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Tipps für leichtere Präsentationen

Erhalten Sie immer wieder Systemnachrichten, weil Ihr Postfach überläuft? Hier finden Sie einige Tipps und Tricks, mit denen Ihre PowerPoint-Dateien handlicher werden.

Erhalten Sie immer wieder Systemnachrichten, die Sie darauf hinweisen, dass Ihr Postfach überläuft? Wurde in einer Telefonkonferenz über die 7 MB große PowerPoint-Präsentation gestöhnt, die Sie an alle Teilnehmer geschickt haben? Hier finden Sie einige Tipps und Tricks, mit denen Ihre PowerPoint-Dateien handlicher werden und sich verschicken lassen, ohne die Inbox zu überlasten.


1. Deaktivieren Sie die Schnellspeicherung in PowerPoint, da bei jedem Speichern unnötige Daten die Dateigröße in die Höhe treiben. Gehen Sie zu Extras, klicken Sie auf Optionen und dann auf die Registerkarte Speichern, und deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen. Speichern Sie die Präsentation dann unter einem neuen Namen.


2. Vermeiden Sie unnötig viele eingebettete Schriftarten und Bilder. Überprüfen Sie zunächst die Größe der Schriftarten – einige neuere sind riesig – und betten Sie nur die Schriftarten ein, die Sie wirklich benötigen. Fügen Sie auch nicht einfach Bilder aus anderen Programmen durch Kopieren und Einfügen oder Verschieben in Ihre Präsentation ein, da Sie dadurch ein Bild erstellen, das mit einem eingebetteten Objekt verknüpft ist und nicht komprimiert werden kann. Klicken Sie stattdessen auf Einfügen, dann auf Bild und Aus Datei. Oder verkleinern Sie solche eingebetteten Objekte folgendermaßen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild. Wählen Sie Gruppierung aus, und klicken Sie auf Gruppierung aufheben. Klicken Sie gleich darauf noch einmal mit der rechten Maustaste auf das Bild, zeigen Sie auf Gruppierung, und klicken Sie auf Neu gruppieren.


3. Achten Sie darauf, dass Ihre PowerPoint-Bilder nicht größer als 1024 × 768 Pixel werden. Größere Bilder lassen sich in PowerPoint komprimieren, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, und Grafik formatieren auswählen. Klicken Sie auf die Registerkarte Bild, dann auf Komprimieren und Übernehmen für, und wählen Sie dann eine der beiden Optionen Ausgewählte Bilder oder Alle Bilder im Dokument aus. Klicken Sie unter Auflösung ändern entweder auf Web/Bildschirm oder auf Drucken – je nachdem, für welchen Zweck Sie Ihre Präsentation erstellen. Aktivieren Sie schließlich unter Optionen die beiden Kontrollkästchen Bilder komprimieren und Zugeschnittene Bildbereiche löschen.


Eine andere Variante, die das Verschicken großer Anhänge überflüssig macht: Laden Sie Ihre Dateien auf vernetzte Server, zum Beispiel von HP, hoch und verschicken Sie dann nur noch die Links.

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