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Mit Plan gegen die Hektik

Wenn Sie wieder einmal das Gefühl haben, Ihnen läuft die Zeit davon, laufen Sie nicht einfach weiter: Halten Sie inne für einen planvollen Umgang mit Arbeits- und Freizeit. Damit gewinnen Sie Freiräume und das Gefühl, wieder selbst am Steuer zu sein.

Tempo, Tempo: Immer neue, raffiniertere Technologien sorgen dafür, dass wir in immer weniger Zeit immer mehr erledigen können – und müssen. Denn was möglich ist, wird auch erwartet. Um in der Flut der vielen Anforderungen und Möglichkeiten nicht unterzugehen, brauchen wir ein System, das uns hilft, zu entscheiden: Was ist wirklich wichtig, was kann warten? Mit den zehn folgenden Tipps gelingt das besser.

 

1) Prioritäten setzen

Teilen Sie Ihre Aufgaben ein nach wichtigen und dringenden, wichtigen und weniger dringenden und nach unwichtigen Aufgaben. Zuerst erledigen Sie dann, was wichtig und dringend ist, dann was wichtig und weniger dringend und zum Schluss beschäftigen Sie sich mit den unwichtigen Dingen. Unangenehme Aufgaben sollten Sie sofort erledigen, sonst laufen Sie Gefahr, sie einfach immer weiter vor sich herzuschieben.

 

2) Die Drei-Minuten-Regel

Erledigen Sie alle Arbeiten sofort, die weniger als drei Minuten dauern. Dazu zählen beispielsweise Rückfragen, Antworten auf E-Mails und Briefe, Informationen recherchieren, Eingangspost sortieren und unwichtige Informationen wegwerfen. Damit verhindern Sie, dass die Stapel von Unerledigtem auf Ihrem Schreibtisch in die Höhe wachsen.

 

3) Schriftlich planen

Zunächst bedeutet das zwar erst einmal, etwas Zeit zu investieren, um alle Tätigkeiten, die zu erledigen sind, zu sammeln und aufzuschreiben. Der Vorteil ist aber, dass Sie sich nicht mehr so schnell verzetteln und zu lange mit Unwichtigem beschäftigen. Schreiben Sie bei der Planung gleich dazu, wie viel Zeit die Tätigkeit ungefähr benötigen wird. Nun können Sie einen realistischen Wochenplan erstellen. Vorsicht: Verplanen Sie nur etwa 50 bis 70 Prozent Ihrer Arbeitszeit, den Rest sollten Sie für unvorhergesehene Aufgaben reservieren.

 

4) Das Nein-Sagen lernen

Sekretärinnen und Assistentinnen zeichnen sich durch große Hilfsbereitschaft aus. Doch wer immer gleich „Ja" sagt und Kollegen stets und ständig hilft, gerät in Gefahr, die eigenen Ziele aus dem Blick zu verlieren. Trauen Sie sich, auch einmal „Nein" zu sagen, wenn eine Bitte Ihnen zeitlich – oder aus welchem Grund auch immer – gerade gar nicht passt.

 

Weiter lesen 

Sechs weitere Tipps wie Sie Zeit sparen finden Sie in der August-Ausgabe von working@office.

 

 

Bildnachweis: Photodisc

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