Raumkonzepte für Büros: Was moderne Arbeitsplätze ausmacht

Schlagworte wie „Desk Sharing“ und „Open Space Office“ sind nur einige, die aufkommen, wenn es um neue Raumkonzepte für ein Büro geht. Während früher Trennwände zwischen Schreibtischen hochgezogen wurden, damit jeder Mitarbeiter seinen Raum hat, werden diese heute bewusst abgebaut.

Homeoffice und Remote Work sind spätestens seit der Pandemie salonfähig geworden. Viele Firmen ermöglichen ihren Mitarbeitern zumindest einige Tage in der Woche von zuhause aus zu arbeiten. Andere Unternehmen setzen sogar komplett auf Remote Work und lassen ihre Mitarbeiter entscheiden, wo sie arbeiten möchten. Es gibt aber auch noch zahlreiche Betriebe, die an der Anwesenheitspflicht festhalten und bei denen sich selbst durch die Pandemie nicht viel geändert hat. 

Zu den typischen Raumkonzepten von Büros gehörten lange Zeit diese 4:

1. Großraumbüro: In einem Großraumbüro sitzen viele Mitarbeiter in einem Raum, was einerseits gut für das Teamgefühl ist, sich aber auch negativ auf die Konzentration auswirkt. Wenig Privatsphäre steht hier kurzen Wegen und effektiver Teamarbeit gegenüber.
2. Zellenbüro: Einzelbüros oder Büros für zwei Personen werden als Zellenbüros bezeichnet. Sie ermöglichen ungestörtes Arbeiten und Privatsphäre, lassen allerdings kein spontanes Teamwork oder kurze Wege zu. Außerdem wird für diese Art Büros deutlich mehr Platz gebraucht.
3. Gruppenbüro: Ein Gruppenbüro ist in der Regel kleiner als ein Großraumbüro und sieht mehr Abtrennung innerhalb des Raumes vor. Stellwände unterteilen einzelne Arbeitsbereiche, was die Konzentration verbessert. Insgesamt bleibt jedoch die unruhigere Atmosphäre eines Gemeinschaftsbüros bestehen.
4. Kombibüro: Gläserne Einzelbüros, die in eine gemeinschaftliche Zone integriert werden, kennzeichnen das Kombibüro. In dieser gemeinschaftlichen Zone wird sich ausgetauscht und es kann auch gearbeitet werden, während die Glaskabinen die akustische Ablenkung reduzieren. Allerdings braucht es dafür große Flächen und eine gute Anleitung, wie insbesondere die gemeinschaftliche Zone genutzt wird, damit sie nicht einfach nur zum Durchgangsbereich wird.

Die Anforderungen an Arbeitsplätze sind in den letzten Jahren gewachsen und Unternehmen müssen sich überlegen, wie sie damit umgehen. Insbesondere in Betrieben, die Homeoffice ermöglichen, werden Zellenbüros nicht mehr als attraktiv wahrgenommen. Wer ruhig und konzentriert arbeiten möchte, macht das zuhause – das Büro ist für viele Menschen verstärkt zur Begegnungsstätte geworden, wo der Austausch mit den Kollegen im Vordergrund steht.

Die Herausforderung in der Zukunft liegt darin, dass in vielen Betrieben nicht mehr alle Mitarbeiter fünf Tage die Woche ins Büro kommen. Dadurch verändert sich der Platzbedarf. Auch verändert sich die Rolle des Büros im Arbeitsalltag. Es ist nicht mehr der einzige Ort, an dem die Arbeit ausgeführt werden kann – schließlich geht das in vielen Fällen auch zuhause. Um einen Mehrwert gegenüber dem Homeoffice zu bieten, müssen Büros daher neu gedacht werden. 

Sie werden vermehrt zu Begegnungsstätten und Orten der Netzwerkpflege, in die die Mitarbeiter kommen, um sich mit den Kollegen auszutauschen, sich zu unterhalten, neue Ideen auszutüfteln und gemeinsam Projekte durchzusprechen. Büros werden zu einem Ort, der den zwischenmenschlichen Austausch und die soziale Komponente fördert. Für konzentriertes Arbeiten ziehen viele Mitarbeiter den heimischen Arbeitsplatz vor. Betriebe stellt das vor Herausforderungen.

