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Modern Talking

So futuristisch unser Arbeitsplatz von morgen auch aussehen mag: Im Mittelpunkt ist und bleibt der persönliche Austausch. Dabei sollen Möbel und Multimedia-Technik die menschliche Kommunikation fördern - und nicht stören. Entscheidend für die gelungene Planung sind die richtigen Fragen vorab.

So futuristisch unser Arbeitsplatz von morgen auch aussehen mag: Im Mittelpunkt ist und bleibt der persönliche Austausch. Dabei sollen Möbel und Multimedia-Technik die menschliche Kommunikation fördern - und nicht stören. Entscheidend für die gelungene Planung des Meetings sind die richtigen Fragen vorab.

 

Auch im 21. Jahrhundert gilt: Das persönliche Gespräch ist fester Bestandteil der Arbeitsprozesse und heute wichtiger als je zuvor.

 

 

 

Nichts geht über Kommunikation

Keine Unternehmenskultur entsteht ohne persönliche Gespräche, keine Weiterbildung kommt ohne den Austausch über Seminarinhalte aus. Das Management verbringt mittlerweile 70 bis 80 Prozent der Arbeitszeit nicht mehr hinter dem Schreibtisch, sondern in kommunikativen Begegnungen.

 

Im Meeting gerne mit Multimedia

Eine vom Büromöbelhersteller Wilkhahn beauftragte Online-Befragung von 3.244 Frauen und Männern in Deutschland, Frankreich und England hat ergeben, dass 76 Prozent der Befragten im Meeting gerne Multimedia-Technik nutzen würden, 69 Prozent wünschen sich Zugang zu Netzwerk und Internet – Funktionen, die bei der Einrichtung von Besprechungsräumen oft nicht eingeplant sind. Dabei wären Meetings viel effizienter, wenn die Teilnehmer spontan auf digitale Informationen zugreifen und diese auch bearbeiten könnten.

 

Technik nicht als Selbstzweck

Die Einbindung der Medientechnik in die Teamarbeit erfordert ein Umdenken: Hier füttert nicht der Mensch den Computer mit Daten, sondern die Daten des Computers sollen den Austausch zwischen den Menschen fördern. Falsch eingesetzt, kann die Medientechnik diesen eigentlichen Sinn und Zweck des Zusammentreffens behindern, anstatt ihn zu fördern. Wenn bei einem Meeting der Eindruck entsteht, dass sich die Teilnehmer mehr mit ihrem Laptop als mit dem Gespräch beschäftigen, ist das Ziel verfehlt. Bei der Integration von Medientechnik sollten deshalb Einfachheit der Anschlüsse, intuitive Bedienung und homogener Einbau im Vordergrund stehen.

 

Wer soll sich mit wem treffen? Und wozu?

Kommunikationsprozesse lassen sich besser gestalten, wenn die Zusammenhänge zwischen menschlichen Bedürfnissen, Prozessen und Methodik, Medieneinsatz und Räumen beachtet werden. Entscheidend ist deshalb vor einem Meeting die richtige Fragestellung: Wer soll sich mit wem, wie oft, warum und wozu treffen. Dann erst sollten die dafür passenden Methoden, Räume, Einrichtungskonzepte und Medien gewählt werden.

 

Vor der Planung: Fragen stellen

An erster Stelle der Planung steht die Zielsetzung für das Meeting, die eine sinnvolle Teilnehmerzahl und die passende Methodik festlegt. Soll beraten oder lediglich informiert werden? Geht es um die Entscheidungsfindung oder um deren Verkündung? Steht die Vermittlung neuer Kompetenzen und Fähigkeiten im Mittelpunkt? Oder aber ist die kreative Ideenentwicklung gefragt, die im Anschluss bewertet und in verbindliche Maßnahmenpläne umgesetzt werden soll?

 

Mehr lesen

Was bei multimedialen Konferenztischen wichtig ist, was aus technischer Sicht eine gelungene Sitzung ausmacht und warum der Trend zur "Stehung" geht, lesen Sie in der Februarausgabe von working@office im Beitrag von Fachbuchautor Burkhard Remmers. Er arbeitet als Manager für internationale Unternehmenskommunikation. 

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