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Vom Sekretariat zum Office Management

Das Berufsbild der früheren Sekretärin hat sich angesichts des Wandels der Rahmenbedingungen stark verändert. Hier einige Eckpunkte.

Vom Sekretariat zum Office Management

In den 1950er Jahren eroberte die Sekretärin - Männer waren in dem Beruf kaum anzutreffen - das Vorzimmer der Chefs. „Fräulein, zum Diktat bitte“ und „Bitte verbinden Sie mich mit …“ waren wohl die häufigsten Sätze, die eine Sekretärin damals zu hören bekam. Stenografie und Maschinenschreiben waren das A und O. Mit dem Einzug des Personal Computers, Faxgerätes und Druckers Mitte des 1980er Jahre kamen neue Herausforderungen auf die Assistenzfunktion zu. Und spätestens mit dem Einzug des Internets und des elektronischen Schriftverkehrs wurde aus dem Sekretariat eine Unterstützungszentrale, die heute meist für ganze Abteilungen bereit steht.

Praktische Tools

Mit dem Aufkommen des PC hat sich nicht nur das Bild der Sekretärin gewandelt. Es musste auf einmal alles (noch) schneller erledigt werden: Mails schreiben, Protokolle tippen und in die Welt verschicken, im Internet recherchieren, Powerpoint-Präsentationen ausarbeiten, Telefonkonferenzen vorbereiten, Excel-Tabellen erstellen, Reisen organisieren, Events auf die Beine stellen … - all dies zählt zu den ganz normalen Aufgaben im Assistenzbüro, in dem inzwischen hin und wieder auch Männer sitzen: Allerdings beträgt der Anteil der Männer gerade einmal 1,5 Prozent.

Erweiterte Kompetenzfelder

Hatte die Sekretärin in früheren Zeiten kaum Entscheidungsbefugnisse - sie führte die Anordnungen ihres Chefs aus -, so wird vom Assistenten, ob weiblich oder männlich, heute erwartet, dass er vielfach selbstständig vorbereitet, handelt und organisiert. Sie oder er hält dem Chef den Rücken frei, versucht, Probleme im Vorfeld zu lösen oder sie von ihm fernzuhalten, und kommuniziert mit dem Chef (idealerweise) auf Augenhöhe. Das Sekretariat ist inzwischen zum Office Management geworden.

Zwei Sprachen und mehr

Mindestens zwei Fremdsprachen in Wort und Schrift zu beherrschen, ist für eine Assistentin oder einen Assistenten heute durchaus „normal“, wenn ihr bzw. sein Arbeitgeber international tätig ist. So haben sich auch die Berufsbilder Fremdsprachensekretär(in), Fremdsprachenkorrespondent(in) und Fremdsprachenkaufmann (-kauffrau) entsprechend weiterentwickelt: Zahlreiche Sprachinstitute bieten diese Lehrgänge an, die jeweiligen Abschlussprüfungen können entweder bei der Industrie- und Handelskammer oder auch an der ausbildenden Schule abgelegt werden, sofern diese hierfür entsprechend zugelassen ist. Europasekretär(in) darf sich nennen, wer die Prüfung in drei Fremdsprachen ablegt.

Hohe Anforderungen

Nicht selten haben Mitarbeiter(innen) im Assistenzbüro ein abgeschlossenes Studium. Sie müssen mindestens über Grundkenntnisse in den Bereichen Controlling, Personalverwaltung und Öffentlichkeitsarbeit, Marketing, Buchhaltung und Vertrieb verfügen.

Soft Skills

Nach wie vor muss eine Assistentin oder ein Assistent freundlich, zuverlässig und belastbar sein ? daran hat sich nichts geändert. Allerdings sind die Belastungen heute höher, der geforderte Grad an Engagement, Vielseitigkeit und Flexibilität um ein Vielfaches gestiegen.
Was in der heutigen Zeit neben den sog. „harten Kompetenzen“ mindestens genau so wichtig ist, sind die „Soft Skills“: Der Beruf erfordert ein hohes Maß an sozialer Kompetenz, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative, Innovationsgeist, Empathie und Geduld. Sicheres Auftreten, Business-Knigge und durchaus auch unternehmerisches Denken sowie die Bereitschaft zur Weiterbildung und zur Übernahme von Verantwortung, wenn notwendig, runden das Profil ab.

Satz- und Wortschatz

  • Korrespondenz, Ablage, Organisation zählen zu den Grundvoraussetzungen im Sekretariat.
  • Hervorragende Kenntnisse des „Windows Office Pakets“ sind unerlässlich.
  • Zeitmanagement ist beim Office Management eine große Herausforderung.
  • Ein sorgfältiger Umgang mit Informationen und Daten wird im Assistenzbüro vorausgesetzt.
  • Arbeitstechniken und DV-gestützte Ressourcen sind heute selbstverständlich.
  • Es gibt wohl kaum einen Beruf, in dem die Rollenverteilung zwischen Mann und Frau so klar geregelt.
  • Kaffee kochen und Fingernägel lackieren gehören definitiv in die Klischee-Kiste.
  • Der Anteil der Akademikerinnen beträgt inzwischen ganze 20 Prozent, so das Statistische Bundesamt (Stand 2015).



Giselle Chaumien-Wetterauer, Dipl.-Übersetzerin und Autorin




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