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Zeitmanagement für Office-Professionals

Sie wollen sich Ihre (Arbeits-)Zeit zurückerobern – und wieder selbst den Takt vorgeben? Das gelingt, wenn Sie das Arbeitspensum nicht wie eine Lawine über sich hereinbrechen lassen, sondern sichten und planen. Drei Expertinnen verraten ihre besten Tricks.

Zeitmanagement für Office-Professionals

Wie im Hamsterrad fühlen sich die Einwohner der Stadt: Sie arbeiten immer schneller und schneller, hetzen durch den Tag und gönnen sich weder Pausen noch Vergnügen. Schuld sind die grauen Herren, die ihnen ihre Zeit stehlen. Bis das Mädchen Momo, Hauptfigur des gleichnamigen Romans, die Machenschaften der Zeitdiebe durchschaut und sie besiegt. Kein Wunder, dass das Buch von Schriftsteller Michael Ende vor 40 Jahren so erfolgreich war. Transportiert es doch eine wichtige Botschaft: Wir müssen uns nicht zu Sklaven von Zeitdieben machen, sondern können die Hoheit über unsere Zeit zurückgewinnen.

Zeitfresser finden und handeln

„Agieren Sie, statt nur zu reagieren. Finden Sie heraus, wo Ihre persönlichen Zeitfresser sind und stellen Sie sie ab, wo es möglich ist“, erklärt Kerstin Grigoleit, Business und Personal Coach aus Leichlingen (www.empress.de). Als eine von drei Expertinnen sagt sie, wo Sie dabei ansetzen können.

Handlungsspielraum nutzen

Sicher kennen Sie das Gefühl der Fremdbestimmtheit, ständig will jemand etwas von Ihnen. Nicht nur bei Sekretärinnen gehört das zum Job, erklärt Kerstin Grigoleit, „jeder ist im Berufsalltag mehr oder weniger von anderen abhängig.“ Für Assistenzberufe gilt das in der Regel eher mehr, weil sie wie eine Drehscheibe zwischen verschiedenen Funktionsebenen eingesetzt sind. Doch statt sich als Opfer der Umstände zu fühlen, sollten Assistentinnen ihre Möglichkeiten besser nutzen, meint die Expertin: „Wenn Sie ein gutes Team sind, können Sie die Dinge ein Stück weit lenken. Selbstverständlich hat Ihr Vorgesetzter Vorrang. Sie müssen aber trotzdem nicht alles stehen und liegen lassen, sobald er ins Büro kommt. Eine wichtige Arbeit können Sie sicher noch abschließen, wenn Sie das mit ihm absprechen.“ Der Ton macht die Musik. Das gilt auch, wenn Sie Kolleginnen und Kollegen vertrösten, die in einem unpassenden Moment vor Ihrem Schreibtisch stehen.

Die Kunst der kleinen Schritte

Die richtige Zeitplanung ist im Büro das A & O. Dazu gehört laut Kerstin Grigoleit vor allem, einen Tages- und Wochenplan aufzustellen, um auch über längerfristige Aufgaben den Überblick zu behalten. Außerdem sollte man immer genügend Zeitpuffer einplanen. Belegen Sie maximal die Hälfte des Tages mit Terminen und Aufgaben, damit genügend Raum für unvorhergesehene Aufgaben ist. Überträgt Ihnen der Chef eine neue Aufgabe, dann heißt das nicht, dass Sie diese sofort komplett erledigen müssen. Sonst blockieren Sie mit einer größeren Aufgabe zu viel Zeit, schaffen Ihr Tagespensum nicht und sind frustriert.

Sinnvolle Teilschritte

Vieles lässt sich auch gar nicht am Stück erledigen, beispielsweise die Buchung einer Überseereise, wenn der Flug auf Warteliste steht, oder die Fertigstellung einer PowerPoint-Präsentation, weil das Controlling noch nicht die nötigen Zahlen dazu geliefert hat. Prüfen Sie deshalb, was im Moment zu tun ist und zerlegen Sie den restlichen Arbeitsvorgang in sinnvolle Teilschritte. Die kommen auf Wiedervorlage, um den Vorgang im Auge zu behalten. Bündeln Sie ähnliche Vorgänge in Arbeitsblöcken. Sammeln Sie beispielsweise alles, was zu kopieren ist, und erledigen Sie es dann auf einmal. Martina Aron-Weidlich, Unternehmensberaterin aus Frankfurt am Main empfiehlt zudem, unangenehme und schwierige Aufgaben morgens anzugehen. Da ist man noch voller Energie: „Vieles dauert dann nur halb so lange wie am Nachmittag. Und wenn Sie die Arbeit erledigt haben, können Sie stolz feststellen: ‚Wow, diesen Riesenberg hab’ ich schon geschafft!‘“ Außerdem gehören für sie täglich zehn Minuten für die Ablage dazu: „So viel Disziplin muss sein, damit die Stapel am Schreibtisch nicht höher als zehn Zentimeter werden.“

