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Kennen Sie jede Funktion von Outlook? Und sind Ihnen alle Tipps bekannt? © Satori Studio - Shutterstock

Microsoft Outlook Tipps: Das E-Mail-Tool effizient nutzen

MS Outlook ist wohl das bekannste E-Mail-Programm mit mehreren Millionen Nutzern, ob privat oder beruflich. Wir zeigen Ihnen die besten Outlook Tipps, die Ihnen hilfreich zur Seite stehen und vor allem für Zeitersparnis sorgen.

Ähnlich wie die Vorlagen in Microsoft Word stehen Vorlagen auch in Outlook zur Verfügung. Allerdings tragen die Dateien die Endung *.oft.

Trotz dessen sind Vorlagen für E-Mails leicht zu erstellen und in den Bereichen Anrede, Angabe der Produktbezeichnungen, Modellnummer oder Lieferdatum individuell anpassbar. Der Rest ist ein Standardtext.

 

Allgemeine Outlook Tipps und Tricks von Microsoft

Erstellen Sie den Text für das Formular am besten in Word und verwenden Sie für die auszufüllenden Stellen Inhaltssteuerelemente unter "Formularfelder". Zu finden sind diese unter Registerkarte Entwicklertools -> Steuerelemente. Sollte das Register Steuerelement unsichtbar sein, blenden Sie es wie folgt ein: Rechtsklick auf Ansichtseinstellungen -> Menüband anpassen -> Haken setzen bei "Entwicklertools".

Kopieren Sie den Text in ein neues leeres Mailformular. Da der Betreff ebenfalls standardisiert werden kann, tragen Sie ihn gleich ein, zum Beispiel „Bestellbestätigung“. Sie können ihn später jederzeit um Details erweitern. Falls noch nicht geschehen, fügen Sie auch die Signatur oder den Disclaimer hinzu. Nun speichern Sie die Nachricht. Wählen Sie die Feldfunktion Datei -> Speichern unter. Wählen Sie als Format aber nicht, wie von Outlook vorgeschlagen, das msg-Format, sondern wählen die Dateiendung *.oft. 

Legen Sie die Datei so ab, dass Sie sie schnell wieder auffinden können. Nun schließen Sie die Mail. Das Speichern ist überflüssig, sie liegt bereits als *.oft-Datei vor.

Um nun die Vorlage zu verwenden, klicken Sie doppelt darauf. Eine neue Mail wird erstellt. Sie klicken die Inhaltssteuerelemente an und füllen sie aus. Zum Schluss noch den Empfänger eintragen.

In Vorlagen Schriftart und Schriftfarbe für E-Mails ändern

Standardmäßig sind beim neuen Erfassen einer E-Mail in Outlook die Schriftart Calibri in der Schriftgröße 11 eingestellt. Verändern kann man die Standardschrift, Schriftfarbe, Schriftgrad und den Schriftschnitt. Die Änderungen sind unabhängig voneinander auszuführen. 

Wie Sie dies für Nachrichten anwenden können, erklären wir Schritt-für-Schritt 

  1. Wählen Sie auf den "Ansichtseinstellungen" Registerkarte Datei -> Option -> E-Mail. Arbeiten Sie noch mit MS Outlook Version 2007 gehen Sie über Ordner Extras -> Optionen -> E-Mail-Format.
  2. Anschließend geht es weiter über das Dialogfenster Nachrichten verfassen ->Option Briefpapier und Schriftarten.
  3. Wählen Sie dann die Registerkarte Persönliches Briefpapier -> Verfassen einer Nachricht, Antworten oder Weiterleiten einer Nachricht -> Schriftart aus.
  4. Unter der Feldfunktion Schriftart, wählen Sie die gewünschte Schriftart, Schriftfarbe, Schriftschnitt und Schriftgrad aus. Bevor Sie speichern können Sie sich die Vorschau der Änderungen anschauen.
  5. Abschließend speichern Sie die Einstellungen über den Button "OK".


Einstellung des Schriftgrads für leichteres Lesen von Nachrichten

Wer über den Tag verteilt sehr viel liest, kennt das Problem mit müden, tränenden Augen. Diesem Problem können Sie mit Änderung der Größe von Nachrichten in Lesemodus ändern.

Möchte man ausschließlich für einzelne E-Mails die Zoom-Funktion nutzen, gehen Sie über den Schieberegler rechts unten im Lesebereich. 

Anders verhält es sich, möchte man die Zoom-Funktion dauerhaft nutzen. Dafür klicken Sie die Prozentzahl neben dem Schieberegler, um das Dialogfenster "Zoom" zu ändern. Wählen Sie zwischen eine der Standard-Optionen oder geben Sie die gewünschte Größe in Prozent ein. Anschließend aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Einstellungen speichern" und bestätigen die Einstellungen über die Feldfunktion "OK".

Die 5 wichtigsten Funktionen in Outlook 

  1. Gelungene Zwischenbescheide in Outlook einrichten: Die besten Muster und Vorlagen.
  2. Verfügbarkeit in Outlook anzeigen lassen: So klappt‘s!
  3. So fügen Sie das Zeichen für Kopie in Outlook ein
  4. Textbausteine für Geschäftsbrief: Kostenlose Beispiele für eine schnelle Korrespondenz
  5. Outlook Kategorien übertragen: So sichern Sie Ihr Kategoriensystem


Wie bekomme ich viele Outlook-Elemente auf einen Bildschirm?

Manchmal braucht man bei der Büroarbeit alles gleichzeitig - Kalender, Aufgabenliste, Kontakte und Posteingang. Der nächste Trick verändert alles. 

Um endlich alle Outlook Funktionen auf einen Blick zu haben, klicken Sie zum Beispiel den Ordner Kalender mit einem Rechtsklick an. Klicken Sie im Dialogfenster auf "In neuem Fenster öffnen" an. Aktivieren Sie so jedes Outlook-Element, erscheinen diese innerhalb eines eigenen Fensters. Ordnen Sie diese dann so neben- oder übereinander an, wie es Ihnen beliebt.

Checkliste für den effizienten Umgang mit E-Mails: So sparen Sie jeden Woche eine Stunde durch gutes E-Mail-Management

Bevor Sie sich den einzelnen Einstellungen von Outlook widmen, geben wir Ihnen eine Checkliste an die Hand, mit der Sie Ihr E-Mail-Management ab sofort im Griff haben.

Wie erstelle ich eine Signatur für meine E-Mails?

Eine Signatur gehört in jede E-Mail, wenn sie von ein Unternehmen geschrieben wird. Schritt-für-Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Signatur für Ihre E-Mails erstellen.

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail.
  2. Wählen Sie im Menüband Nachricht -> Signatur -> Signaturen aus.
  3. Anschließend geht es weiter über "Signatur zum Bearbeiten auswählen" und dann "Neu". Im Dialogfenster geben Sie unter "Neue Signatur" einen Namen für die Signatur ein.
  4. Unter "Signatur bearbeiten" geben Sie Ihre Signatur ein. Wenn Sie möchten, können Sie Schriftart, Schriftfarbe, Schriftgrad und die Textausrichtung ändern. 
  5. Unter "Standardsignatur auswählen" legen Sie die Optionen für Ihre Signatur fest.
  6. Abschließend gehen Sie über die Feldfunktion "OK", um Ihre Signatur zu speichern und zu Ihrer Nachricht zurückzukehren. 

Wie arbeite ich mit Schnellbausteinen in Outlook?

