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Checkliste Urlaubsvertretung: Wie Sie für Ihren Sommerurlaub alles perfekt vorbereiten

Wenn Sie in diesem Sommer ein paar Tage oder gar zwei Wochen Urlaub machen, möchten Sie sicherstellen, dass in Ihrer Abwesenheit alles super läuft. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Urlaub perfekt vorbereiten und nichts vergessen. So sind Sie sicher, dass in Ihrer Abwesenheit alles funktioniert, und können Ihren Urlaub ganz entspannt genießen.

Urlaubsvertretung

Gehen Sie sorgenfrei in Ihren Urlaub – mit unseren Tipps läuft im Büro während Ihrer Abwesenheit alles, wie es soll.

In 3 Schritten bereiten Sie Ihren Urlaub vor

Schritt 1: Klären Sie, wer welche Ihrer Aufgaben übernimmt

Wenn Sie bisher keine feste Vertretung haben, sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber. Und wenn ihm auch daran gelegen ist, dass er während Ihrer Abwesenheit von jemandem unterstützt wird, machen Sie ihm einen Vorschlag, wer infrage kommen könnte.

Wer „organisiert“ die Vertretung?

Ein heikles Thema ist es immer wieder, ob die Assistentin die zukünftige Vertretung anspricht oder der Chef.

Meine Empfehlung: Das ist Aufgabe Ihres Chefs. Lassen Sie sich nicht vor den Karren spannen nach dem Motto „Klären Sie das doch mit Frau Schmitz“. Das ist Führungsaufgabe. Sie sollten bei der Kollegin nicht zur Bittstellerin werden.

Im „Assistentinnen-Handbuch“ finden Sie noch viele weitere solcher Überlebens-Tipps speziell für Sie als Assistentin und Sekretärin.

Mit dieser Checkliste haben Sie nach der Kündigung Ihres Chefs alles im Griff.

Ganz korrekt verhält sich Ihr Chef, wenn er selbst mit der möglichen Vertretung redet beziehungsweise zuerst mit deren Vorgesetztem, wenn sie in einer anderen Abteilung arbeitet. Man klärt das zuerst unter Kollegen!

Schritt 2: Ordnen Sie Ihre To-dos

Prüfen Sie frühzeitig, welche wichtigen Termine während Ihres Urlaubs oder kurz danach anstehen. Bereiten Sie dafür so viel wie möglich vor: Fragen Sie Unterlagen frühzeitig an, planen Sie die Geschäftsreisen, schreiben Sie die Agenda, soweit jetzt schon möglich. Bringen Sie alles, was Sie vorab schon erledigen können, auf den neuesten Stand und halten Sie fest, was jeweils noch gemacht werden muss. Das entlastet Ihre Vertretung.

Klären Sie auch, welche Aufgaben Zeit haben, bis Sie wieder da sind. Ihre Vertretung kann dann, wenn Zeit ist, Vorarbeiten erledigen, aber die Fertigstellung übernehmen Sie. Auch das macht es Ihrer Vertretung leichter, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die dringend oder wichtig sind.

Schritt 3: Stellen Sie alle wichtigen Informationen für Ihre Vertretung zusammen

Am einfachsten ist es, Sie haben ein Office-Handbuch angelegt, in dem alle Informationen, die eine Vertretung braucht, nachzulesen sind.

Falls Sie ein solches Handbuch nicht besitzen, sollten Sie zumindest eine Informationsmappe, das heißt, eine elektronische Übersicht mit diesen Inhalten zusammenstellen:

  • Informationen zum Chef: Vorlieben, Abneigungen, Gewohnheiten
  • Liste häufiger Besucher

Mein Tipp: Idealerweise haben Sie diese Besucher als Kontakte in Outlook gespeichert und mit einer eigenen Kategorie gekennzeichnet.

  • Liste mit Ansprechpartnern und Telefonnummern – idealerweise ebenfalls in den Kontakten in Outlook gespeichert
  • Aktenplan und Liste „Was liegt wo?“
  • Informationen zur Post- und E-Mail-Bearbeitung
  • Tagesgeschäft, Tagesablauf, Besprechungen, Wiedervorlagen und Aufgaben
  • Informationen zur Pflege des Terminkalenders

Sie sollten alles in Ihren Aufgaben gespeichert haben

Damit Ihre Vertretung „ohne Worte“ weiß, was sie zu tun hat, sollten Sie unbedingt alle To-dos in Ihren Aufgaben in Outlook oder Notes angelegt haben. Wenn Sie das nicht haben, müssen Sie eine Liste mit anstehenden Aufgaben und laufenden Vorgängen anlegen. Das ist nicht sehr effektiv.

So kann die Vorgangsliste aussehen:

Wann?Was?Was genau?Was getan?Noch zu tun:
17.8.

Chef hat Vertrag mit Forma Mousy geschlossen

Zusammenarbeit beim Projekt  „Computermäuse mit Zusatzfunktion“

Kopie an die Rechtsabteilung gegeben. Hängeregister Mousy angelegt. 

Originalvertrag liegt bei der Ablage. Noch ablegen.

17.8.

Fa. Selby, Bestellung

100 Bildschirme Typ AB bis Ende Oktober

An Chef gegeben, Auftragsbestätigung geschrieben

Auftragsausführung überwachen

 

Nie mehr Chaos nach Ihrer Rückkehr: So sollte Ihre Urlaubsvertretung arbeiten

Ihre Vertretung sollte mit den To-dos so verfahren wie Sie selbst, das heißt entweder in den Aufgaben von Outlook beziehungsweise Notes fortführen oder anlegen oder die Vorgangsliste fortführen. Damit erledigt die Urlaubsvertretung, was sie kann, und hält Sie gleichzeitig auf dem Laufenden.

So werden die E-Mails bearbeitet

Bitten Sie Ihre Vertreterin, alle E-Mails zu bearbeiten, die sie bearbeiten kann. Erledigte E-Mails sortiert sie in den Ordner „Bearbeitet Vertretung“. Wandeln Sie dafür die Signatur so ab, dass man erkennt, dass eine Vertretung die E-Mail beantwortet hat.

So kann das aussehen:

i. A. Claudia Becker

Urlaubsvertretung für Sonja Ucker

Assistenz Thomas Kobolt

So verfährt Ihre Vertretung mit der Ablage

Bitten Sie Ihre Urlaubsvertretung, die Ablage nur vorzusortieren. Wenn Sie dann selbst ablegen, sind Sie wieder auf aktuellem Stand. Wenn Sie länger als drei Wochen abwesend sind, sollte Ihre Vertreterin selbst ablegen. Damit bleibt das Sekretariat übersichtlich.

Ein persönliches Gespräch macht vieles einfacher

Auch wenn Sie alles perfekt vorbereiten und Ihre Kollegin Sie optimal vertritt, ist ein persönliches Gespräch nach Ihrer Rückkehr ein Muss. Planen Sie gleich zu Beginn Ihres ersten Arbeitstages Zeit dafür ein. Das ist wichtiger, als sich gleich in die Arbeit zu stürzen.

Checkliste: Damit Sie in der Urlaubsvorbereitung nichts vergessen

Wenn Sie diese Liste vor Ihrem Urlaub mit Ihrer Vertretung besprechen und ihr Antworten auf alle Fragen und Umstände geben, wird Ihre Kollegin so arbeiten können, wie Sie das erwarten. Damit können Sie während Ihres Urlaubs garantiert abschalten und anschließend beruhigt wieder ins Büro gehen.



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