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Wie Sie im Kampf gegen die Zettelwirtschaft zum Sieger werden

Wir alle kennen dieses Phänomen: Obwohl wir wissen, dass wir uns mit unserer Zettelwirtschaft sehr schnell "verzetteln", kommen wir doch nicht von der (schlechten) Gewohnheit los, uns "schnell mal eben" eine Notiz zu schreiben, damit wir ja nichts vergessen. Unser Einfallsreichtum ist schier unbegrenzt, wenn es darum geht, wo wir uns überall Notizen machen:

Das geht von einer kurzen Eintragung in die "Memo"-Funktion unseres Mobiltelefons - in die man dann nie mehr hinein sieht - über die berühmten Post-its bis hin zur Rückseite eines nicht mehr benötigten Briefes. Eines haben alle diese schnellen Notizen gemeinsam: Sie sind unstrukturiert und somit gehen wichtige Informationen und Aufgaben entweder verloren oder Sie werden zu spät verarbeitet. Beides kann für Ihr Unternehmen und Ihr persönliches Ansehen fatal sein.

Um diese Folgen zu vermeiden, sollten Sie dem Zettelwirrwarr den Kampf ansagen und hier stelle ich Ihnen verschiedene "Kampfhelfer" vor:

1. Superbuch
Statt alles auf Zettel oder irgendwelche Flächen zu notieren, die gerade zur Verfügung stehen, sollten Sie sich alle Aufgaben und Arbeiten in einem Superbuch aufschreiben. Dabei benutzen Sie für jeden Tag eine neue Seite und schreiben oben das Datum auf. Jede abgearbeitete Aufgabe wird am Rand mit einem Stift abgehakt. Aufgaben, die am Abend noch nicht erledigt sind, werden auf den nächsten Tag übertragen und geraten so nicht in Vergessenheit.

 

2. Outlook

Wenn Sie statt des Superbuchs lieber ein elektronisches Notizbuch führen möchten, bietet Outlook Ihnen diese Möglichkeit. Aufgaben können mit Terminangaben schnell und übersichtlich gespeichert werden.

 

3. OneNote

In diesem kostenlosen Programm von Microsoft können Sie sich Ihr digitales Notizbuch einrichten - oder gleich mehrere. Der Vorteil hier liegt in den Möglichkeiten, die das Programm bietet: Sie können auch sehr große Dateien, Tabellen, Grafiken und Bilder speichern und Ihre OneNote-Notizbücher mit Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone synchronisieren.

 

Um eine Notiz oder einen bestimmten Text zu finden genügt es, einen Begriff einzugeben und das Programm durchsucht alle Dateien daraufhin. Sie haben nun alle Aufgaben gesammelt, aber Sie können sich immer noch mit der Bearbeitung "verzetteln". Deshalb ist es wichtig, die Aufgaben nach Prioritäten in verschiedene Gruppen einzuteilen. Mithilfe der nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannten Eisenhower-Methode klassifizieren Sie Ihre Aufgaben wie folgt:

 

Eisenhower-Methode

Alle Aufgaben werden in insgesamt 4 Kategorien eingeteilt. Die erste Kategorie, Kategorie A, beinhaltet alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind und das Unternehmen weiterbringen. Es versteht sich von selbst, dass diese Aufgaben zuerst erledigt werden müssen.

 

In Kategorie B werden alle wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben untergebracht. Für diese Aufgaben sollten Sie unbedingt einen Terminplan erstellen, denn alle wichtigen Aufgaben, die nicht erledigt werden, werden irgendwann dringend und verursachen Ihnen dann Stress.

 

Kategorie C beinhaltet dringende Aufgaben, die aber nicht wichtig sind. Versuchen Sie so weit wie möglich, Ihre Zeit für die wichtigen Aufgaben aufzuwenden. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sollten Sie delegieren, wann immer es geht.

 

In Kategorie D schließlich finden sich alle Aufgaben wieder, die weder wichtig noch dringend sind.  Diese Arbeiten bringen Ihnen und dem Unternehmen keinerlei nutzen und sollten am besten im Papierkorb landen.

 

Für die Anwendung der Eisenhower-Methode müssen Sie sich für jede Aufgabe nur diese Fragen stellen:

1.    Ist die Aufgabe wichtig für das Unternehmen?

2.    Ist die Aufgabe wichtig und dringend, also sofort, zu erledigen?

3.    Kann die Aufgabe delegiert werden?

4.    Kann die Aufgabe im Papierkorb landen?

 

Achtung

Jeder Mensch ist anders strukturiert, deshalb gibt es nicht die eine, allein seelig machende Art und Weise, wie man der Zettelwirtschaft Herr wird. Manchmal muss man auch verschiedene Methoden ausprobieren oder sich eine Kombination aus mehreren Strategien suchen, um erfolgreich zu werden. Wichtig aber vor allem ist, dass Sie etwas TUN: Statt vor der Flut der Aufgaben zu kapitulieren, setzen Sie sich am besten sofort hin und fangen an, Ihre Aufgaben zu sortieren.

 

Dabei ist es auch hilfreich, gleiche Aufgaben zu bündeln und in einem Arbeitsgang abzuarbeiten. So empfiehlt es sich, einen Zeitraum für die Bearbeitung von E-Mails oder für die Erledigung von Telefonaten einzuplanen. Auch alle kleineren Aufgaben, deren Erledigung nicht länger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, sollten Sie gleich wegarbeiten - sie werden dann nicht mehr gedanklich davon blockiert und gehemmt.

 

Noch ein Tipp

Planen Sie sich jede Woche eine "Wegwerf-Stunde" ein, in der sie alles, was Ihnen auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen, im Schrank oder in den Ordnern überflüssig erscheint, wegwerfen.

Sie werden sehen, dass man nach dieser "Wegwerf-Stunde" und übersichtlichen und geordneten Schränken richtig süchtig werden kann - es ist das gute Gefühl, Herr der Lage zu sein, das uns für die anfänglichen Mühen belohnt!

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