Schnellbausteine, ob in Outlook oder Word, sind Bausteine, die zur notwendigen Zeit in ein Textdokument oder eine E-Mail eingesetzt werden können. Schnellbausteine erstellt man selbst und formatiert sie nach eigenen Vorstellungen und Nutzen. Diese Bausteine sind in einem sogenannten Katalog hinterlegt beziehungsweise gespeichert. Baustein-Vorlagen lassen sich so aus dem Katalog jederzeit einsetzen.

Wenn noch nicht geschehen, dann erstellen Sie sich einen Schnellbaustein. Wir zeigen Ihnen Schritt-für-Schritt den Weg dahin. Dabei ist es am einfachsten, wenn Sie die benötigten Schnellbausteine dann erstellen, schreiben Sie gerade an einer E-Mail.

Schnellbausteine erstellen Schritt-für-Schritt 

  • Wählen Sie durch Markieren den Teil der Nachricht Ihrer E-Mail aus, der gleich als Schnellbaustein inklusive Formatierung erstellt werden soll. 
  • Klicken Sie auf Registerkarte Einfügen -> Option Text -> Schnellbausteine.
  • Anschließend wählen Sie die Funktion "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern".
  • Füllen Sie das Dialogfeld "Neuen Baustein erstellen" mit Namen, Katalog, Kategorie, Beschreibung, Speichern in und Option aus.

Um nun Schnellbausteine zu nutzen, öffnen Sie eine neue E-Mail, gehen über Einfügen -> Schnellbausteine. Suchen  Sie sich den passenden Schnellbaustein aus und fügen Sie ihn in Ihre E-Mail ein.


So sieht eine korrekte Signatur aus

So lieber nichtDas ist eine Signatur nach DIN 5008

Ev. Kirchengemeinde Musterstadt-Mitte

Musterstraße 50

11111 Musterstadt

Tel.: 03255/4122 11

Fax: 03255/4122 12

Bürozeiten: Montag von 8.00 bis 16.30 Uhr

Die-Do von 8.00 bis 13.30 Uhr

Evangelische Kirchengemeinde Musterstadt-Mitte

Musterstraße 50

11111 Musterstadt

Tel.: 03255 4122-11

Fax: 03255 4122-12

Bürozeiten: Montags von 08:00 bis 16:30 Uhr

Dienstags bis donnerstags von 08:00 bis 13:30 Uhr

Begründung:

  • Schreiben den Firmennamen aus.
  • Schrägstriche in Telefonnummern gibt es schon seit vielen Jahren nicht mehr.
  • Montags, statt Montag.
  • Die weiteren Tage nicht abkürzen
  • Die Schreibweise der Uhrzeiten entsprachen nicht der DIN 5008.


Wie kann ich Quicksteps in Microsoft Outlook selber erstellen?

Zeit ist kostbar und deshalb hat Microsoft für Anwender die Quicksteps entwickelt. Es gibt vorgefertigte Quicksteps, aber man kann sich auch selber welche anlegen. 

Vorgefertigte Quicksteps: Team E-Mail, Antworten und löschen oder Arbeitsanweisungen. Klicken Sie eine der vorgefertigten Quicksteps an, können Sie diese mit einer Tastenkombination belegen, dublizieren oder gar löschen.

Quicksteps selber anlegen: Um personalisierte Quicksteps anzulegen, gehen Sie über das Menüband Register Start -> Gruppe Quicksteps -> öffnen das Dialogfenster. Unter den vorgefertigten Quicksteps finden Sie den Button "Neu". Mit einem Mausklick öffnet sich ein neues Dialogfenster. In diesem wählen Sie zwischen 

  • In Ordner verschieben 
  • Kennzeichnen und verschieben
  • Neue E-Mail an
  • Weiterleiten an
  • Neue Besprechung mit 
  • Benutzerdefiniert

Um nun eine eigene Tastenkombination zu nutzen, gehen Sie auf "Benutzerdefiniert". Geben Sie dem Quickstep einen Namen und wählen Sie unter den Kategorien der Aktionen - Ablage, Status ändern, Kategorien, Aufgaben und Kennzeichnen sowie Antworten - aus. Es ist möglich mehrere Aktionen auszuwählen. Unter der Anwendung "Optional" wählen Sie eine Tastenkombination aus. Bestätigen Sie die Einstellungen mit "Fertig stellen".

Kategorien sicher übertragen

Sie wollen Kategorien übertragen? Mit diesen Tricks sichern Sie Ihr Kategoriensystem.


Wie kann ich mehrere E-Mails zu einem Text zusammenfassen?

Die Ausgangsituation kennt fast jede Sekretärin und auch Office Manager. Es steht ein Meeting an und Sie sollen den gesamten Schriftverkehr mitbringen. Jetzt kann man zwar jede einzelne E-Mail ausdrucken - aber es geht auch zusammengefasst in einem Text. Mit Outlook ist dieser Vorgang ein Leichtes.

  1. Markieren Sie die benötigten Mails, etwa solche, die im Posteingang liegen.
  2. Halten Sie die STRG-Taste fest, um mehrere Mails zu selektieren.
  3. Klicken Sie anschließend auf das Menü Datei -> Speichern unter.
  4. Wählen Sie einen Speicherort und tragen Sie einen Dateinamen ein, zum Beispiel Unterlagen Meeting. 
  5. Klicken Sie auf Speichern, um die Datei als txt-Datei zu sichern.
  6. Klicken Sie die txt-Datei im Explorer oder auf dem Desktop mit einem Rechtsklick und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Drucken". 

Wie behalte ich den Überblick bei einer E-Mail-Flut?

Hand aufs Herz - wie oft suchen Sie nach einer bestimmten E-Mail? Mit diesem Outlook Trick finden Sie dank einfacher Mausklicks den gesuchten Schriftverkehr.

  1. Öffnen Sie den gesuchten Kontakt.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Aktivitäten.

Innerhalb weniger Sekunden zeigt Ihnen Outlook alle Elemente, wie zum Beispiel E-Mails, Notizen, Aufgaben und Termine, an. Möchten Sie nur eine Funktion detaillierter bekommen, filtern Sie durch die Pfeiltasten über "alle Elemente" und wählen dann die gewünschte Feldfunktion. 

Infotermine — Antwort ausschalten

Manchmal ist keine zwingende Antwort auf einen Termin in Outlook nötig.


Zeit sparen und Ordnung schaffen mit dem Regel-Assistenten

Praxis-Beispiel: Eingehende E-Mail-Newsletter in Ordner verschieben und als gelesen kennzeichnen