Konferenzen strukturieren

Dass Konferenzen zu den größten Zeitfressern gehören, ist ein offenes Geheimnis. Ausgeprägt kommunikative Teilnehmer, zu viele Themen, unrealistische Zeitziele und unter „Sonstiges“ versteckte Zusatzthemen sprengen das Limit. Im Laufe des Tages addiert sich eine Verspätung zur anderen, der Zeitplan ist nicht mehr zu halten. Wie bringt man den Chef dazu, etwas zu ändern? „Ein sensibles Thema, das viele nicht gerne von sich aus ansprechen. Aber von selbst ändert sich nichts. Außerdem gehört die Einhaltung von Terminen zu Ihren Aufgaben“, sagt Coach Kerstin Grigoleit. Überlegen Sie, wie Sie Ihrem Chef Hilfestellung geben können, etwa, indem Sie ihm vorschlagen,

  • die Anzahl der Tagesordnungspunkte (TOP) sowie die Zeit pro TOP zu begrenzen;
  • unter „Sonstiges“ maximal ... Punkte zuzulassen mit maximal ... Minuten Redezeit pro Teilnehmer;
  • einen Moderator zu benennen, der auf die Einhaltung der Zeitvorgaben achtet;
  • weniger wichtige Punkte (z. B. Planung der Weihnachtsfeier) auf die nächste Sitzung zu legen und jemanden auszuwählen, der sich dazu vorbereitet.

 

Ordnung fest etablieren

Ein Handgriff und die Sucherei geht los! Kommt Ihnen das bekannt vor? Trainerin Edith Stork aus Oberursel hat dazu einen Versuch gemacht: Sie gab 20 Mitarbeitern einer Firma das gleiche Papier in die Hand, mit dem Auftrag, es abzulegen. Es fand sich anschließend an 18 verschiedenen Stellen wieder. Kein Wunder, dass Mitarbeiter in deutschen Büros bis zu anderthalb Stunden am Tag nach Unterlagen suchen, wie wissenschaftliche Untersuchungen ergaben. Das aber kostet wertvolle Zeit und Geld. Als Grund ortete Edith Stork vor allem zwei Dinge: fehlende Absprachen und das Streben nach Individualität. „Jeder möchte der Arbeit seinen Stempel aufdrücken. Das ist zwar verständlich, aber bei Vorgängen, die alle Mitarbeiter im Team betreffen, nicht besonders praktisch. Arbeitsvorgänge müssen vor allem transparent sein.“

Optimierung des Tagesgeschäfts und der Dokumentenverwaltung

Die Ordnungsberaterin hat aus ihrem Wissen eine erfolgreiche Geschäftsidee gemacht (www.ordnung.com). Sie hilft Firmen dabei, die Ablage, die Dokumentenverwaltung und das Tagesgeschäft zu optimieren, um Kosten zu minimieren. Voraussetzung ist immer, dass sich das Team zusammensetzt und auf eine Ablagestruktur einigt. Außerdem muss es entscheiden, welche Dokumente aufbewahrt werden sollen, und nach welchem Schema. Das gilt dann überall, ob für Unterlagen in Papierform oder im PC. Rubriken wie „Allgemein“, „Sonstiges“ oder „Varia“ haben damit ausgedient, da sie meist sowieso nur eine Verlegenheitslösung sind. Zu der Methode gehört auch, jedes neue Dokument nur einmal zur Hand zu nehmen. „Da bleibt es so lange, bis Sie sich entschieden haben, wo Sie es ablegen oder ob es in den Papierkorb wandert“, erklärt die Ordnungsberaterin.

Ein-Hand-Methode

Mit der Ein-Hand-Methode wird Ihr Schreibtisch luftiger und Ihr Gewissen leichter! Denn es bilden sich am Schreibtisch oder Fensterbrett keine Verlegenheitsstapel mehr („das sortiere ich später aus ...“). Bei Edith Stork muss der Schreibtisch jeden Abend aufgeräumt sein. „Stellen Sie sich dabei vor, Sie kämen morgen nicht zur Arbeit. In diesem Fall muss Ihre Kollegin den Schreibtisch ordentlich vorfinden, mit allen aktuellen und wichtigen Vorgängen oben auf “, erklärt die Beraterin. Zwei Pultordner helfen dabei: einer für wichtige Termine (mit Register von 1 bis 31) und einer für Aufgaben ohne festen Termin (mit Register von A bis Z).

Disziplin am Rechner

„Das Internet ist der Zeitkiller Nummer eins. Sechs von zehn Mitarbeitern surfen während der Arbeit, 77 Prozent sind in Social Networks wie Facebook“, zitiert Martina Aron-Weidlich eine aktuelle Studie. „Es ist nicht schlimm, wenn Sie fünf Minuten Internet einschieben, um zu entspannen, solange Sie das bewusst tun und in Ihren Tag einplanen. Ansonsten stellen Sie sich selbst ein Bein!“, sagt die Unternehmensberaterin. Disziplin ist auch gefragt beim E-Mail-Account. Natürlich müssen Sie den Eingang regelmäßig checken, vor allem, wenn Sie auf eine wichtige Nachricht warten. Im Normalfall genügt aber ein Blick in gewissen Zeitabständen, damit Sie nicht zu oft aus der eigentlichen Arbeit herausgerissen werden. Wenn die Speicherkapazität Ihres Computers erschöpft ist, brauchen Sie die Kollegen von der IT. Das bedeutet in der Regel: mehrere Anrufe, verbunden mit stundenlangem Warten. Sparen Sie sich das, indem Sie konsequent „klar Schiff “ machen: Leeren Sie das Eingangskörbchen im PC jeden Tag, archivieren Sie wichtige E-Mails.

Weitere Infos zu den Expertinnen finden Sie im Folgenden:

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