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Wer schreibt, der bleibt!

Eine Aufgabe, um die sich keiner reißt: das Protokollführen. Doch ein gelungenes Protokoll ist eine große Unterstützung für alle - und wird deshalb auch mit entsprechender Aufmerksamkeit wahrgenommen. Profi-Tipps für ein schnelles und gutes Ergebnis. Mit Checkliste.

Eine Aufgabe, um die sich keiner reißt: das Protokollführen. Doch ein gelungenes Protokoll ist eine große Unterstützung für alle - und wird deshalb auch mit entsprechender Aufmerksamkeit wahrgenommen. Profi-Tipps für ein schnelles und gutes Ergebnis. Mit Checkliste.

 

Haben auch Sie schon ein seltsames Verhalten aller Teilnehmer bei Sitzungen beobachtet, wenn die Frage gestellt wird, wer das Protokoll führt? Jeder hat plötzlich Wichtiges in seinen Unterlagen zu suchen oder fängt schnell ein Gespräch mit seinem Kollegen an ...

 

Eine echte Herausforderung

Jedenfalls gibt es eigentlich nie einen Freiwilligen für diese Aufgabe. Vielleicht ist einer der Gründe für dieses Verhalten darin zu suchen, dass die Protokollführung eine echte Herausforderung ist, die vom Tagesgeschäft abhält. Umso wichtiger ist es, sich mit dieser Disziplin professionell zu befassen.

 

Zeitnah, objektiv und wahrheitsgetreu

Überall dort, wo Besprechungen stattfinden, Ideen ausgetauscht und Entscheidungen getroffen werden, sind Protokolle und Berichte unentbehrlich. Gute Protokolle zeichnen sich dadurch aus, dass sie die wesentlichen Diskussionsinhalte und -ergebnisse zeitnah, objektiv und wahrheitsgetreu wiedergeben. Das Protokoll dient – je nach Einsatzgebiet – verschiedenen Verwendungszwecken: Eine Niederschrift kann das im Team Erarbeitete für die weitere Bearbeitung festhalten, damit zum Beispiel auch in dem jeweiligen Meeting Nichtanwesende das Wesentliche über das besprochene Thema nachlesen können.

 

Beschlüsse sichtbar machen

Dabei kann das Protokoll auch gleichzeitig als Arbeitsunterlage verwendet werden, um Vereinbarungen zu Arbeitsaufträgen, Personen und Terminen festzuhalten. Als Dokumentation zu den Ergebnissen und Entscheidungen einer Sitzung dient es auch der Kontrolle. Mit den schriftlich fixierten Beschlüssen können Termine überwacht und Projektfortschritte sichtbar gemacht werden. Nicht zu vergessen ist die Beweiskraft eines Protokolls. Der Protokollführer schafft mit seiner Arbeit ein beweiskräftiges Dokument über die Beschlüsse und Ergebnisse einer Besprechung.

 

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Welche Arten von Protokollen es gibt, wie Sie sich dank guter Vorbereitung profilieren können und wie ein gelungenes Protokoll aussieht, beschreibt Trainerin Gabriele Hölscher in der April-Ausgabe von working@office

 

 

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