  • Wechseln Sie in das E-Mail-Modul – in anderen Programmteilen steht der Assistent nicht zur Verfügung.
  • Falls Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet haben und die Regel nur für eins davon gültig sein soll, wählen Sie den Posteingang dieses Kontos aus.
  • In Outlook 2000 und 2002/XP rufen Sie den Befehl EXTRAS – REGEL-ASSISTENT auf, in Outlook 2003 und 2007 den Befehl EXTRAS – REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN. In Outlook 2010 und 2013 klicken Sie auf dem Register START auf REGELN und dann auf REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN VERWALTEN. In Outlook 2016 klicken Sie ebenfalls auf START, REGELN und dann auf REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN verwalten.
  • Klicken Sie auf NEU beziehungsweise NEUE REGEL (AB OUTLOOK2003).
  • Für das Beispiel gehen wir davon aus, dass der Newsletter immer vom gleichen Absender kommt. Wählen Sie deshalb die Option NACHRICHTEN VON BESTIMMTEN ABSENDERN IN EINEN ORDNER VERSCHIEBEN. Alternativ kann es auch sinnvoll sein, NACHRICHTEN MIT BESTIMMTEN WÖRTERN IM BETREFF IN EINEN ORDNER VERSCHIEBEN zu wählen.
  • Im unteren Feld (unter 2. Schritt) konkretisieren Sie nun die Bedingung. Klicken Sie im Beispiel auf den blau hervorgehobenen Link VON EINER ÖFFENTLICHEN PERSON/ÖFFENTLICHE GRUPPE KOMMT an, geben Sie die Absenderadresse ein und klicken Sie auf OK.
  • Klicken Sie dann auf den blauen Link ZIELORDNER, wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf OK. Falls der Zielordner noch nicht vorhanden ist, legen Sie ihn mit dem Button NEU an.
  • Dann klicken Sie auf WEITER.
  • Im Dialog, der nun geöffnet wird, können Sie noch weitere Bedingungen einschalten – nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, werden die Aktionen aus der Regel ausgeführt. So könnte es noch sinnvoll sein, die Bedingung MIT BESTIMMTEN WÖRTERN IM BETREFF zu aktivieren und als Suchbegriff zum Beispiel Newsletter einzutragen.
  • Klicken Sie auf WEITER.
  • Aktion(en) auswählen: Bei der Regelvorlage ist die Aktion DIESE IN DEN ZIELORDNER VERSCHIEBEN bereits ausgewählt, auch der Ordner ist schon eingetragen. Zusätzlich ist die Option KEINE WEITEREN REGELN ANWENDEN aktiviert. Für das Beispiel schalten Sie außerdem noch die Option ALS GELESEN MARKIEREN ein.
  • Klicken Sie auf WEITER.
  • Ausnahmen definieren: Da für diese Regel keine Ausnahme nötig ist, klicken Sie auf WEITER.
  • Regel fertigstellen und aktivieren: Geben Sie einen aussagekräftigen Regelnamen ein.
  • Falls die Regel nun nachträglich auf bereits empfangene E-Mails angewendet werden soll, schalten Sie die Option DIESE REGEL JETZT AUF NACHRICHTEN ANWENDEN ein.
  • Damit die Regel von nun an auf neue E-Mails angewendet wird, schalten Sie die Option DIESE REGEL AKTIVIEREN ein.
  • Falls Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben und die Regel für alle Konten und nicht nur für das aktuelle Konto gelten soll, schalten Sie DIESE REGEL FÜR ALLE KONTEN ERSTELLEN ein.
  • Klicken Sie auf FERTIG STELLEN.


Wie bekomme ich einen schnellen Überblick über den Posteingang?

Das Vorschaufenster auf Nachrichten bietet Ihnen eine komfortable Methode, sich einen Überblick im Posteingang zu verschaffen. Mit einem kleinen Trick wird der Einsatz des Vorschaufensters noch effektiver, vor allem, wenn Sie gerne mit der Tastatur arbeiten.

Durch das Drücken der Leertaste scrollt der Inhalt des Vorschaufensters seitenweise nach unten. So sind auch längere Nachrichten bequem zu lesen, ohne dass Sie die Maus beanspruchen müssen. Sind Sie am Ende der E-Mail angekommen und drücken die Taste erneut springt Outlook zur nächsten Mail. So bekommen Sie einen schnellen Überblick über den Inhalt des Posteingangs.

Funktioniert der Schritt nicht?

Falls dies bei Ihrem Outlook nicht funktioniert, überprüfen Sie die Funktion unter Ansicht-> Lesebereich-> Optionen beziehungsweise Vorschaufenster. Das Kontrollkästchen im Lesebereich "Einzeltastenlesen mit Leertaste" muss aktiviert sein.


Wie kann ich formatierte E-Mails ausdrucken?

Eine formatierte E-Mail vielleicht noch mit einem Screenshot gespickt können Sie mit dem folgenden Trick von Outlook ganz einfach ausdrucken, ohne Sie weiter zu bearbeiten, weil Sie einen Screenshot davon gemacht haben.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Nachricht. Werden Bilder darin nicht angezeigt, laden Sie diese per Klick auf den entsprechenden Link nach.
  2. Im Ansichtseinstellungen klicken Sie im Ordner Aktionen auf die Feldfunktion "Andere Aktionen".
  3. Wählen Sie hier die Feldfunktion "Ansicht im Browser" und bestätigen Sie gegebenenfalls die erscheinende Sicherheitsabfrage mit "OK".

Die Nachricht wird jetzt im Internet Explorer geöffnet. Über diesen kann sie korrekt dargestellt gedruckt werden.

Wie kann ich konzentrierter Arbeiten und die Ablenkungen durch E-Mails vermeiden?

Um sich nicht mehr ständig durch ankommende E-Mails abzulenken, schalten Sie den automatischen Abruf ab. Sie können E-Mails zu festen Zeiten Abrufen, zum Beispiel alle 1 oder 2 Stunden. Dazu drücken Sie zu der Zeit, in der es Ihnen am besten passt, die Taste F9 oder klicken auf "Senden/Empfangen".

Um den automatischen Abruf auszustellen, gehen Sie folgendermaßen vor. Rufen Sie über das Senden/Empfangen -> Senden-Empfangen-Gruppen -> Senden-Empfangen-Gruppen definieren auf. Anschließend entfernen Sie beide Haken bei "Automatische Übermittlung alle X Minuten".

Wie kann ich mehr Ergebnisse erhalten, wenn ich Nachrichten suchen?

Sie suchen die Nachricht eines bestimmten Empfängers und kennen sogar deren Betreff oder Inhalt. Trotz dieser Informationen findet Outlook die gewünschte E-Mail nicht. Das liegt möglicherweise an den Voreinstellungen zum Suchverhalten, die als Standard gesetzt sind. 

  • Rufen Sie zunächst die Suchfunktion auf, etwa mit dem Tastenkürzel Strg + E. Das Register Suchtools erscheint. Klicken Sie Gruppe Optionen -> Suchtools -> Suchoptionen.
  • Im Abschnitt Ergebnisse entfernen Sie den Haken vorm Kontrollkästchen "Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen". 

Wie kann ich E-Mails zur Nachverfolgung mit einem Tastendruck kennzeichnen?

Legen Sie Wert auf Ordnung im Posteingang? Nutzen Sie dazu schon die Nachverfolgungskennzeichnung? Wenn nicht folgen Sie den nächsten Schritten.

Die  Nachverfolgungskennzeichnung wird gesetzt, wenn Sie in Outlook auf das Flaggen-Symbol am Ende der Mail klicken oder die Einfg-Taste drücken. Möchten Sie statt des verwendeten allgemeinen Kennzeichnungstextes "Zur Nachverfolgung" lieber eine aussagekräftige, individuelle Bezeichnung einfügen, wählen Sie die benutzerdefinierte Kennung. Sie ist leider etwas umständlich zu erreichen. 

Schneller kommen Sie so zur erforderlichen Eingabe, wenn Sie die Tastenkombination STRG + Umschalttaste + G. Im aufklappenden Dialog sitzt der Cursor bereits im richtigen Feld. Wählen Sie einen passenden Text aus der Liste oder tragen Sie Ihren Wunschtext ein.

Wie kann ich versendete E-Mails nicht speichern?

Eine vertrauliche E-Mail soll nicht gespeichert werden? Folgend zeigen wir Ihnen den geheimen Outlook Tipp.

