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Gelungene Geburtstagsbriefe an Kollegen und Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter hat Geburtstag und Ihr Chef sagt zu Ihnen: „Lassen Sie sich mal ein paar nette Zeilen einfallen. Sie können das doch so gut.“ Leichter gesagt als getan. Gerade Glückwunschschreiben sind schwierig zu formulieren, wenn Sie die üblichen Floskeln vermeiden möchten und dem Empfänger eine echte Freude bereiten sollen. Dieser Beitrag hilft Ihnen mit gelungenen Formulierungen diese Aufgabe zu meistern.

So erfüllen Sie die Erwartungen Ihres Chefs optimal und Ihr Chef wiederum kann bei seinen Mitarbeitern mit individuellen Glückwünschen glänzen.

So erfüllen Sie die Erwartungen Ihres Chefs optimal und Ihr Chef wiederum kann bei seinen Mitarbeitern mit individuellen Glückwünschen glänzen.

Gratulationen zum Geburtstag innerhalb Ihres Unternehmens – führen Sie Regeln ein

Wenn Ihr Chef jedes Jahr jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin einen persönlichen Brief zum Geburtstag schicken will, so könnte dies schon bei einem mittleren Unternehmen zu seiner Hauptbeschäftigung werden. Wichtig sind also klare Regeln, die festlegen, wer einen Geburtstagsbrief erhält. Bitten Sie um eindeutige Vorgaben, damit Sie planen können.

Eine mögliche Lösung: Mitglieder des Vorstands und Abteilungsleiter erhalten jedes Jahr ein Gratulationsschreiben, alle anderen bei einem runden Geburtstag. Ebenso sollten Sie die Frage klären, ob neben dem Brief auch ein Geschenk überreicht wird.

Machen Sie aus der Geburtstags-Routine etwas Besonderes!

Der Geburtstag ist ein individuelles Fest, für das Geburtstagskind ein ganz besonderer Tag. Da sich dieser Anlass aber Jahr für Jahr wiederholt, besteht die Gefahr, dass die alljährliche Gratulation zur Routine wird und jedes Jahr immer wieder die gleichen standardisierten „Sprüche“ wiederholt werden.Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie mit wenig Aufwand – oft nur durch eine geringfügige Variante – Abwechslung in Ihre Korrespondenz zu diesem persönlichen Festtag bringen.

Ihr Brief sollte auf jeden Fall das Gefühl vermitteln, dass sich da jemand Gedanken gemacht und nicht ganz einfach eine vorgefertigte Karte aus der Schublade genommen und fertige Sätze wie mit einer Sprachschablone gestanzt hat.

Machen Sie deutlich, dass es sich nicht um ein Geschäftsschreiben handelt

Nehmen Sie für Ihre Geburtstagsbriefe keine Fensterbriefumschläge. Das sieht zu sehr nach geschäftlicher Routine aus. Ein Umschlag ohne Sichtfenster ist für diesen Anlass besser geeignet. Beschriften Sie ihn mit der Hand und kleben Sie, wenn möglich, eine Briefmarke darauf, falls Sie den Brief verschicken müssen, statt ihn mit der Hauspost zu befördern. Freistempler wirken unpersönlich.

Im Idealfall schreibt Ihr Chef den gesamten Brief von Hand. Wenn Sie ihn nicht dazu bringen können, sind aber ein handschriftlicher Abschlussgruß und die persönliche Unterschrift das Minimum. Die Einbeziehung von geschäftlichen Angelegenheiten ist bei einem Gratulationsschreiben absolut tabu!

So nicht:

Sobald Sie Ihren Geburtstag gefeiert haben, müssen wir uns unbedingt treffen, um unsere Verkaufsstatistiken auszuwerten.

Warum schreiben Sie dann nicht gleich offen und ehrlich „Wegen Ihres lästigen Geburtstags müssen wir nun diese dringende Angelegenheit verschieben“?

Besser so:

Dieser Geburtstag gehört ganz und gar Ihnen, Ihrer Familie und Ihren Freunden. Ich wünsche Ihnen ein schönes Fest!

Ergänzen Sie unsere Musterbriefe mit einer persönlichen Variante

Unsere Musterbriefe sind eine ideale Vorlage für Ihre Geburtstagsbriefe. Sie werden darunter ganz sicher einen Vorschlag finden, der Ihnen gefällt und Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtert. Vielleicht haben Sie aber den Wunsch, aus diesem Rohmaterial Ihren ganz besonderen, für diese spezifische Situation geeigneten Brief zu entwickeln.

