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Erfolgsfaktor Tagungshotel

Ob Besprechung, Kongress, Seminar oder Outdoortraining: Ein zentraler Faktor für Veranstaltungen ist ein geeignetes Tagungshotel. Welche Überlegungen bei der Auswahl notwendig sind.

Erfolgsfaktor Tagungshotel

Ob Besprechung, Kongress, Seminar oder Outdoortraining: Mitentscheidend für das Gelingen von Veranstaltungen ist das Tagungshotel. Dabei gibt es neben allgemeinen Qualitätsmerkmalen und Anforderungskriterien eine Reihe von Ansprüchen, die sich nach der Veranstaltungsform und -größe richten.


Meetings, Besprechungen

Arbeitsbesprechungen, Produktpräsentationen und ähnliche firmeninterne Veranstaltungen bewegen sich meist in einem Rahmen von bis zu 25 Teilnehmern. Da hier Firmeninterna und sensible Informationen besprochen werden, sollten die Räumlichkeiten abgeschlossen sein und nicht gleichzeitig von anderen Gruppen genutzt werden. Gleiches gilt für die Pausenzone, da in den Pausen weiter über Arbeitsinhalte gesprochen wird. Medien wie Internet oder ein Videokonferenzsystem sollten verfügbar sein, um von außen Informationen einzuholen oder um Externe zu konsultieren. Oft wird gewünscht, Mahlzeiten im Besprechungsraum einzunehmen, um die knappe Zeit optimal zu nutzen.


Konferenzen

Konferenzen sind häufig Veranstaltungen mit mehr als 25 Teilnehmern. Sie stellen besondere Anforderungen an den Ort des Geschehens. Wegen geschlossener Tischformationen rechnet man mit einem Raumbedarf von 4,5 Quadratmetern je Teilnehmer. Vorsicht, niedrige Räume eignen sich nicht wegen der üblicherweise eingesetzten Projektionstechnik. Konferenzräume sollten mindestens drei Meter hoch sein. Die Projektionsfläche in kleinen Räumen sollten mindestens zwei mal zwei Meter, in großen Räumen mindestens drei mal 2,5 Meter betragen. Neben dem eigentlichen Konferenzraum benötigen Sie eine ausreichend große Pausenzone, die mindestens halb so groß sein sollte wie die Konferenzraumfläche. Ist geplant, Arbeitsgruppen zu bilden, müssen dafür zusätzliche Räume in entsprechender Größe zur Verfügung stehen. Fragen Sie bei Bedarf nach Medien- und Lichtsteuerung, Verdunklungsanlage, Mikrofon und – bei einer internationalen Konferenz – nach Dolmetscherkabinen. 


Seminare, Trainings

An Seminaren nehmen in der Regel zwischen acht bis maximal 25 Personen teil. Statt einer festen Sitzordnung wird häufig ein lockerer Stuhlkreis bevorzugt mit der Möglichkeit, Tische und Stühle variabel für Gruppenarbeit, Rollenspiele etc. einzusetzen. Der dafür nötige Platzbedarf errechnet sich wie oben, allerdings muss zusätzlich die Aktionszone des Trainers mit berücksichtigt werden. Stimmen Sie mit dem Trainer ab, welche Lernmedien er einsetzen möchte und stellen Sie sicher, dass diese auch tatsächlich vorhanden und in einwandfreiem Zustand sind. 


Interaktive Veranstaltungen, Outdoor-Training

Interaktive Veranstaltungen wie Workshops oder Moderationen zeichnen sich durch eine hohe Beteiligung der Teilnehmer aus. Daher wird viel Raum benötigt. Die Faustregel lautet sechs bis acht Quadratmeter pro Teilnehmer.


Erlebnisorientiertes Lernen erfordert die Möglichkeit, in der Natur zu arbeiten. Die Palette reicht vom Lernspaziergang bis zu Hochseilparcours. Befragen Sie den Trainer, welcher Bedarf sich aus den geplanten Aktivitäten ergibt. Outdoor-Trainings leben von der Reflexion. Ein Lernortwechsel in den Seminarraum sollte daher schnell und problemlos erfolgen können. Gleiches gilt für Gruppenarbeitsmöglichkeiten. Außerordentlich wichtig ist die Möblierung des Raumes: Stuhlhalbkreis und Pinnwände stehen sich gegenüber, die Pinnwände auf gar keinen Fall vor den Fenstern. 

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