  1. Bevor Sie die E-Mail versenden, wechseln Sie im Mailformular auf das Register Optionen -> Weitere Optionen und dann auf "Gesendetes Element speichern unter". 
  2. Wählen Sie aus dem aufgeklappten Dialogfenster die Funktion "Eintrag Nicht speichern".

Kann ich die Rechtschreibprüfung für die Betreffzeile in Outlook anwenden?

Ja, das können Sie und geht auch ganz schnell.

  • Wählen Sie Datei -> Optionen -> Email.
  • Oben sehen Sie "Nachrichten Verfassen".
  • Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen "Vor dem Senden immer die Rechtschreibung prüfen".
  • Bestätigen Sie mit "OK".

Wie kann ich E-Mails zeitlich sortiert auflisten?

Wenn Sie zum Beispiel wissen wollen, welche E-Mails Sie heute erhalten oder verschickt haben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf dem Menüband Start -> Suchen ->Befehl E-Mail filtern.
  2. Entscheiden Sie sich für den gewünschten Eintrag "Diese Woche" und dann "Heute".

Weitere nützliche Feldfunktionen und Filter finden Sie im Bereich "Diese Woche".

Wie kann ich alle Anlagen in einer E-Mail auf einmal speichern?

Sie erhalten regelmäßig Mails mit mehreren Anlagen, die Sie archivieren müssen? Wenig bekannt, aber sehr praktisch ist die Möglichkeit, alle Anlagen in einem Arbeitsschritt abzuspeichern. 

  1. Markieren Sie im Ordner Posteingang die Mail, an der sich die Anlagen befinden. 
  2. Wählen Sie anschließend über die Ansichtseinstellungen Datei -> Anlagen speichern. Die Anlagen werden im aufklappenden Untermenü aufgelistet, darunter findet sich der Befehl "Alle Anlagen". 
  3. Klicken Sie darauf, erscheint ein Dialogfeld, in dem die Anlagen stehen.
  4. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche OK.
  5. Der Dialog zum Speichern erscheint – Sie wählen hier einen Ordner aus, in dem die Anlagen gespeichert werden sollen.
  6. Klicken Sie auf OK – die Anlagen werden alle gemeinsam in diesem Ordner abgelegt. 

Wie erkenne ich besondere E-Mails?

Die bedingte Formatierung kennen Sie aus Excel: Ist ein bestimmter Wert erreicht, wird die Zelle automatisch gefärbt. In Outlook gibt es das ebenfalls. Zum Beispiel können Sie die E-Mails Ihrer Führungskraft farblich hervorheben lassen. Oder Sie gestalten ein Element besonders, das einer bestimmten Kategorie zugeordnet ist oder bestimmte Begriffe im Betreff aufweist.

  • Wählen Sie die Registerkarte Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Ansichtseinstellungen.
  • Weiter geht es mit einem Klick auf die Schaltfläche "Bedingte Formatierungen".
  • Im Dialogfenster tätigen Sie einen Rechtsklick auf "Hinzufügen". Damit legen Sie eine neue Formatierungsregel an.
  • Tragen Sie weiter unten einen aussagekräftigen Namen dafür ein.
  • Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche "Bedingung".
  • Wählen Sie nun eine Bedingung aus, zum Beispiel "Absender von".
  • Auf dem Register "Weitere Optionen" finden Sie noch mehr Merkmale und auf dem Register "Erweitert" legen Sie eigene Merkmale fest.
  • Nachdem Sie die Kriterien ausgewählt haben, bestimmen Sie mit der Schaltfläche "Schriftart", die Art der Hervorhebung. Nach dem Bestätigen sehen Sie das Ergebnis im Posteingang.

Quicksteps für E-Mail in Microsoft Outlook erstellen, nutzen, kategorisieren

Bekommt man E-Mails, die mit einer falschen Kategorie versehen sind, führt dies nicht nur zu Umständlichkeiten, sondern kostet dem Empfänger viel Zeit diese korrekt zu kategorisieren. Mit dem folgenden Quickstep kann man die Kategorien ankommender Mails entweder richtig zuweisen oder löschen.

  1. Mit einem Mausklick geht es im Posteingang von Start -> Verschieben -> Regeln -> Regeln erstellen -> Erweiterte Optionen.
  2. Tätigen Sie einen Mausklick auf "die einer beliebigen Kategorie zuweisen".
  3. Um diesen Tipp anzuwenden, klicken Sie auf "Weiter" und geben als Funktion "Kategorie der Nachricht löschen" ein. Eine weitere Regel, die den Quickstep beinhaltet, kann das Festlegen eines Namen sein.
  4. Zum Abschluss bestätigen Sie diese Aktion auf "Fertigstellen".

Kategorien sicher übertragen

Sie wollen Kategorien übertragen? Mit diesen Tricks sichern Sie Ihr Kategoriensystem.


E-Mails weiterleiten und archivieren

Bekommen Sie eine E-Mail, die Sie nicht betrifft, können Sie einen personalisierten Quickstep verwenden. Wie Sie sich einen personalisierten Quickstep anlegen, haben wir Ihnen bereits erklärt.

Um keine wichtigen Nachrichten ausversehen zu löschen, ist es sinnvoll sich einen gesonderten Ordner in Microsoft Outlook anzulegen. Diesen kann man monatlich aussortieren oder anderweitig digital speichern. Auch für diesen Schritt kann man sich einen Quickstep anlegen.

Tabelle Tastenkombinationen E-Mail

 

Ausführung TastenkombinationenTastaturkürzel
Nachricht erstellen aus E-Mail-SichtStrg + N
Nachricht erstellen aus beliebiger SichtStrg + Umschalttaste + M
Auf eine E-Mail antwortenStrg +R
Allen Empfänger einer E-Mail antwortenStrg + Umschalttaste + R
Antworten auf BesprechungsanfrageStrg + Alt + R
Weiterleiten einer E-MailStrg + F
Nachricht als gelesen markierenStrg + Q
Nachricht als ungelesen markierenStrg + U
Nachrichtenfenster öffnen markierte E-MailStrg + O
Zum Posteingang wechselnStrg + Umschalttaste + I
Zum Postausgang wechselnStrg + Umschalttaste + O
Abrufen von E-Mails auf allen KontenStrg + M
SendenStrg + Enter

Microsoft Outlook Tipps zur Kategorie Kalender - Wie plane ich Termine richtig?

Üblicherweise jagt ein Termin den nächsten und Sie sind für die Planung zuständig, ohne dass Ihr Chef in die Bredouille kommt. Gerade wenn Termine an verschiedenen Orten stattfinden steht man vor einem großen Problem - Anfahrtsweg mit Stau oder ohne Stau berechnen usw. Outlook bietet genau hier die Funktion einen Zeitpuffer einzuplanen. Nachfolgen zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Funktion anwenden.

  • Wechseln Sie über die Registerkarte Datei -> Optionen.
  • Wählen Sie hier den Ordner Kalender.
  • Im Abschnitt Kalenderoptionen finden Sie direkt unterhalb der Standarddauer der Termine ein neues Kontrollkästchen: "Termine und Besprechungen früh beenden".
  • Setzen Sie einen Haken in das Kästchen und tragen Sie den nötigen Zeitpuffer ein. Outlook unterscheidet dabei zwischen Terminen, die kürzer als eine Stunde sind, und solchen, die darüber hinaus gehen. Wählen Sie je nach Dauer und Notwendigkeit zwischen 0 bzw. 5 bis 10 Minuten oder zwischen 0 bzw. 5 bis 15 Minuten.
  • Mit "OK" schließen Sie den Dialog.

