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Mit diesen Tipps sparen Sie Zeit beim Telefonieren

Im Sekretariat gehört das Telefon zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln. Wir telefonieren täglich mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Leider ist es auch einer der größten Zeitfresser. Wie Sie in Zukunft beim Telefonieren Zeit sparen, erfahren Sie hier.

Telefonieren Zeit sparen

In vier Fremdsprachen übersetzt: Wie Sie beim Telefonieren Zeit sparen.

Planen Sie Ihre Telefonate

Wenn Sie zum Beispiel Kollegen anrufen müssen, um ein bestimmtes Thema zu besprechen, dann vereinbaren Sie Telefontermine und informieren Sie Ihren Gesprächspartner vorab über den Gesprächsinhalt und das Gesprächsziel:

„Lieber Herr Müller, ich möchte mit Ihnen gerne über die Budgetplanung für unser Projekt sprechen. Wir müssen das Budget für das Marketing aufteilen. Haben Sie kommenden Freitag, um 14 Uhr Zeit?"

So kann sich Herr Müller auf das Telefonat vorbereiten und das Telefonat wird wesentlich effizienter ablaufen.

Kommen Sie zum Punkt

Natürlich ist ein wenig Smalltalk zu Beginn eines Telefonats sinnvoll, um eine positive Gesprächsatmosphäre herzustellen. Doch vermeiden Sie, diese Phase unnötig in die Länge zu ziehen. Lenken Sie das Gespräch zum eigentlichen Zweck:

„Herr Müller, ich hatte ja um das Telefonat gebeten, um mit Ihnen über die Budgetplanung zu sprechen. Ich schlage folgendes vor ...“

Bremsen Sie Vielredner

Wenn Sie merken, dass Ihr Gesprächspartner vom Thema abschweift, greifen Sie ein. Mit Sätzen wie:

„Herr Müller, ich merke, wie wir gerade vom Thema abschweifen. Kommen wir noch einmal zurück zur Budgetplanung“ oder: „Danke für Ihren Einwurf. Wir sollten das zu einem anderen Zeitpunkt besprechen. Kommen wir zurück zum Thema. Lassen Sie uns weiter über das Budget sprechen“ lenken Sie den Fokus wieder zum eigentlichen Thema zurück.

Legen Sie sich eine Stoppuhr neben das Telefon

Um beim Telefonieren nicht unnötige Zeit zu verschwenden und vom Hundertsten ins Tausendste zu kommen, hilft eine Stoppuhr: Legen Sie Ihr Smartphone neben das Telefon und starten Sie die Stoppuhr, sobald Sie mit Ihrem Gespräch starten. Der Blick auf die Zeit, die „wegrennt“, baut ein wenig psychologischen Druck auf, keine Zeit zu verschwenden und so schnell wie möglich fertig zu werden.

In jeder Ausgabe von working@office finden Sie einen Text, der von unseren Muttersprachlern bzw. Diplomübersetzern in vier Fremdsprachen übersetzt wurde. So können Sie Ihre Fremdsprachenskills erweitern. Dies ist die deutsche Übersetzung des Texts aus working@office 5 | 2019.

Wichtige Begriffe und Vokabeln

  • Das Telefon ist einer der größten Zeitfresser.
  • Informieren Sie Ihren Gesprächspartner über Inhalt und Gesprächsziel.
  • Mit Vorbereitung wird das Telefonat effizienter ablaufen.
  • Kommen Sie zum Punkt!
  • Bremsen Sie Vielredner!
  • vom Thema abschweifen
  • Danke für Ihren Einwurf. Kommen wir zurück zum Thema.
  • vom Hundertsten ins Tausendste kommen

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