Um am Puls der Zeit zu bleiben, müssen Arbeitgeber jetzt umdenken. Mit neuen Bürokonzepten kann die Attraktivität des Arbeitsplatzes gesteigert werden, sodass die Mitarbeiter gerne vor Ort sind:

1. Desk Sharing: Beim Desk Sharing gibt es für die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr. Jeder bekommt einen mobilen Container für seine persönlichen Dinge und Arbeitsmittel und sucht sich dann jeden Tag einen freien Schreibtisch im Büro. Für Arbeitgeber liegt der Vorteil des Desk Sharings darin, dass sie nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Schreibtisch zur Verfügung stellen müssen, was Platz spart. Insbesondere wenn mobiles Arbeiten möglich ist und Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder sogar aus dem Ausland arbeiten, bietet sich ein solches Modell an.
2. Reversibles Büro: Desk Sharing und ein reversibles Büro ähneln sich, da auch diese Variante für Großraumbüros gedacht ist. Allerdings sieht sie Raumtrenner vor, die beliebig gestellt werden können, sodass sich einzelne Bereiche separieren lassen. Verschiedene Projektgruppen können sich so innerhalb eines Großraumbüros ihren Raum schaffen und visuelle und akustische Reize für die anderen Kollegen minimieren. Ein reversibles Büro ist nicht statisch, sondern ermöglicht eine immer wieder neue Anordnung von Flächen und abgetrennten Räumen. Insbesondere für Teams, bei denen sich die Teilnehmerzahl der Anwesenden immer wieder ändert, ist ein solches Bürokonzept geeignet.
3. Open Space: Open Space Büros lassen Arbeit und Soziales miteinander verschmelzen. Es gibt nicht nur Schreibtische, die nach dem Desk Sharing-Prinzip geteilt werden, sondern auch Sofa-Ecken, eine Kaffeeecke und Bereiche für Meetings und Gespräche. In vielen Betrieben sorgen Open Space Büros auch dafür, dass Hierarchien weniger präsent sind, da Team- und Abteilungsleiter keine eigenen Räumlichkeiten mehr haben, sondern ebenfalls auf den offenen Flächen sitzen. 

Um besonders attraktiv zu sein, sind Ruhezonen und Zonen für den zwischenmenschlichen Austausch im Büro essenziell geworden. Da viele Menschen gemerkt haben, dass sie für das Erledigen ihrer Aufgaben kein Büro brauchen, müssen diese Räumlichkeiten Anreize schaffen, trotzdem gerne hinzugehen. Diese Anreize kommen in der Regel durch die anderen Menschen, die sich dort treffen lassen und mit denen das Gespräch gesucht werden kann – dafür braucht es spezielle Bereiche.

Ein modernes Raumkonzept im Büro muss sowohl das individuelle, konzentrierte Arbeiten berücksichtigen als auch den Wunsch nach Austausch und Zusammenarbeit mit den Kollegen. Außerdem gilt es zu berücksichtigen, dass sich in Betrieben, die Homeoffice anbieten, nicht mehr alle Mitarbeiter zeitgleich in den Räumlichkeiten aufhalten und somit der Platzbedarf reduziert ist. Flexible Lösungen sind das A und O. Bedenken Sie diese Aspekte, wenn es um die Raumplanung für ein modernes Bürokonzept geht:

