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Tipps für Konferenzleiter

Ob via Telefonleitung oder am Bildschirm: Konferieren Sie mit den Kollegen aus Übersee, gilt es einige Regeln zu beachten: Kaffeetassengeklapper und Griffgeräusche am Telefonhörer sind beispielsweise absolutes No-Go.

Tipps für Konferenzleiter

Telefon- und Videokonferenzen erfordern Gesprächsdisziplin, vor allem, wenn viele Teilnehmer integriert sind. Bei normalen Meetings, bei denen sich die Teilnehmer gegenübersitzen, sind viele Regeln überfällig, weil die Teilnehmer Blickkontakt haben und Gesten der anderen Teilnehmer verfolgen können. Anders bei Telefonkonferenzen. Voraussetzung für einen geordneten Ablauf: Es muss einen Konferenzleiter - in der Regel ist das auch der Einladenden - geben. Der Konferenzleiter übernimmt die Funktion des Moderators. Folgende weiteren Regeln sollten Sie beachten: 


  • Der Moderator stellt die Teilnehmer am Beginn der Konferenz gegenseitig vor. Die Nennung des Ortes macht eine Telefonkonferenz lebendig („aus München ist uns zugeschaltet…“).

  • Der Konferenzleiter sollte jedem explizit das Wort erteilen. Die Teilnehmer müssen bedenken, dass Nebengeräusche wie Räuspern, Kaffeetassengeklapper und Griffgeräusche am Telefonhörer zu einem störenden Geräuschteppich führen; am besten ist, der Moderator weist zu Konferenzbeginn noch einmal darauf hin.

  • Es macht Sinn, die Stummschaltfunktion zu aktivieren, wenn man selber gerade nicht spricht; dann kann man zuhören, ohne das eigene Nebengeräusche wie Hüsteln oder Blättern in Unterlagen stören.

Diese Regeln gelten sowohl für die Telefon- als auch für die Videokonferenz. Bei dem Meeting mit Bild sind außerdem noch folgende Regeln zu beachten.


  • Der Konferenzleiter sollte vorab alle informieren, in welcher Sprache das Meeting abgehalten wird.

  • Die Kleidung sollte wie bei einem herkömmlichen Meeting gewählt sein.

  • Auch hier startet die Konferenz mit einer Vorstellungsrunde. Bei Videokonferenzen können Sie außerdem Namensschilder vorbereiten, die jeder Teilnehmer vor sich auf dem Tisch platziert.

  • In Videokonferenzen ist eine hohe Konzentration gefragt, häufig müssen sich die Teilnehmer stärker auf das Gesagte konzentrieren als in herkömmlichen Konferenzen.

  • Achten Sie auf eine professionelle Verbindung: Nur, wenn die Bilder nicht verzögert sind, lassen sich sinnvoll Diskussionen führen. 
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