Regel für Termine bei Outlook anlegen

Ein weiterer toller Tipp, der im Büro guten Anklang findet.

Lesen Sie dazu den Artikel → Regel bei Outlook erstellen, dass Zusagen und Absagen verschoben werden


Wie finde ich heraus auf welchen Tag ein bestimmter Tag fällt?

Um festzustellen auf welchen Tag ein Geburtstag oder ein Messetermin liegt, bietet Ihnen Outlook einen tollen Trick. 

  • Öffnen Sie den Kalender und wählen Sie die Feldfunktion "Wechseln zu".
  • Weiter unten finden Sie "Gehe zu Datum". Klicken Sie darauf und geben Sie das entsprechende Datum ein. 

Schneller geht es noch über die Tastenkombination Strg + G. 

Wie kann ich im Kalender stets den gleichen Wochentag sehen?

Wenn Sie die Aufgabe von ihrem Chef erhalten, Termine für Mitarbeitergespräche rauszusuchen und das jeweils an einem Donnerstag, ist es durchaus hilfreich im Kalender immer diesen Tag über mehrere Wochen gleichzeitig zu sehen. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen. 

Wechseln Sie im Kalender in die Tages-Ansicht (alternativ funktioniert auch der Monat). Gehen Sie zum Ersten, infrage kommenden Tag. Halten Sie die Taste ALT fest und nutzen Sie die Pfeiltasten nach unten oder oben, um jeweils zum nächsten bzw. vorherigen Mittwoch im Kalender zu springen.

Welche geheimen Kalenderfunktion bietet Outlook?

Um mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen, zum Beispiel privater Kalender und beruflicher Kalender, öffnen Sie den neuen Kalender über das Menüband Datei -> Neu -> Kalender. Der gesuchte Kalender wird über die Liste "Alle Kalenderelemente" angezeigt. Um diesen zu aktivieren, setzen Sie einen Haken in das Kästchen. 

Eine weitere Funktion, die nützlich sein kann, ist das Versenden des Kalenders per E-Mail. Dafür gehen Sie über das Menüband Kalender -> Kalender als E-Mail versenden und bestimmen Sie den Datumsbereich, der verschickt werden soll.  

Wie kann ich im Kalender nicht zusammenhängende Termine sehen?

Sie möchten die Termine nicht in der Monatsansicht, sondern im Wochenkalender sehen, da dieser mehr Überblick bietet? Hier hilft ein einfacher Trick. 

Wechseln Sie zuerst in den Kalender, entweder über das Menüband oder mit der Tastenkombination Strg + 2. Wählen Sie die Tagesansicht. Halten Sie die Strg-Taste fest und klicken Sie im Minikalender links die Termine an, die Sie sehen möchten. 

Lassen Sie die Taste los, sobald Sie alle ausgewählt haben. Möchten Sie zur normalen Ansicht zurückkehren, wählen Sie einfach erneut die Tages- oder Arbeitswochenansicht.

Wie kann ich im Kalender nicht zusammenhägende Tage sehen?

Wechseln Sie in den Kalender. Klicken Sie dann im Datumsnavigator, also dem Minikalender links, die jeweils möglichen Termine mit der linken Maustaste an. Der Trick: Halten Sie die Strg-Taste dabei fest. Dadurch werden beliebige, nicht aufeinanderfolgende Tage auf dem Monitor angezeigt. 

Outlook: So werden automatisch alle Feiertage in den Kalender eingetragen

  1. Klicken Sie auf DATEI / OPTIONEN (Outlook 2010/2016). In Outlook 2007 klicken Sie auf EXTRAS / OPTIONEN.
  2. Aktivieren Sie im folgenden Fenster den KALENDER mit einem Klick (Outlook 2010/2016). In Outlook 2007 klicken Sie auf die KALENDEROPTIONEN.
  3. Im Bereich KALENDEROPTIONEN (Outlook 2010/2016) finden Sie die Schaltfläche FEIERTAGE HINZUFÜGEN. Klicken Sie darauf.
  4. Aktivieren Sie die Region, für die die Feiertage gelten, zum Beispiel DEUTSCHLAND. Bestätigen Sie mit OK.
  5. Outlook teilt Ihnen mit, dass die Feiertage dem Kalender hinzugefügt wurden. Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie die OPTIONEN ebenfalls mit OK. Die Feiertage werden nun im Outlook-Kalender angezeigt.

Outlook zeigt Ihnen den Feiertag in der Kalender-Ansicht ganz oben in der Kopfzeile des Kalenders an. Die Ergänzung DEUTSCHLAND hilft, die Feiertage aus verschiedenen Ländern zu unterscheiden.


Quickstep für den MS Outlook Kalender erstellen und anwenden

Die Auswahl für Quicksteps, die man auf den Kalender anwenden kann, ist gering. Zur Auswahl stehen:

  • Neue Besprechung
  • Termin mit Anlage erstellen
  • Termin mit Nachrichtentext erstellen

Wie Sie einen Quickstep nach Ihren Bedürfnissen einrichten, lesen Sie am Anfang des Artikels zu den Outlook Tipps, die jeder kennen sollte.

Tabelle Tastenkombinationen für den Kalender

 

Ausführung TastenkombinationenTastaturkürzel
Zeigen der nächsten 10 Tage auf einen BlickAlt + 0
Zeigt aktuellen TagAlt + 1
Zeigen der nächsten 2 Tage auf einen BlickAlt + 2
Zeigen der nächsten 3 Tage auf einen BlickAlt + 3
Zeigt die nächsten 4 Tage auf einen BlickAlt + 4
Zeigen der nächsten 5 Tage auf einen BlickAlt + 5
Zeigen der nächsten 6 Tage auf einen BlickAlt + 6
Zeigt die nächsten 7 Tage auf einen BlickAlt + 7
Zeigen der nächsten 8 Tage auf einen BlickAlt + 8
Zeigen der nächsten 9 Tage auf einen BlickAlt + 9
Springen zum gewünschten Datum nach Eingabe im FensterStrg + G
Springt in der Kalenderansicht zur nächsten WocheAlt+ Pfeil unten
Springt zur vorherigen WocheAlt+ Pfeil oben
Springen in der Kalenderansicht zum folgenden TagStrg + Pfeil rechts
Springt zum vorherigen TagStrg + Pfeil links
Springen in der Kalenderansicht zum nächsten MonatAlt + Bild runter
Springen in der Kalenderansicht zum vorherigen MonatAlt + Bild hoch
Wechselt nach Markierung in der Woche zum MontagAlt + Pos1
Wechselt in der Kalenderansicht zur WochenansichtAlt + Minuszeichen
Springen zum nächsten TerminStrg + Punkt
Springen zum vorherigen TerminStrg + Komma

Microsoft Outlook Tipps zur Kategorie Aufgaben

Wie lege ich Word-Dokumente zur Erinnerung als Aufgabe an? Um diese Funktionalität zu nutzen, müssen Sie eine versteckte Word-Funktion aufrufen. Erweitern Sie Ihre Schnellsymbolleiste, indem Sie in Word auf das Pfeilsymbol am rechten Ende der Leiste klicken. Danach klicken Sie auf den Menüpunkt "Weitere Befehle". Dann wählen Sie den gewünschten Befehl aus.

