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Kaizen im Office

Mit der fernöstlichen Verbesserungskultur Arbeitsabläufe effizienter gestalten

Vor gut 15 Jahren schlug ein Buch ein wie eine Bombe: "Die zweite Revolution in der Autoindustrie". Entstanden aus einer Studie, die herausfinden sollte, warum die japanischen Autobauer ihren Konkurrenten in Amerika und Europa so haushoch überlegen waren. Ein wichtiges Ergebnis der Studie zeigte sich in der Anwendung der Japaner von Kaizen, einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), der zu einer schlankeren Produktion führte. Der deutlichste Unterschied zu westlichen Systemen: Kaizen setzt beim Arbeiter und Meister einsetzt, während im Westen erst ab dem mittleren Management an Optimierungen gearbeitet wurde. 


Wandel zum Besseren

Klassisches Qualitätsmanagement, wie man es heute überall kennt, sollte die Aufgabe haben, Produktions- und Geschäftsprozesse zu beschreiben, zu überprüfen und zu verbessern. Zertifiziert durch ein unabhängiges Prüfinstitut nach festgelegten Normen kann Qualitätsmanagement Geschäftspartnern mehr Sicherheit im Umgang miteinander geben, weil durch die Beschreibung der Geschäftsprozesse zum ersten Mal Prozesse in Unternehmen nachvollziehbar werden.


Unterschreiben, abheften, vergessen

Qualitätsstandards sind in vielen Firmen bereits gang und gäbe. Die Frage ist: Was wird daraus gemacht. Häufig wird schlicht Prozess überprüft, beschrieben, das Schriftstück wird kopiert und verteilt und letztendlich abgeheftet. Zweimal im Jahr holen wir den Ordner mit der zertifizierten Prozessen aus dem Schrank, überprüfen, ob die Beschreibung noch stimmt, und stellen ihn wieder zurück.


Wo bleibt die Verbesserung?

 Die Defizite im Qualitätsmanagement liegen heute in der dritten Aufgabe, der Verbesserung. Der Change Management Prozess ist etwas, was sich nicht so einfach in ein Blatt Papier pressen lässt. Man braucht Menschen und Lösungen, die durchsetzen und durchsetzbar sind. Es liegt oft im persönlichen Einsatzwillen jedes einzelnen Mitarbeiters, Änderungen anzustoßen. Es gibt allerdings organisatorische Ansatzpunkte, die helfen können. 


Ansätze für Lösungen

Ein funktionierendes Reklamationsmanagement ist hier die sicherste Quelle für Verbesserungen. Ziel dieses Prozesses muss es sein, Geschäftsprozesse so zu verändern, dass Abweichungen zukünftig nicht mehr auftreten. Ein entsprechend aufgesetzter Managementprozess kann die zweite Hilfe sein, um nach Lösungen zur Verbesserung zu suchen. Hierbei müssen sich regelmäßig Fachgruppen treffen, um die bestehenden Geschäftsprozesse anzuschauen und nach Verbesserungen zu suchen.


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