1. Gemütlichkeit schaffen: Mit Sitzecken, Sofas und Pflanzen schaffen Sie eine Atmosphäre, in der sich Mitarbeiter gerne aufhalten. Insbesondere in Zeiten von Homeoffice ist es wichtig, Räume zu gestalten, in denen sich Kollegen untereinander austauschen und sich unterhalten – das stärkt das Teamgefühl und wirkt sich positiv auf die Produktivität aus. So müssen auch Meetings nicht immer rund um einen langen Tisch abgehalten werden. In einer weniger formellen Atmosphäre kann die Kreativität zum Teil sogar besser sprudeln.
2. An Rückzugsräume denken: Bei aller Offenheit und dem Fokus auf die Kommunikation unter den Mitarbeitern, brauchen diese auch Räume, in denen sie konzentriert arbeiten oder telefonieren können. Die Lösung dafür können sogenannte Office Pods sein – das sind abgetrennte Räume innerhalb eines Raums. Schallgeschützte Kapseln mit gläsernen Wänden ermöglichen ein ruhiges Arbeiten und geben Arbeitnehmern dennoch das Gefühl, nah an ihren Kollegen zu sein. Die Kommunikationswege sind dadurch nach wie vor kurz – bei maximaler Konzentration.
3. Individuelle Bedürfnisse berücksichtigen: Während immer mehr Betriebe auf Desksharing setzen, gibt es aber auch nach wie vor noch Mitarbeiter, die gerne ihr eigenes Büro oder ihren eigenen Schreibtisch haben, den sie sich einrichten können und den sie nicht mit anderen teilen müssen. Eine Umfrage unter den Mitarbeitern kann Aufschluss darüber geben, wie viele private Arbeitsplätze beibehalten werden können und wie viele zugunsten von Platzeinsparungen und mehr Flexibilität aufgegeben werden können. Falls es räumlich und wirtschaftlich möglich ist, die individuellen Wünsche der Arbeitnehmer derart zu berücksichtigen, dass ein Teil seine privaten Schreibtische behält und andere mit Desksharing einverstanden sind, erhöht das die Mitarbeiterzufriedenheit.  
4. Beleuchtung und Belüftung: Insbesondere, wenn es um die Raumplanung von Großraum- bzw. Hallenbüros geht, müssen Beleuchtung und Belüftung der Räume und Arbeitsplätze durchdacht werden. Während sich Belüftung und Licht in Zellenbüros ohne Absprache mit anderen regulieren lassen, gibt es diese Individualität in großen Räumen nicht. Hierbei kann es Sinn machen, die einzelnen Schreibtische mit kleinen Lampen auszustatten, sodass jeder zumindest seine eigene Beleuchtungssituation für sich regeln kann.
5. Flexible Raumaufteilung: Bewegliche Trennwände, die Schall schlucken, sind ein wichtiges Element in jedem modernen Raumkonzept für Büros. Beliebige Bereiche innerhalb großer Räume abtrennen zu können, ermöglicht nicht nur ruhiges Arbeiten für einzelne Mitarbeiter, sondern auch Projektarbeit in Teams, ohne andere zu stören. Durch die Beweglichkeit der Wände, können unterschiedlich große Räume abgesteckt werden, sodass auch wechselnde Teamgrößen kein Problem darstellen.
6. Ergonomie: Die Ergonomie darf nicht unter den Anforderungen der modernen Raumkonzepte leiden. Höhenverstellbare Schreibtische und gute Stühle sollten nach wie vor Standard bei der Arbeitsplatzgestaltung sein, damit jeder Mitarbeiter ohne Rückenschmerzen seiner Arbeit nachgehen kann. Insbesondere für Mitarbeiter, die im Homeoffice kein ergonomisches Mobiliar haben, kann die Arbeit im Büro eine Wohltat sein, wenn sie dort auf rückengerechte Stühle, große Monitore und anpassbare Schreibtische stoßen. 
7. Personalisierte Container: Wer mit Shared Desk-Lösungen arbeitet, sollte seinen Mitarbeitern rollbare Container anbieten, in denen sie ihre Unterlagen, ihre Technik und auf Wunsch sogar noch persönliche Gegenstände wie ein Familienfoto für den Schreibtisch oder den eigenen Lieblingstee unterbringen können. Das nimmt dem Desksharing ein wenig die Anonymität und ermöglicht das tageweise Einrichten des eigenen Arbeitsplatzes, wodurch das Wohlbefinden steigt.
8. Einzelbüros umgestalten: Nicht jede Firma hat die entsprechenden Räumlichkeiten für Großraumbüros und Open Spaces. In Firmen, in denen rein baulich viele Einzelbüros vorgesehen sind, können diese neu gestaltet werden. Durch Lounge-Ecken können sich Mitarbeiter in ihrem Einzelbüro entspannen und haben wie auch im Homeoffice ein kleines Wohnzimmer-Gefühl am Arbeitsplatz. Umso wichtiger bei Einzelbüros sind die vorhandenen Gemeinschaftsflächen. Diese sollten im Rahmen der Büroplanung so aufgewertet werden, dass sie für die Mitarbeiter wirklich zur Kommunikationsfläche werden.  

