Tagesveranstaltungen sollten eine schnelle, unkomplizierte Anreise erlauben, also beispielsweise in der Nähe von Flughäfen oder Bahnhöfen liegen. Veranstaltungen, die auch dem Teambuilding dienen, sollten eher im Grünen stattfinden, damit die Gruppe in der Freizeit nicht zerfällt.


w@o: Worauf sollte man bei der Austattung achten?

Vera Hufschmidt: Wichtiger als Freizeiteinrichtungen ist eine professionelle, moderne Tagungsausstattung: Zentral sind Tageslicht in den Tagungsräumen, eine ausreichend Deckenhöhe, um Beamer-Präsentationen über die Köpfe hinweg zu verfolgen, sowie schalldichte Räume, damit Interna nicht nach außen dringen. Bei der Zimmerausstattung sind ein ausreichender Arbeitsplatz mit guter Beleuchtung und eine problemlose Internet- sowie Mobilfunknutzung wesentlich. Der Kunde sollte außerdem einen festen Ansprechpartner bekommen, der ihn vom Angebot über die Begleitung der Veranstaltung bis hin zur Abrechnung persönlich betreut.


w@o: Wie finde ich unter vielen Angeboten das passende Haus?

Vera Hufschmidt: Das ist in der Tat oft schwierig. Häuser, die mit dem Qualitätssiegel "Certfied Conference Hotel" ausgezeichnet sind, garantieren, dass Ausstattung, Betreuung und Technik allen wichtigen Anforderungen entsprechen. Zertifizierte Häuser müssen insgesamt 67 Kriterien der vier Verbände VDR, DGVM, GCB und Veranstaltungsplaner.de erfüllen und werden regelmäßig von unabhängigen Experten überprüft. Beim Preisvergleich sollte man außerdem den jeweiligen Leistungsumfang der Tagungspauschale genau prüfen, etwa, welche Getränke enthalten sind oder ob der Beamer includiert ist.


w@o: Haben Sie noch einen Tipp zum Schluss?

Vera Hufschmidt: Die Assistentin bzw. der Verantwortliche vor Ort sollte rechtzeitig anreisen. Dadurch hat man noch Zeit zum Reagieren, falls etwas nicht in Ordnung sein sollte.


Über die Interviewpartnerin

Vera Hufschmidt ist Projektleiterin Hotelzertifizierung beim Verband Deutsches Reisemanagement e.V. Seit 1974 ist der VDR Ansprechpartner, wenn es darum geht, den Bereich Geschäftsreiseverkehr betrieblich zu optimieren. Seit März 2001 bietet der Verband ein eigenes System zur Zertifizierung geschäftsreisegeeigneter Hotels an: Certified Business Hotel.


 

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