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Schlag nach im Handbuch ...

Das Erstellen von Ausgangsrechnungen ist eine komplexe Aufgabe, die ein gewisses Expertenwissen erfordert. Fehler provozieren Ärger mit dem Finanzamt oder haben im Ernstfall zur Folge, dass das Geld nicht kommt. Dokumentieren Sie in einem Handbuch, wie es einfach, schnell und richtig geht.

Schlag nach im Handbuch ...

Viele Assistentinnen haben einen Wissensschatz über die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen, der kaum zu überbieten ist. Damit machen sie sich vielleicht unentbehrlich. Aber: Wer unentbehrlich ist, hat auch niemals Feierabend! Und wird möglicherweise spät abends noch oder im Urlaub vom Chef angerufen, der unbedingt wissen muss, wo das Formular zur Rechnungsstellung gespeichert ist, oder welche Inhalte in einem Mahnschreiben enthalten sein müssen ...

 

Handbuch für komplexe Vorgänge

Eine wirklich professionelle und effiziente Organisation des Arbeitsplatzes zeigt sich dann, wenn eine neue Mitarbeiterin, ein neuer Mitarbeiter oder eine Vertretung die Aufgaben an dieser Stelle ohne große Schwierigkeiten übernehmen könnte. Wenn alles perfekt dokumentiert ist, können Sie Ihren wohlverdienten Feierabend oder Urlaub ungestört genießen und Sie haben Zeit für andere Aufgaben. Erleichtern Sie Ihren Kollegen und sich selbst die Arbeit und erstellen Sie ein Handbuch für komplexere Vorgänge und Checklisten für einfache Arbeitsabläufe. Mit standardisierten und dokumentierten Prozessabläufen stellen Sie sicher, dass auch in hektischen Zeiten kein wichtiges Detail übersehen wird.

 

Die Mitarbeiter einbeziehen

Für Rechnungen gibt es gesetzliche Vorgaben, die einzuhalten sind, und zumeist auch einheitliche Rechnungsformulare bzw. Dokumentvorlagen, die im Unternehmen verwendet werden. Wenn mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen gelegentlich Rechnungen erstellen müssen, macht es Sinn, in einem Handbuch Leitlinien und Arbeitsschritte für die Erstellung einer Rechnung festzulegen. Die Ausgangsrechnungen sind Bestandteil der Buchhaltung und sind auch eine wichtige Grundlage für das gesamte Controlling Ihres Unternehmens. Mit der richtigen Organisation und Dokumentation Ihrer Rechnungen liefern Sie wertvollen Input für das Rechnungswesen und können damit mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen erreichen.

 

Den Wind aus den Segeln nehmen

Wenn Sie die Mitarbeiter, für die das Handbuch ein hilfreiches Arbeitsmittel sein soll, bei der Erstellung mit einbeziehen, erreichen Sie damit am besten, dass das Handbuch später akzeptiert und eifrig genutzt wird. Es gibt immer Kritiker, die Richtlinien, Anleitungen und Formulare als Bürokratisierung und Bevormundung ablehnen. Versuchen Sie diesen Skeptikern gleich den Wind aus den Segeln zu nehmen, indem Sie im Vorwort formulieren, welchen Sinn und Zweck das Handbuch erfüllen soll und aus welchen Gründen es erstellt wurde.

 

Wertvolle Vorarbeit

So können Sie zum Beispiel in der Einleitung als Begründung für die Erstellung und Verwendung des Handbuchs darlegen, dass seit Jahren die Formvorschriften und Pflichtangaben für Rechnungen vom Gesetzgeber immer weiter verschärft wurden. Sinn und Zweck des Handbuchs soll es deshalb sein, allen Mitarbeitern zu ermöglichen, alle erforderlichen Vorschriften in ihren Rechnungen anzuwenden, ohne sich selbst bei jeder Rechnung durch die komplexen finanz- und steuerrechtlichen Vorschriften durcharbeiten zu müssen.

 

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Wie die Gliederung und der Inhalt eines Handbuchs aussehen kann, wie Sie den Fakturierungsprozess darstellen, welche Pflichtangaben laut Gesetzgeber bei der Rechnungserstellung erforderlich sind und wie Sie das Mahnwesen im Handbuch dokumentieren, erklärt Trainerin Gabriele Hölscher in der aktuellen Ausgabe von working@office.  

 

 

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