Stellen Sie im Dropdown-Menü "Befehle auswählen" den Eintrag "Alle Befehle" ein. Scrollen Sie dann im Listenfeld runter bis zum Befehl "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen". Tätigen Sie einen Doppelklick auf diesen Befehl und beenden Sie den Dialog "Word-Optionen" mit "OK".

Ein einfacher Klick auf dieses Symbol reicht aus, um das aktuell geöffnete Dokument in eine Outlook-Aufgabe zu packen und bei Bedarf daran weiterzuarbeiten. Kontrollieren Sie die eingestellte Aufgabe, indem Sie Outlook starten und die Aufgabenansicht öffnen.

Wie lege ich eine Aufgabe in Outlook als Termin an?

Manchmal muss man eine Outlook-Aufgabe zu einem Termin umwandeln. Öffnen Sie dazu den Aufgabenordner und klicken Sie die Aufgabe mit einem Rechtsklick an. Ziehen Sie die Aufgabe bei immer noch gedrückter Maustaste auf das Kalendersymbol am unteren linken Rand Outlooks. Lassen Sie die Taste los.   

Es erscheint ein Auswahlfeld, mit dessen Hilfe Sie die Art der Verknüpfung genauer bestimmen: „Hierher kopieren als Termin mit Text“, „Hierher kopieren als Termin mit Verknüpfung“, „Hierher kopieren als Termin mit Anlage“, „Hierher verschieben als Termin mit Anlage“. Bei allen Varianten - außer der letzten - bleibt die Aufgabe bestehen und wird zusätzlich bei den Terminen mit aufgeführt. Verschieben Sie die Aufgabe, erscheint sie nur noch im Terminkalender. 

Praxistipp Outlook

Dort kann nun per Doppelklick sowohl auf die Funktionen des Kalenders als auch der Aufgaben (etwa wie viel Prozent erledigt sind) zugegriffen werden.


Wie kann ich mehrere E-Mails in einer Aufgabe zusammenfassen?

Nutzen Sie diese Möglichkeit auch schon? Wenn nicht, dann folgen Sie den nächsten Schritten, um Ihre To-do-Listen und Aufgaben zu notieren. Auch ist es möglich über die Schritte eine E-Mail als Aufgabe anzulegen.

Packen Sie die Nachricht mit der linken Maustaste und ziehen Sie diese auf das Aufgabensymbol unten. Dort lassen Sie die Maus los. Das Aufgabenformular erscheint - der Text der Nachricht ist im Notizfeld hinterlegt, der Betreff als Bezeichnung für die Aufgabe übernommen. Die Original-Mail bleibt im Posteingang, denn Sie haben den Inhalt in die Aufgabe kopiert.

Praxistipp Outlook

Was mit einer E-Mail funktioniert, klappt auch mit zwei, drei oder mehreren. Markieren Sie zusammenstehende Nachrichten mit gedrückter Umschalttaste, auseinanderliegende klicken Sie mit gehaltener Strg-Taste an.


Wie kann ich Routine-Arbeiten mit Outlook delegieren?

Einige E-Mails verstopfen schnell den Posteingang. Es bietet sich an, diese automatisch wegzusortieren. Dafür nutzen Sie eine bestimmte Regel, die Outlook bereits eingerichtet hat.

  • Klicken Sie die gewünschte Mail im Posteingang mit einem Rechtsklick an.
  • Wählen Sie in der Feldfunktion Regeln -> Nachrichten von XYZ immer verschieben.
  • Anschließend bestimmen Sie den Ziel-Ordner und bestätigen.
  • Die Mail wird nun in diesen Ordner verschoben und künftig neu eingehende Nachrichten vom gleichen Absender landen gar nicht mehr erst im Posteingang, sondern direkt im gewünschten Ordner.

Quickstep für Aufgabe aus E-Mail erstellen

Es ist an der Tagesordnung, dass Vorgesetzte die zu erledigenden Aufgaben als E-Mail versenden. Sicherlich kann man eine Aufgabe auch per Hand anlegen, aber es geht sehr viel einfacher und schneller, machen Sie sich folgenden Quickstep zu Nutze. 

Schritt-für-Schritt: 

  1. Gehen Sie über das Menüband Registerkarte Start -> Quicksteps -> kleiner Kasten mit Pfeil. 
  2. Geben Sie dem Quickstep zum Anlegen einer Aufgabe aus einer E-Mail einen Namen. 
  3. Unter Aktion wählen Sie entweder "Eine Aufgabe mit Anlage erstellen" oder "Eine Aufgabe mit Nachrichtentext erstellen". In diesem Bereich können Sie gleich mehrere Aktionen anlegen, die mit diesem Punkt zu tun haben sollen. Um noch schneller darauf zugreifen zu können, belegen Sie diesen Quickstep mit einer Tastenkombination zwischen Strg + Umschalt + 1 bis Strg + Umschalt + 9.
  4. Bestätigen Sie die Einstellungen.

Erhalten Sie E-Mails, die mit einer Aufgabe belegt sind, so markieren Sie diese, wählen Sie aus den Quicksteps den angelegten aus (oder nutzen Sie die Tastenkombination), es öffnet sich sofort eine Aufgabe, die Sie nun mit allen Informationen und Einstellungen versehen können.

Dieser Bereich hat bei den Quicksteps die meisten Möglichkeiten, um unterstützende Hilfe zu bekommen. Zur Auswahl stehen:

  • Nachrichten kategorisieren
  • Kategorien löschen
  • Nachrichten kennzeichen
  • Nachrichtenkennzeichnung löschen
  • Als erledigt markieren
  • Eine Aufgabe mit Anlagen erstellen
  • Eine Aufgabe mit Nachrichtentext erstellen

Tabelle Tastenkombinationen für die Aufgaben

 

Ausführung Tastenkombinationen

Tastaturkürzel

Aufgabe erstellen – Aufgabenansicht

Strg + N

Aufgabe erstellen – beliebige Ansicht

Strg + Umschalttaste + K

Aufgabe annehmen

Alt + C

Aufgabe ablehnen

Alt + D

Aufgabe weiterleiten

Strg + F

Aufgabe als erledigt kennzeichnen

Einfg

Markierte Aufgabe löschen

Strg + D

Aufgabenanfrage erstellen

Strg + Umschalttaste + Alt + U

Microsoft Outlook Tipps zur Kategorie Notizen

Wie lege ich Ordner für Notizen an? Um in Outlook einen Ordner für Notizen anzulegen, klicken Sie im Menüband auf den rechten Pfeil neben der Datei "Neu". Legen Sie einen Namen fest. Achten Sie jedoch darauf, dass in der Feldfunktion "Ordner soll angelegt werden unter" die Notizen ausgewählt sind. Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".

Wie sortiere ich Notizen in Outlook?

Standardmäßig werden Notizen von Outlook in der Reihenfolge gespeichert, in der Sie sie zuletzt abgespeichert haben. Somit stehen die neuen Notizen immer oben. Damit Notizen in der benötigten Reihenfolge abgespeichert werden, nutzen Sie folgende Schritte.

  1. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf eine leere Stelle rechts in der Menüleiste. Wählen Sie die Datei Sortieren. 
  2. Im Feld "Sortieren nach" wählen Sie das gewünschte Kriterium aus, zum Beispiel Betreff, Zeitpunkt der Erstellung, letzte Änderung, Farbe oder den zugeordneten Kontakt.
  3. In der Datei "Anschließend nach" kann man die Sortierung der Liste verfeinern.
  4. Schließen Sie das Dialogfenster.

Wie filtere ich meine Notizen?

