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Office Stars: Die Zwei hinter dem Top-Manager

Alexa Müller und Anna Ristic: Ihr Chef ist CEO einer der führenden Lösungsanbieter im Bereich der Geschäftsreise. Wie die beiden Office-Professionals von Tobias Ragge den Arbeitstag des Business-Travel-Visionärs managen, haben sie bei einem Besuch in der Kölner HRS-Zentrale erzählt.

Alexa Müller und Anna Ristic

„Wir haben uns als Team richtig gut eingespielt.” - Executive und Personal Assistant von Tobias Ragge, CEO von HRS: Alexa Müller (links) und Anna Ristic.

Heute geht es für Tobias Ragge nach Indien. Einmal pro Jahr, so hat er sich vorgenommen, möchte er jedes der 36 Büros von HRS weltweit besuchen. Der Weg dorthin wird bis auf die letzte Sekunde genutzt – auch, um Instruktionen zu geben und wichtige Gedanken zu kanalisieren.

„Für Tobias Ragge läuft es gut, wenn er jede Minute des Tages nutzen kann“, sagt Alexa Müller und erntet ein bestätigendes Nicken von ihrer Kollegin Anna Ristic. Die beiden müssen es wissen, denn näher als sie arbeitet niemand mit dem Chef der HRS Group. Anna Ristic ist als Personal Assistant von Tobias Ragge für die komplette Reiseplanung des Managers verantwortlich. Ihre Kollegin Alexa Müller, Tobias Ragges Executive Assistant, unterstützt seinen Arbeitsalltag inhaltlich, bereitet Meetings vor, bündelt Informationen, die er für seine Termine benötigt und bereitet Präsentationen vor.

Seit anderthalb Jahren arbeitet sie in dieser Position, für das Unternehmen ist sie schon neun Jahre tätig. Die beiden Office Professionals sind ein perfekt eingespieltes Team. Wie geht das bei einem Vorgesetzten, der 70 Prozent seiner Zeit gar nicht im Büro ist? Schließlich müssen die beiden berufstätigen Mütter nicht nur ihren Job perfekt managen, sondern auch ihr Familienleben.

„Klassische Arbeitszeiten gibt es bei uns nicht“, sagt Alexa Müller. Anna Ristic ist meist frühmorgens schon einmal online, bevor die beiden Kolleginnen sich im Büro treffen. Abends wiederum treffen sich beide vom Homeoffice aus online wieder, um zu schauen, was der Nachmittag in der Kölner Zentrale an Neuigkeiten gebracht hat. „Zu zweit können wir auf diese Weise gewährleisten, dass immer alles sehr zeitnah angeschoben und erledigt wird“, sagt Anna Ristic.

Eine Vision, die alle motiviert

Jahr für Jahr buchen mehrere Millionen Menschen ein Hotelzimmer über HRS. Doch die international tätige Gruppe ist längst mehr als nur ein Buchungsportal. Im Portalgeschäft zählt HRS zu den Top 3 Hotelbuchungsportalen für Geschäftsreisende in Europa. Daneben hat der Vorgesetzte von Anna Ristic und Alexa Müller einen eigenständigen Geschäftsbereich namens HRS Global Hotel Solutions etabliert, der als weltweiter Outsourcing Partner Dienstleitungen für multinationale Konzerne rund um die geschäftliche Hotelbuchung abdeckt.

Jeder im Unternehmen wolle seinen Teil dazu beitragen, das Unternehmen noch erfolgreicher zu machen, finden beide Assistenzkräfte. Auch wenn beide auf ganz unterschiedlichem Wege zu HRS gefunden haben, so ist es doch eine Sache, die sie beide täglich motiviert und ansport, ihr Bestes zu geben: „Unser Chef und seine Vision.“ Es sei bemerkenswert, mit welcher Motivation er Dinge anpackt, und dabei sei er sich für kein Meeting zu schade, in dem es um wichtige Angelegenheiten eines Kunden gehe. „Es ist erstaunlich, wie viel Detailwissen er hat und dabei zugleich das große Ganze im Blick hat.“

Das Wort "unmöglich" gibt es nicht

Anna Ristic hat eine klassische Hotelausbildung absolviert. Nach der Ausbildung und verschiedenen Positionen in Baden-Baden, Frankfurt am Main und Köln wollte sie die Hotellerie jedoch hinter sich lassen und etwas anderes kennenlernen. Für die Position als Personal Assistant wurde sie angesprochen, nach dem Vorstellungsgespräch war sie Feuer und Flamme: „Ich wusste sofort, dass ich unbedingt für ihn arbeiten möchte.“ Drei Jahre ist das jetzt her, und bis heute hat die Leverkusenerin keinen Tag bereut.

Auch Alexa Müller hat eine klassische Touristikausbildung. Nach einem erfolgreich absolvierten Tourismusstudium, startete sie das Management Trainee Programm bei der Sixt AG. Einige erfolgreiche Jahre im Vertrieb folgen, in denen sie auf Ihren heutigen Arbeitgeber HRS stieß. „HRS war einer meiner interessantesten Kunden, die rasante Entwicklung und internationale Expansion haben mich neugierig gemacht“, erinnert sich Alexa Müller.

Nach mehr als sieben Jahren im Vertrieb in diversen Führungsrollen und zwei Babypausen, hatte Alexa Müller Lust auf Veränderung. Das Angebot von Tobias Ragge kam wie gerufen, als er ihr vorschlägt direkt für ihn als Assistenz zu arbeiten. Das ist mittlerweile eineinhalb Jahre her. „Wir haben uns als Team richtig gut eingespielt“, finden die beiden Office-Professionals. Das Urteil ihres Chefs gibt ihnen recht: „Die beiden halten mir sehr oft den Rücken frei, indem sie Themen inhaltlich weiterdenken oder mir komplett abnehmen“, sagt Tobias Ragge. „Sie planen alles um mich herum, um mein Leben einfacher zu machen – das Wort ‚unmöglich’ gibt es bei den beiden nicht.“

DIE HRS GROUP

Seit März 2008 leitet Tobias Ragge als CEO das 1972 gegründete Familienunternehmen in zweiter Generation. Seither hat der Unternehmer die HRS Group in eine global expandierende Unternehmensgruppe weiterentwickelt, die mehr als 1.500 Mitarbeiter an über 35 Standorten weltweit beschäftigt.

Im globalen Geschäftsreisemarkt zählt HRS mit der Marke HRS Global Hotel Solutions zu den marktführenden Anbietern, in Europa gehört HRS zu den Top 3 Hotelportalen. Das Unternehmen vereinfacht als Outsourcing-Provider für Konzerne die Prozesse rund um den Hotelaufenthalt und bietet Reiseverantwortlichen und den Reisenden selbst zukunftsweisende Lösungen. Multinationale Konzerne, Geschäftsreisende und Hotelpartner profitieren gleichermaßen vom weltweiten Netzwerk der HRS Group. Der Hauptsitz befindet sich in Köln.

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