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Die Projektevaluierung zählt zu den wichtigen Kernphasen im Projekt-Management

Stopp, noch ist das Projekt nicht beendet! Ein wichtiger Schritt kurz vor dem Abschluss ist die Evaluierungsphase: Wenn es hier gelingt, das Team in einen guten Resonanz-Modus zu bringen, kann dabei höchst konstruktives Feedback herauskommen.

Die Projektevaluierung zählt zu den wichtigen Kernphasen im Projekt.

Die Projektevaluierung zählt zu den wichtigen Kernphasen im Projekt-Management

Auf der Straße lächelt uns jemand an und wir lächeln unwillkürlich zurück. Jemand gähnt, und wir gähnen automatisch ebenfalls. Wir schauen einen bewegenden Film, und es kommen uns die Tränen. Dafür sorgen die Spiegelneuronen, sie machen uns zu einem mitfühlenden Lebewesen. Spiegelneuronen sind spezielle Nervenzellen im Gehirn, eine Art Resonanzsystem, das Gefühle und Stimmungen anderer in einem selbst zum Mitklingen bringt – so als würden wir das Gesehene gerade selbst erleben.

Resonanz nennt man in der Physik die Fähigkeit, mit anderen Körpern mitzuschwingen. Damit Resonanz entsteht, braucht es mindestens zwei Personen oder auch ein ganzes Team, das auf einer gemeinsamen Wellenlänge schwingt. Wie gut es tut, mit anderen mitzuschwingen, auch das hat vermutlich jeder schon mal erlebt: in einem Konzertsaal beispielsweise, wo wir die freudige Stimmung aller mit einem Kribbeln auf der Haut spüren, bei einem innigen Gespräch mit Gleichgesinnten, das ein tiefes Wohlgefühl erzeugt oder im Büro, wenn wir im größten Stress alle an einem Strang ziehen.

Genau diese Resonanzfähigkeit ist buchstäblich Gold wert, wenn es um Feedback geht. Es ist eine Kernkomponente im Projekt-Management in jeder Phase, vor allem aber in der Evaluierung, wenn das „Finish“ zum Schlussstrich kommt – unabhängig vom Projektabschluss mit dem Kunden. In der Evaluierungsphase dreht es sich um sämtliche beteiligten Personengruppen, also zum Beispiel um das Projektteam, die Zielgruppe, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder.

Kernphase der Projektevaluierung: Ein Resümee ziehen

Unter Evaluation versteht man im Projekt-Management die Bewertung verschiedenster Kriterien im gelaufenen Projekt. Das können beispielsweise die Prozesse, der Aufwand, die Strukturen oder die Ergebnisse sein. Dabei handelt es sich nicht um eine Art große Abrechnung mit allen Beteiligten, sondern um die Analyse, ob Maßnahmen, Tools, Kapazitäten, Know-how & Co. geeignet waren, ihren Zweck im Projekt zu erfüllen.

Neben dem Nutzen der gängigen Projektinstrumente, wie zum Beispiel der Dokumentation für die Analyse, ist auch das Feedback eine sehr hilfreiche Methode. Es dient der Reflexion und es ermöglicht, Resümees zu ziehen, zum Beispiel innerhalb des Projektteams in Form eines mündlichen Gesprächs oder mithilfe eines Fragebogens. Solche schriftlichen Feedback-Abfragen werden häufig im Eventbereich eingesetzt. Auch hier werden nach einer Veranstaltung noch mal Inhalte und Durchführung abgeklopft.

Fragestellungen für die Evaluation eines Projekts ans Team könnten sein ...

  • Wo haben wir als Team gut funktioniert?
  • Wie zufrieden war das Team mit der internen Kommunikation?
  • Wie hat jeder für sich das Team erlebt?
  • Welche fachspezifischen Hürden bremsten während des Projekts und wie ließen sie sich abbauen?
  • Und welche Erfahrungen nehmen die Projektmitglieder mit, welche davon bleiben für das Unternehmen wichtig, welche können in künftige Projekte einfließen?

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Bestandsaufnahme im Team

Die Projektevaluierung zählt zu den wichtigen Kernphasen im Projekt. Dabei geht es darum, die Erfahrungswerte zu sichern. Instrumente und Eckpfeiler helfen:

  • Die Sicht verschiedener Personengruppen in die Evaluierung einbeziehen, wie zum Beispiel Geschäftsleitung, Zielgruppen, Projektteam.
  • Erfolgskriterien definieren, zum Beispiel Zielerreichung, Zufriedenheit, Kompetenzprofile, Ressourceneinsatz, Einhaltung von Zeitplänen, gute Rollenbesetzung etc.
  • Methode auswählen, zum Beispiel die Dokumentation analysieren oder Feedback einholen im Projektteam, von internen oder externen Stakeholdern.
  • Instrumente auswählen, zum Beispiel mittels Fragebogen oder in informellen Gesprächen, und zwar zu „harten“ Faktoren, aber auch zu Stimmungsbildern.
  • Erfahrungen ummünzen („Lessons Learned“), zum Beispiel Maßnahmen initiieren, um Produktqualität zu sichern; Risiken für kommende Projekte herauskristallisieren; Organisation und ihre Effizienz bewerten und daraus Schlüsse für Kapazitätenaufbau ziehen etc.

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