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Souverän durch den Tag

Die Fremdbestimmung im Sekretariat ist oft groß. Wer da die eigentlichen Aufgaben nicht aus den Augen verlieren will, braucht einen "roten Faden", der durch den Tag führt. Die klassische Prioritätenliste ist der einfachste Weg. So optimieren Sie Ihr Zeitmanagement ...

Souverän durch den Tag

 

 

Im Sekretariat gilt die 40:60 Regel: Verplanen Sie höchstens 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Weitere 40 Prozent sollten Sie für die Anforderungen von außen reservieren, die verbleibenden 20 Prozent reservieren Sie für soziale Kontakte.

 

Im Sandwich

In ihrer "Sandwich-Position" zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern hat die Assistentin eine wichtige Schaltstelle im Unternehmen inne. Sie hält den Kontakt zu den Kollegen, vermittelt in heiklen Situationen, ist Kommunikationszentrale. Deshalb versäumen Sie nie, genügend Zeit für die Kontaktpflege einzuplanen.

 

Lerche oder Eule?

Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Arbeitstages Ihren persönlichen Biorhythmus. Es gibt Menschen, die sind bereits morgens um sieben Uhr fit für schwierige Aufgaben, das sind die "Lerchen"; die "Eulen", starten erst später am Morgen, sind jedoch bis in die späteren Abendstunden aktiv. Zwischen neun und zwölf Uhr am Vormittag ist die Störkurve von außen oft besonders hoch. Planen Sie für diesen Zeitraum möglichst keine Aufgaben ein, die eine hohe Konzentration erfordern. Die "Lerchen" könnten die Zeit morgens zwischen sieben und neun Uhr nutzen, um diese Aufgaben anzugehen. Die "Eulen" erledigen schwierige Aufgaben am späteren Nachmittag, auch dann ist die Störkurve nicht mehr allzu hoch.

 

Schriftlich planen

Wer sich für jeden Tag notiert, was (wann) zu erledigen ist, behält den Überblick und kann sich besser auf das Wesentliche konzentrieren. Pläne, die nur im Kopf abgelegt sind, werden schneller umgeworfen. Außerdem ist die Gefahr groß, doch mal etwas zu vergessen; das stresst unnötig. Mit einer Prioritätenliste arbeiten Sie zielorientierter und motivieren sich dadurch selbst. Außerdem ist es ein wunderbares Gefühl, etwas abhaken zu können; das macht zufrieden und spornt an. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie immer eine Art Protokoll Ihrer Arbeit vorliegen haben, wenn Sie die Tagespläne nicht einfach wegwerfen, sondern strukturiert ablegen. Kennen Sie die Prioritäten Ihrer Chefin oder Ihres Chefs? Sie sind die Messgröße für Ihre schriftliche Planung und Ihre eigene Prioritätenliste.

 

Zeitfresser E-Mail-Bearbeitung

Mit dem "Direkt-Prinzip" erledigen Sie kleinere Aufgaben (bis zu drei Minuten Erledigungszeit) nahezu nebenbei, indem Sie sie sofort erledigen, wenn sie an Sie herangetragen werden. Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: E-Mails. Sie entwickeln sich allmählich zu einem der größten Zeitkiller unserer Tage – jedenfalls dann, wenn Sie Ihrer Neugier immer wieder nachgeben und ständig Mails abrufen, andere Aufgaben unterbrechen und die E-Mails dann trotzdem unerledigt lassen. Machen Sie es sich zum Prinzip, Ihre elektronische Post zu festgelegten Zeiten abzurufen – und sie dann umgehend zu bearbeiten! Dabei sollten Sie jede E-Mail nur einmal "anfassen" und sofort entscheiden: Ablegen, Bearbeiten, Löschen oder Weiterleiten.

 

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Eisenhower, Pareto, Descartes und mehr - weitere Zeitmanagement-Methoden stellt Trainerin und Fachautorin Irmtraud Schmitt in der Mai-Ausgabe von working@office vor.

 

 

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