Möchten Sie nur bestimmte Notizen sehen, filtern Sie sie. Wie das geht lesen Sie nachstehend.

Mit einem Rechtsklick klicken Sie auf eine freie Stelle rechts in der Menüleiste. Rufen Sie die Datei "Filtern" auf. Den Suchbegriff geben Sie im Feld "Suchen nach" ein. Im Feld "In" bestimmen Sie, ob Outlook nur den Betreff oder den Inhalt der Notizen durchsuchen soll. Möchten Sie Notizen nur nach einem bestimmten Zeitraum durchsuchen machen Sie das über die Funktion "Zeit". Die Suche starten Sie mit einem Klick auf "OK".

Kann ich Kontakten Notizen zuweisen?

Viele Notizen sind auf bestimmte Kontakte bezogen. Damit Sie später wissen, welche Notiz zu wem gehört, verknüpfen Sie beides miteinander. Dafür gehen Sie wie folgt vor! Klicken Sie in der Ansichtseinstellung in die linke Ecke des Notizfensters und klicken sie auf "Kontakte". Wählen Sie anschließend den gewünschten Kontakt aus. Abschließend schließen das Dialogfenster.

Tabelle Tastenkombinationen für die Notizen

 

Ausführung Tastenkombination

Tastaturkürzel

neue Notiz anlegen

Strg + Umschalttaste + N

Notizen anzeigen lassen

Strg + 5

Neuer Ordner für Notizen

Strg + Umschalttaste + E

Microsoft Outlook Tipps zur Kategorie Ordner

Wie sichere ich wichtige Ordner? Die wichtigste Datei Outlooks heißt standardmäßig "Outlook.pst". In dieser Datei sind alle Nachrichten, Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen, Journaleinträge und persönliche Einstellungen wie etwa selbst angelegte Ordner gespeichert. Normalerweise ist die *.pst-Datei im Dateisystem versteckt und nur schwer erreichbar. Mit unserem kleinen Trick kommen Sie ihr schnell auf die Spur, beispielsweise zu Sicherungszwecken. 

  • Klicken Sie im Ansichtseinstellungen Extras -> Kontoeinstellungen.
  • Wählen Sie das Funktionsfeld Daten -> Dateien und markieren Sie die *pst-Datei. 
  • Klicken Sie oben rechts auf den Link "Ordner öffnen". Anschließend kopieren Sie die Datei mit einem Rechtsklick direkt dorthin. 
  • Kehren Sie zu Outlook zurück und schließen Sie das Programm. 
  • Anschließend navigieren Sie per Dateiexplorer zum gewünschten Zielordner und legen die in der Zwischenablage befindliche *.pst-Datei dort ab, zum Beispiel mit Strg + V.

Wie finde ich Leer-Ordner in Outlook?

Haben Sie auch leere Ordner in Ihrem Outlook? Um diese zu finden, folgen Sie den nächsten Schritten - schaffen Sie Ordnung im E-Mail-Programm.

  • Klicken Sie in der Ordnerstruktur mit einem Rechtsklick auf den Eintrag "Persönliche Ordner".
  • Wählen Sie aus dem Dialogfenster den Eintrag "Eigenschaften für persönliche Ordner".
  • Im folgenden Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche "Ordnergröße".
  • Nach wenigen Augenblicken wird Ihnen für jeden Ordner der benötigte Speicherplatz angezeigt.
  • Ordner mit einer Größe von 0 KB sind leer und können entfernt werden.

Wie kann ich Nachrichten auf einen Blick sehen?

Mittels Suchordnern kann man Nachrichten mit einem bestimmten Kriterium auflisten. Etwa alle ungelesenen Nachrichten oder solche, die eine Anlage besitzen. Legt man die Suchkriterien einmal fest, kann man die Ordner immer wieder aktualisieren. Der Zugriff darauf lässt sich verbessern, indem man häufig genutzte Ordner in die Favoriten aufnimmt. Im Posteingang sehen Sie als letztes den Eintrag Suchordner. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Neuer Suchordner". 

Entscheiden Sie sich nun für "Wichtige Nachrichten". Der Suchordner erscheint.

Wie kann ich mir mit Suchordnern eine Übersicht verschaffen?

Wechseln Sie in die Ansicht "Ordner" oder erweitern Sie die Darstellung des Postfachs, sodass Sie alle Ordner darin sehen. Klicken Sie unter den Ordnern mit einem Rechtsklick auf den letzten Eintrag "Suchordner" und wählen Sie "Neuer Suchordner". Im folgenden Dialog klicken Sie auf das Merkmal "Nachrichten von oder an bestimmte Personen". Wählen Sie diese aus und bestätigen Sie.

Der Suchordner wird erstellt. Er enthält alle Nachrichten, die von der Person eingegangen sind oder die Sie an diese versendet haben. Trifft eine neue Mail ein, wird sie ebenfalls aufgelistet. Benötigen Sie den Suchordner irgendwann nicht mehr, löschen Sie ihn mit einem Rechtsklick.

Quicksteps für das Ablegen in Ordner erstellen

Im Büroalltag kommen zahlreiche E-Mails bei Ihnen im Posteingang an. Um diese zu sortieren und aussortieren dauert es seine Zeit - nicht aber, wenn Sie für diese Aktion einen Quickstep anlegen. Sie haben die Möglichkeit sich einen Quickstep anzulegen, um Nachrichten in einen Ordner zu verschieben oder zu kopieren. Auch können Sie Nachrichten löschen oder endgültig löschen. 

Tabelle Tastenkombinationen für die Ordner

 

Ausführung Tastenkombinationen

Tastaturkürzel

Neuen Ordner anlegen

Strg + Umschalttaste + E

Neuer Suchordner

Strg + Umschalttaste + P

Microsoft Outlook Tipp zum Ordner Verknüpfungen

Wie kann ich schnell auf Dateien zugreifen? Klicken Sie in der Ordnerleiste auf das Symbol Verknüpfungen. Wählen Sie dort die Datei "Neue Gruppe hinzufügen" und tragen Sie für die Gruppe einen Namen ein, zum Beispiel Ordner/Dateien aus Dateisystem. Öffnen Sie den Windows-Dateiexplorer, etwa mit der Windowstaste + E. 

Navigieren Sie zu dem gewünschten Ordner und ziehen Sie diesen mit der linken Maustaste in die neue Gruppe. Der Mauszeiger verändert sich und signalisiert damit, dass Sie das Verzeichnis beziehungsweise die Verknüpfungen dahin ablegen können. Lassen Sie die Maustaste los. Klicken Sie nun auf einen Ordner, haben Sie Ihre Dateien parat. 

Microsoft Outlook Tipps zur Kategorie Kontakte

Täglich neue Kontakte in MS Outlook anlegen, verwalten, ändern, synchronisieren oder in Dokumenten einpflegen, diese Vorgänge können mitunter sehr zeitaufwendig sein. Damit Sie sich viel Zeit ersparen finden Sie in diesem Bereich tolle Tipps.

Wie kann ich einfach Adressen aus Outlook übernehmen?

Nutzen Sie für den täglichen E-Mail-Verkehr Kontaktdaten aus dem Adressbuch von Outlook? Wenn nicht, wird es Zeit, denn es hilft Zeit zu sparen. Achten Sie jedoch immer darauf, dass die Funktion des Adressbuchs immer aktuell ist. Um die Funktion des Adressbuches zu nutzen, folgen Sie den nachstehenden Schritten.

