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Terminmanagement: Die 3 größten Herausforderungen und wie Sie sie lösen

Terminmanagement für Fortgeschrittene: Kennen Sie das auch? Ihr Chef will kurzfristig Termine haben? Ihr Chef überzieht Termine häufig? Ihr Chef sagt Termine kurzfristig wieder ab? Wie reagieren Sie da am besten? Wir haben die Lösungen für die 3 größten Herausforderungen im Terminmanagement.

Terminmanagement

Terminmanagement: So lösen Sie Ihre 3 größten Herausforderungen

Die 3 größten Herausforderungen beim Terminmanagement und wie Sie sie lösen

Terminmanagement Herausforderung 1: Ihr Chef will kurzfristig Termine haben

Wenn auch Ihr Chef häufig auf die Schnelle Termine ausmacht, sprechen Sie ihn darauf an und suchen Sie nach einer grundlegenden Lösung.

So könnten Sie formulieren:

„Chef, es kommt schon einmal vor, dass Sie mich bitten, sehr kurzfristig einen Termin für Sie zu vereinbaren. Ich mache sehr oft die Erfahrung, dass die Personen, die Sie sprechen möchten, nur schwer zu erreichen sind und der Termin so, wie Sie ihn sich wünschen, sich nicht arrangieren lässt. Ich würde die Termine aber gern nach Ihrem Wunsch zustande bringen. Dafür brauche ich nur mehr Vorlauf.“

 

Terminmanagement Herausforderung 2: Ihr Chef überzieht Termine häufig

Statt Ihrem Chef zu sagen, was er zu tun hat, fragen Sie ihn, ob Sie etwas für ihn tun können. Sie bieten lediglich Hilfe an:

„Chef, gibt es irgendetwas, was ich für Sie tun kann, damit Sie ausreichend Zeit für die Gespräche und weniger Zeitdruck bei den nächsten Gesprächen haben?“

Wenn Ihr Chef selbst keine Vorschläge hat, fragen Sie ihn, ob er Ihre hören möchte:

„Ich habe ein paar Ideen dazu. Möchten Sie die hören?“

Ihre Vorschläge können so aussehen:

  • Sie holen ihn aus dem Meeting, wenn er überzieht.
  • Sie rufen ihn unter einem Vorwand an, damit er vorgeben kann, gleich dringend zurückrufen zu müssen.
  • Sie sagen dem Besucher vorab, wann das Gespräch zu Ende ist: „Herr Besucher, noch ein wichtiger Hinweis: Das Meeting ist bis 15 Uhr angesetzt. Herr Chef muss ganz pünktlich raus, um seinen nächsten Termin wahrnehmen zu können.“
  • Sie „beenden“ das Meeting, indem Sie kurz anklopfen und darauf aufmerksam machen, dass der nächste Termin wartet.
  • Falls es aber in Wirklichkeit keinen weiteren Termin gibt, erfinden Sie Notlügen: „Chef, Sie müssen los, wenn Sie Ihren Zug noch bekommen wollen.“

 

Terminmanagement Herausforderung 3: Ihr Chef sagt Termine kurzfristig wieder ab

Fragen Sie Ihren Chef, ob Sie ihn darauf aufmerksam machen dürfen, wenn Sie das Gefühl haben, dass er sich zu viel in den Kalender packt. Es ist wichtig, dass Sie seine „Erlaubnis“ einholen. Nur so können Sie sicher sein, dass Ihre Meinung erwünscht ist. Wenn Sie dann den Eindruck haben, dass er sich zu viel zumutet, oder glauben, dass er diesen Termin sowieso wieder kurzfristig stornieren wird, sprechen Sie ihn darauf an und machen ihm alternative Vorschläge.

  • Fragen Sie ihn, ob er selbst teilnehmen muss oder eine Vertretung schicken kann,
  • ihm das Protokoll des Meetings reicht,
  • ein Telefonat eine Alternative ist.

 

Ihre Checkliste für gelungenes Chef-Terminmanagement

Diese Checkliste können Sie sich hier auch herunterladen (Word).

So beugen Sie Informationsdefiziten vorErledigt

Bestehen Sie auf der morgendlichen Fünf-Minuten-Besprechung mit Ihrem Chef.

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Bestehen Sie auf einer wöchentlichen Lagebesprechung von mindestens einer halben Stunde.

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Wenn Ihr Chef viel unterwegs ist, vereinbaren Sie Telefontermine.

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Fragen Sie, ob Sie in Zukunft an einer für Sie wichtigen Besprechung teilnehmen können.

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Fragen Sie nach jedem Termin:

  • Wie ist es gelaufen?
  • Gibt es etwas zur Wiedervorlage?
  • Gibt es wichtige Entscheidungen?
  • Gibt es Folgetermine? Wann? 

 

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Lesen Sie Unterlagen für die Wiedervorlage und die Ablage aufmerksam durch.

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Lesen Sie seine E-Mails.

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Erhöhen Sie Ihre Fach- und damit Gesprächskompetenz: Recherchieren Sie Fachbegriffe, die Sie nicht verstehen, und lesen Sie Fachzeitschriften.

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Nehmen Sie Ihrem Chef etwaige Bedenken, Betriebsinterna „auszuplaudern“. Betonen Sie, dass Sie nach außen nur Belange kommunizieren, die das Unternehmen selbst publiziert.

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