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Standardisierung im Büro: Grenzenlose Effizienz leicht gemacht!

Kaizen bedeutet die stetige Verbesserung von Tätigkeiten, Abläufen und Verfahren eines Unternehmens. Eine der fünf Grundlagen des Büro-Kaizens liegt in der Standardisierung der Büroorganisation.

Oh je! Standardisierung klingt so furchtbar negativ! Aber das ist es nicht! Sie müssen das Ganze nur aus der richtigen Position betrachten. Standards sind wie Spielregeln. Sie sorgen dafür, dass nichts aus dem Ruder läuft. Stellen Sie sich vor, der arme Postbote müsste sich bei jedem Haus überlegen, wie er den jeweiligen Brief am besten überliefert. Gäbe es den Standard nicht, dass beispielsweise jedes Haus einen Briefkasten vor dem Eingang hat, dann fänden Sie Ihre Post eventuell unterm Karmin wieder.


Man spart durch diese Spielregeln Suchzeiten und Nerven. Denken Sie an Schnittstellen, wie beispielsweise bei einem USB-Kabel! Wäre es nicht unglaublich nervig, wenn Sie bei jedem Gerät andere Kabel bräuchten?

Zeitersparnis durch Standards

Standardisierung im Büro ist besonders wichtig, da sehr viel Zeit gespart werden kann. Außerdem sparen Sie sich Chaos am Schreibtisch. Ablagen müssen nie wieder überquellen. Ja, ein Büro kann mit Hilfe der Standardisierung auf ewig ordentlich und aufgeräumt bleiben! Setzen Sie sich im besten Fall mit Ihren Kollegen zusammen, um Standards für Ihr Unternehmen festzulegen.

Wie Sie jede Information mit Hilfe der Standardisierung schnellstmöglich wiederfinden

Die Standardisierung umfasst die Ablage, Aufbewahrungsorte für Büroutensilien bis hin zu Formularen oder Arbeitspapieren. Ein gutes Ablagesystem ist von Unternehmen zu Unternehmen anders. Um das bequeme Finden sämtlicher Informationen zu ermöglichen, sollten Sie folgende Punkte überdenken:

Die sieben magischen Fragen

1. Was genau soll abgelegt werden?
2. Warum soll es überhaupt abgelegt werden?
3. Wo soll es abgelegt werden?
4. Wie soll es abgelegt werden?
5. Wer legt es dann ab?
6. Wer soll darauf Zugriff haben?
7. Wie lange soll es aufbewahrt werden?


Wichtig ist nun, dass Sie die vereinbarten Standardisierungen umsetzen, einhalten sowie schriftlich festhalten. Teilen Sie jedem Ihrer Kollegen eine Kopie der aufgeschriebenen Standards aus. Es ist wichtig, dass sich jeder genau an diese Vorgaben hält. Sollten diese bezüglich der Standards anderer Meinung sein, sollten Sie Kompromisse erarbeiten. Es ist wichtig, dass Ihre Kollegen hinter dem System stehen und weiterhin motiviert arbeiten.

Vereinfach Sie die Ablage

Versuchen Sie alles einfach und simpel zu halten. In Japan bedeutet ein Standard folgendes: „Ein Standard ist die einfachste, leichteste und sicherste Art und Weise, etwas zu tun.“ Ich will Sie dazu ermutigen, kreativ zu sein, sodass Sie diesen Leitsatz bestmöglich umsetzen.

Noch mehr Übersicht

Dokumente wurden gar nicht, nicht richtig oder nicht gut genug beschriftet. Verwenden Sie am besten transparente Schutzhüllen, um noch mehr Übersicht zu ermöglichen. Kleben Sie kleine Notizzettel in die Hüllen. Beispielsweise kann dort ein Inhaltsverzeichnis vermerkt sein. Für gute Lesbarkeit kann ein Filzstift hilfreich sein. Deckelinnenseiten von Mappen und Ordnern können mit Visitenkarten betackert werden. Außerdem können Sie mit Farben arbeiten und diese beispielsweise in verschiedene Bereiche und Ordner unterteilen. Bsp.: Grün = Buchhaltung, Gelb = Marketing, und so weiter. Beschriften Sie auch Regale oder Schränke, um noch mehr Übersicht zu gewährleisten. Denn selbst, wenn alle Mappen und Ordner chronologisch geordnet sind, kann es seine Zeit dauern, bis man den passenden Ordner gefunden hat. Sie sparen viel Zeit, wenn Sie direkt sehen können, welches Regal und welche jeweilige Regalreihe von Bedeutung sind.

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Autor

Jürgen Kurz ist Büro-Effizienz-Experte (ntv) und „Aufräumer Nr.1“ (rtl) sowie Experte für digitales Arbeiten. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet „ständige Verbesserung“.

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