Welche Vorteile haben Arbeitgeber dank neuer Raumkonzepte für Büros?

Für Arbeitgeber bedeutet das Erstellen neuer Raumkonzepte für Büros sowie die Anschaffung von neuem Mobiliar zunächst Kosten sowie den Einsatz von Ressourcen für die Planung und Umsetzung. Allerdings macht sich diese Investition bezahlt – schließlich müssen die neuen Gegebenheiten der Arbeitswelt auch mit den bestehenden Büroräumen überein gebracht werden. Je schneller dies geschieht und je schneller Büroräume zum Wohlfühlen und dort arbeiten einladen, desto mehr Mitarbeiter kommen gerne ins Büro. Sie nutzen die Gelegenheit, sich auszutauschen, gemeinsam zu brainstormen und das Teamgefühl bleibt trotz regelmäßiger Arbeit im Homeoffice bestehen. Auch auf das Employer Branding und die Wettbewerbsfähigkeit zahlen moderne Bürokonzepte ein, da Mitarbeiter sich in einer angenehmen und durchdacht gestalteten Atmosphäre wohlfühlen und dort gerne arbeiten.

Außerdem können neue Raumkonzepte auch dazu führen, dass Büroflächen reduziert werden, was Kosten spart. Viele Unternehmen haben bereits damit begonnen, sich von Fläche zu trennen, was enorme Einsparungen für Firmen bedeutet – nicht nur hinsichtlich der Mieten, sondern auch was den Unterhalt dieser angeht, mit Heizen, Reinigen etc.

Welche Gefahren lauern bei den modernen Raumkonzepten?

Es besteht das Risiko, dass Mitarbeiter bei Desksharing- und Open Space-Konzepten ihren persönlichen Raum vermissen. Zu wenig Privatsphäre und zu viel Ablenkung durch die Kollegen können das Konfliktpotenzial erhöhen. 

Auch müssen Arbeitgeber bei Desksharing-Konzepten einen Weg finden, wie Mitarbeiter ihre Schreibtische buchen können, damit es nicht zu der Situation kommt, dass nicht jeder Kollege einen Platz findet. Das kann zusätzliche Aufwände verursachen und auch zu Unzufriedenheit führen, wenn kein Schreibtisch mehr frei ist. 

Fazit: Raumkonzepte für ein modernes Büro mit New Work vereinen

Durch Homeoffice und mobiles Arbeiten haben sich die Anforderungen an Büroräume verändert, die früher einziger Arbeitsplatz waren und heute verstärkt zum sozialen Austausch genutzt werden. Bei der Raumplanung müssen sich Arbeitgeber an die veränderten Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter anpassen, um wettbewerbsfähig und zeitgemäß zu bleiben. Dazu zählen eine smarte Büroplanung und eine ansprechende Arbeitsplatzgestaltung. 

Desk Sharing, Open Spaces und reversible Büros sind die Konzepte der Zukunft, die sowohl das Arbeiten im Team fördern als auch die Kommunikation unter den Mitarbeitern verstärken. Auch das Bedürfnis nach Ruhe am Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten muss bei der Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigt werden. Mit entsprechenden Räumlichkeiten und Mobiliar haben Arbeitgeber viele Möglichkeiten, ihre Büroräume umzugestalten und können dabei nicht nur etwas für die Mitarbeiterzufriedenheit tun, sondern auch noch Kosten einsparen.