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Vorsicht Abmahnung: Pflichtangaben bei E-Mail-Korrespondenz

Seit 1. Januar 2007 gelten Formvorschriften, die bisher nur in Geschäftsbriefen eingehalten werden mussten, auch im E-Mail-Verkehr. Welche Vorschriften Sie nun in der Praxis beachten müssen, verrät Ihnen Rechtsanwalt Andreas Funk.

working@office befragt Rechtsanwalt Andreas Funk zu den neuen Formvorschriften im E-Mail-Verkehr.


w@o: Herr Funk, stimmt es, dass E-Mails jetzt bestimmte Mindestanforderungen erfüllen müssen?

Funk: Ja, seit dem 1. Januar 2007 gilt das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister" - kurz EHUG. Durch dieses Gesetz wurden verschiedene Vorschriften aufgrund einer eher unbekannten EU-Richtlinie geändert.

Ich kann an dieser Stelle nur einen groben Überblick geben. Um rechtlich auf der "sicheren Seite" zu sein, konsultieren Sie bitte den Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.


w@o: Welche Vorschriften sind das und wie wirkt sich dies in der Praxis aus ?

Funk: Geändert wurden unter anderem die Paragrafen 37a, 125a HGB (Handelsgesetzbuch), Paragraf 35a GmbHG (GmbH-Gesetz) und der Paragraf 80 Abs. 1 AktG (Aktiengesetz). In diesen ist jetzt nicht mehr nur von "Geschäftsbriefen" die Rede, sondern von "Geschäftsbriefen [...] gleichviel welcher Form".

Damit will der Gesetzgeber deutlich machen, dass auch E-Mails im geschäftlichen Verkehr den gleichen gesetzlichen Formvorschriften folgen müssen wie Geschäftsbriefe in Papierform.

Was nun im Einzelfall anzugeben ist richtet sich - wie bei den Pflichtangaben für Schreiben in Papierform - nach der Rechtsform des Kaufmanns oder des Unternehmens.

Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gelten als Nichtkaufleute. Sie müssen nach Paragraf 15 b GewO (Gewerbeordnung) auf den Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben.

Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) sind die ausgeschriebenen Vor- und Zunamen aller Gesellschafter angegeben. Der Zusatz "GbR" kann, aber muss nicht angefügt werden.

Alle Kaufleute müssen in einer gewerblichen E-Mail daher


  • die Firma mit Rechtsform,

  • der Ort der Handelsniederlassung,

  • das Registergericht und

  • die Handelsregisternummer angeben.

Bei der oHG und KG - also bei Personengesellschaften - bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, ist zudem der Hinweis auf die Haftungsbeschränkung anzubringen. Also der Hinweis auf GmbH & Co. oHG, GmbH & Co. KG.


Bei einer GmbH sind zusätzlich zu den Angaben für Kaufleute anzugeben:


  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und

  • sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde und ein Vorsitzender bestellt ist, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.

Im Falle einer Aktiengesellschaft sind folgende Angaben zu machen:


  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen,

  • der Vorsitzende des Vorstandes als solcher,

  • den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Bei dieser Aufstellung kann es unter besonderen Umständen wie zum Beispiel Auflösung der Gesellschaft aber noch zu Variationen führen. Sie sehen also, dass hier Beratungsbedarf auf die Unternehmen zukommt, denn betroffen ist jede elektronische Mitteilung im geschäftlichen Verkehr wie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestell- und Lieferscheine usw.


w@o: Gibt es auch Ausnahmen ?

Funk: Es gibt keine klassischen Ausnahmen im Gesetz, aber natürlich Unternehmungen, die zum Beispiel nicht unter das HGB fallen und somit nicht von der Regelung betroffen sind. Solange man also kein Kaufmann, keine Handelsgesellschaft, keine GmbH und keine AG ist, muss man sich von diesen Publizitätsvorschriften nicht betroffen fühlen. Das gilt etwa für Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, wenn Sie nicht in einer Partnerschaft nach Paragraf 7 Abs. 5 PartGG (Partnerschaftsgesellschaftsgesetz) verbunden sind.


w@o: Reicht nicht ein Link auf das Impressum der Homepage ?

Funk: Nein, da das Gesetz die Angaben konkret auf dem Geschäftspapier und damit in der E-Mail verlangt. Auch wenn der Empfänger E-Mails erhalten kann bedeutet dies nicht, dass er auch das Internet nutzen kann. Viele Firmen trennen diese Bereiche noch und so könnte auch nicht jeder die Informationen nachlesen.


w@o: Was kann passieren, wenn die E-Mails diese Hinweise nicht beinhalten ?

Funk: Die neue Regelung ist vielen Unternehmern nicht bekannt und es ist damit zu rechnen, dass Abmahnspezialisten die Unkenntnis nutzen werden. Es ist mit einer ähnlichen Abmahn- bzw. Klagewelle wie vor einigen Jahren zu rechnen. Damals ging es im das korrekte Impressum einer Homepage - heute um den Inhalt einer E-Mail. Ein solches Verfahren wird teuer und endet oft auch "nur" in einem Vergleich.


w@o: Wozu raten Sie ?

Funk: Firmen sollten sich sehr schnell beraten lassen und die genannten Punkte in alle E-Mails aufnehmen, da auch aus einer vermeintlich privaten Mail schnell ein geschäftlicher Kontakt werden kann. Über die Signatur-Funktion der gängigen Mailprogramme ist die Aufnahme zudem nur ein minimaler Aufwand und man geht dem Kosten- und Streitrisiko aus dem Weg.


w@o: Vielen Dank für das Gespräch.

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