Hierzu einige Beispiele:

Regionale Variante: Wir Nordlichter haben ja den Ruf, ein wenig kühl zu sein. Aber Feste feiern können wir auch!

Saisonale Varianten:

Ihr Geburtstag fällt ja in die im Allgemeinen stürmische Zeit des Jahres. Irgendwie passt das zu Ihnen.

Sie haben sich für Ihre Ankunft auf dieser Welt die sonnige Phase des Jahres ausgewählt, also die ideale Voraussetzung für ein sonniges Gemüt und die beste Zeit zum Festefeiern.

Individuelle, auf die Person bezogene Ergänzungen:

Ich wünsche Ihnen nicht nur viel Glück bei Ihren Jagdreisen, sondern auch viel Erfolg bei der Jagd nach dem Glück.

Ich wünsche Ihnen das richtige „Händchen“ nicht nur beim Golfspiel, sondern auch bei all Ihren privaten und beruflichen Aktivitäten.

Moderne Variante: E-Mail zum Geburtstag?

Es gibt viele Internetanbieter, die Grußkarten zum Geburtstag anbieten, und es gibt hier sogar recht originelle Ideen. Was Sie im privaten Bereich nutzen, ist im offiziellen Bereich des Geschäftslebens nicht zu empfehlen. Nutzen Sie dieses Angebot, wenn Sie mögen, für Ihren Freundeskreis, aber widerstehen Sie dieser Versuchung in Ihrem beruflichen Umfeld und versuchen Sie, Ihren Chef von diesem Weg des geringsten Aufwands abzubringen.

Eine E-Mail sieht zu sehr nach bequemer Abwicklung einer lästigen Verpflichtung aus. Dieser per E-Mail versandte Geburtstagsgruß geht in einem täglich neu überfluteten E-Mail-Postfach erfahrungsgemäß unter.

Sorgen Sie für die pünktliche Ankunft Ihres Schreibens

Ein Geburtstagsbrief hat nur an diesem speziellen Tag seine Wirkung. Sorgen Sie also dafür, dass er pünktlich ankommt, und besorgen Sie sich rechtzeitig die Unterschrift Ihres Chefs. Schon bei einem Tag Abweichung geht der Effekt eines Geburtstagsbriefes verloren, denn die Geburtstagsstimmung gibt es eben nur an diesem einen Tag und nicht vorher oder nachher. Falls Sie wissen, dass der Empfänger an seinem Geburtstag Urlaub genommen hat, schicken Sie den Brief an seine Privatanschrift.

Formulieren Sie passend

Die Erwartungen des Empfängers sind bei Gratulationen zum Geburtstag begrenzt. Die zentrale Botschaft wird immer sein: Ich habe an Ihren Geburtstag gedacht, ich sende Ihnen meine guten Wünsche. Zwei Extreme sollten Sie bei der Wortwahl, dem Stil Ihres Schreibens, vermeiden: die nüchterne und sachliche Ausdrucksweise eines Geschäftsschreibens und eine übertrieben sentimentale, salbungsvolle oder gar belehrende Ausdrucksweise.

So nicht:

Hiermit sende ich Ihnen meine Glückwünsche. oder Ich nehme Ihren Geburtstag zum Anlass, Ihnen meine Glückwünsche zu übermitteln.

Experten-Tipp: Das klingt zu distanziert und vermittelt Gleichgültigkeit. Es fehlt dann eigentlich nur noch die geschäftsmäßige und völlig emotionslose Ergänzung: „Als Anlage übersende ich Ihnen mein Geschenk.“

Besser so:

Am Beginn eines neuen Lebensjahres wünsche ich Ihnen viel Glück auf dem nächsten Abschnitt Ihres Lebensweges.

Trauen Sie sich emotional und persönlich zu formulieren

In einem Unternehmen gibt es eine ständige Kommunikation auf der Sachebene, auf der alle notwendigen Abläufe eher nüchtern und geschäftsmäßig abgewickelt werden. Briefe zum Geburtstag sind eine große Chance, die Kommunikation auch auf der persönlichen, eher emotionalen Ebene zu pflegen. Für die Motivation von Mitarbeitern und somit auch für den Erfolg eines Unternehmens ist diese Ebene unbestritten wichtig. Dazu brauchen Sie nicht einmal die Erkenntnisse neuester Studien – Ihre eigene Erfahrung wird dies ganz sicher bestätigen.

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