  • Wählen Sie Extras -> Anpassen -> Kategorien -> Eintrag "Alle Befehle". 
  • Wählen Sie hier den Befehl "Einfügen Adresse". Mit gedrückter Linkstaste ziehen Sie ihn auf eine Symbolleiste Ihrer Wahl. Dort lassen Sie die Maustaste los und schließen das Dialogfenster "Anpassen" mit der entsprechenden Schaltfläche. 
  • Per Klick auf die Schaltfläche "Adressbuch" bekommen Sie nun Ihre Kontaktdaten aus Outlook angeboten und können diese auswählen und einfügen.

Standardmäßig wird die Adresse eingesetzt, die in Outlook unter "Geschäftlich" eingetragen wurde.

Schnell Kontakte in Outlook anlegen und komplettieren

Kontakte unter Outlook anlegen ist einfach, aber zeitaufwändig. Folgend lernen Sie einen Tipp kennen, der diesen Schritt beschleunigt.

Öffnen Sie eine E-Mail und klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die "Absenderzeile" oben. Aus dem Dialogfenster wählen Sie jetzt die Funktion "Zu den Kontakten hinzufügen". Outlook erzeugt einen neuen Kontakt, der zumindest teilweise bereits ausgefüllt ist: E-Mail-Adresse und Name sind bereits vorgegeben – Sie brauchen nun nur noch Details (wie die Anrede) zu komplettieren. 

Zusatztipp für den Posteingang

Auch im Posteingang direkt können Sie blitzschnell Kontakte einlegen: Fassen Sie eine eingegangene E-Mail mit der linken Maustaste an und ziehen Sie die Mail auf das Icon Kontakte unten.


Kontakte in Outlook blitzschnell nachschlagen

Eben schnell die Kontaktdaten einsehen - wie soll das gehen? Wer hat sich das noch nicht gefragt? Aber es gibt eine effizientere Methode, als erst mühsam zu den Kontakten zu wechseln und die vorhandenen Einträge durchzublättern. 

  • Drücken Sie F11. Sofort sitzt der Cursor im Suchfeld in der Symbolleiste Standard. Unabhängig davon, ob Sie sich gerade im Posteingang, in der Aufgabenliste, im Kalender oder bei Ihren Notizen befinden.
  • Geben Sie den Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
  • Der betreffende Kontakt wird nachgeschlagen. Existieren ähnliche Kontakte, zum Beispiel Beck, Becker D. oder Becker G. werden diese zur Auswahl aufgelistet. 

Schneller kann man einen Kontakt im Adressbuch nicht nachschlagen.

Wie kann ich Termine oder Aufgaben Kontakten zuordnen?

Bekommen Sie einen Termin oder eine Aufgabe per E-Mail zugesandt und sollen dies einem bestimmten Kontakt zuweisen? Mitunter ist auch dies eine Aufgabe, die sehr zeitaufwendig ist. Nachfolgen bekommen Sie einen Tipp, wie Sie Funktionen einsetzen, um diesen Vorgang zu beschleunigen.

Wählen Sie auf den Ansichtseinstellungen die Funktion Extras -> Optionen. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie in der Kategorie "Kontakte und Notizen" auf die Schaltfläche "Kontaktoptionen". Aktivieren Sie im Bereich "Kontakt verknüpfen" das Kontrollkästchen "Kontaktverknüpfungen in allen Formularen anzeigen". Bestätigen Sie anschließend auf der Schaltfläche "OK". 

Tabelle Tastenkombinationen für Kontakte

 

Ausführung Tastenkombinationen

Tastaturkürzel

Kontakt anlegen – Kontaktansicht

Strg + N

Kontakt anlegen – beliebige Ansicht

Strg + Umschalttaste + C

Öffnen Kontaktformular eines markierten Kontakts

Strg + O

Nach Kontakten suchen

F11

Adressbuch öffnen

Strg + Umschalttaste + B

Verteilerliste erstellen

Strg + Umschalttaste + L

Auswahl Kontakte mit gewählten Buchstaben

Umschalttaste + gewünschten Buchstaben – Beispiel: B = Beyer oder G = Gorden

Tabelle mit wichtigen und geheimen Tastenkürzeln für Outlook (Shortcuts)

Es gibt einige Tastenkombinationen in Microsoft Outlook, die Ihnen den Arbeitstag erleichtern. Nachfolgen finden Sie diese in Tabellenform.

 

Ausführung Tastenkombinationen

Tastaturkürzel

E-Mail-Ansicht aktivieren

Strg + 2

Kontakte anzeigen in MS Outlook

Strg + 3

Aufgaben anzeigen lassen

Strg + 4

Notizen anzeigen lassen

Strg + 5

Ordnerliste anzeigen

Strg + 6

Verknüpfungen anzeigen

Strg + 7

Journals anzeigen

Strg + 8

Adressbuch öffnen

Strg + Umschalttaste + B

Eigenschaften einer E-Mail anzeigen

Alt + Enter

Suchfunktion aktivieren

F3

In geöffneter E-Mail Textsuche starten

F4

Suche auf alle Elemente ausweiten

Strg + Alt + A

Suche in Unterordner aktivieren

Strg + Alt + Z

Löschen aller Suchergebnisse

ESC

Die besten 5 Tipps für ein effizientes E-Mail-Management

Um dem täglichen Chaos eintreffender E-Mails Herr zu werden haben wir die besten Tipps für ein optimales E-Mail-Management zusammengetragen. Sparen Sie Zeit und vor allem Nerven.

1 Tipp: Aktuelle Mails zuerst

Lesen Sie die aktuellste E-Mail zuerst. Denn es kommt häufiger vor, dass sich eine ältere E-Mail bereits durch eine neue E-Mail zur gleichen Anfrage erledigt hat.

2 Tipp: Sofort entscheiden

Entscheiden Sie sofort, was Sie mit einer E-Mail machen. Eine sofortige Bearbeitung verhindert, dass man etwas vergisst. Über die Quicksteps entscheiden Sie schnell, ob Sie die E-Mail beantworten, weiterleiten, löschen, markieren oder archivieren möchten.

3 Tipp: Termine betätigen

Kommen Ihnen bei der Durchsicht der täglichen E-Mails Terminanfragen auf den Bildschirm, bestätigen Sie diesen nach Prüfung sofort. Ansonsten erfragen Sie nach einem anderen passenden Termin. Bestätigen Sie einen Termin, tragen Sie diesen ein - befinden sich wichtige Informationen in der Mail, tragen Sie diese mit ein. Danach löschen Sie die Mail oder schieben diese in einen Ablageordner. 

4 Tipp: Termine in den Kalender ziehen

Dazu klickt man auf die E-Mail und zieht diese mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Kalendersymbol. Es öffnet sich ein Fenster - hier geben Sie den Start- und Endzeitpunkt und Datum des Termins ein. Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion, um sich rechtzeitig an den Termin erinnern zu lassen. Bestätigen Sie anschließend die Einstellungen. 

5 Tipp: E-Mails später bearbeiten

Haben Sie E-Mails, die später bearbeitet werden können, legen Sie diese als Aufgabe an. Dafür klicken Sie die entsprechende E-Mail an und ziehen sie mit gedrückter linker Maustaste auf das Aufgabensymbol. Im sich öffnenden Fenster tragen Sie bei "Beginnt am" das Datum ein und aktivieren eine Uhrzeit. Gibt es einen Termin, an dem die Aufgabe erledigt sein muss, müssen Sie bei "Fällig am" ebenfalls ein Datum angeben. Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion. Abschließend speichern Sie die Einstellungen.

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