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Prokrastination ade

Unwichtiges vorziehen, Ablenkung annehmen und Aufgaben aufschieben: Wie Sie dieser Falle entkommen, zeigen wir Ihnen hier.

Prokrastination ade

Zeit effizient nutzen und produktiv sein – das will jeder am Arbeitsplatz.  Doch nicht immer gelingt es. Allzu gerne werden unwichtige Dinge einer ungeliebten, aber notwendige Sache vorgezogen, Aufgaben immer wieder aufgeschoben und jede Ablenkung gerne angenommen. Ratgeber in Sachen Zeitmanagement helfen da nicht weiter, denn darin geht es um die zielführende Planung der verfügbaren Zeit und die Umsetzung des Plans – und nicht um Prokrastination.

Prokrastination – Was ist das?

Prokrastination – auch „Aufschieberitis“ genannt – zeichnet sich dadurch aus, dass wir zwar die Zeit für eine bestimmte Aufgabe haben, wissen, dass wir diese Aufgabe erledigen sollten, dies jedoch nicht tun, weil wir sie aus irgendeinem Grund nicht mögen. Der Knackpunkt hier ist also nicht die fehlende Zeit, sondern das Motivationsdefizit, das eng mit der Haltung (also der Bewertung), mit der wir einer Aufgabe begegnen, verknüpft ist. Diese Haltung lässt sich durch geschicktes Vorgehen und ein wenig Tricksen ändern.

Analysieren und Anreichern

Ob Statistiken auswerten, einen Besuchsbericht schreiben oder Ablage machen – fragen Sie sich zunächst, warum Ihnen diese Aufgabe widerstrebt. Langweilig, eintönig, uninteressant? Dann machen Sie sie doch kurzweilig, herausfordernd und spannend! Befassen Sie sich mit der Aufgabe zunächst theoretisch und finden Sie heraus, wie Sie die Aufgabe „anreichern“ könnten: bunte Diagramme anhand der Zahlen erstellen, Fotos einbinden, neue farbige Mappen und Rubriken einführen zum Beispiel.

Keine Panik

Wenn wir mit einer bestimmten Aufgabe einen möglichen Misserfolg oder potenzielle Fehler verbinden oder auch nur vermuten, dass die Bewältigung Schwierigkeiten bereiten könnte, scheuen wir uns davor. Das rührt übrigens aus einem ganz natürlichen Schutzmechanismus heraus. Was tun? Reduzieren Sie den Problemcharakter  des Ganzen, indem Sie zum Beispiel die Aufgabe in mehrere Teilaufgaben aufsplitten und/oder einen Kollegen (m/w) einbinden bzw. eine Aufgabe delegieren.

Zu viel des Guten

Sind zu viele Dinge innerhalb eines Zeitraums zu erledigen, kommt uns der Aufgabenberg unüberwindbar vor und wir sind entmutigt. Hier gilt es zu sortieren. Doch wie? Methoden gibt es viele, eine erweist sich als zielführend und gleichzeitig einfach in der Umsetzung (denn schließlich soll es ja nicht zum Management des Zeitmanagements ausarten): die Eisenhower-Matrix nach dem gleichnamigen amerikanischen General und späteren US-Präsident Eisenhower. Unterscheiden Sie zwischen:

1.    Wichtig und Dringend

2.    Wichtig und weniger dringend

3.    Dringend, aber weniger wichtig

4.    Weder wichtig, noch dringend

Und versuchen Sie, sich daran zu halten.

Ablenkung willkommen? Hier unsere Tipps:

  • Konzentrieren Sie sich voll auf das, was Sie gerade bearbeiten.
  • Legen Sie fest, in welchen Zeitabständen Sie Ihre Mails checken, und bleiben Sie konsequent.
  • Reservieren ein Zeitfenster für Routineaufgaben wie Post durchsehen, Pflanzen gießen, Kaffee kochen, Schreibtisch aufräumen usw.
  • Vermeiden Sie Unterbrechungen. Sie haben angefangen, den Besuchsbericht zu schreiben? Dann bleiben Sie dran! Belohnen können Sie sich am Ende.
  • Erstellen Sie am Vorabend oder am Morgen eine To-Do Liste und arbeiten Sie diese ab. Ist ein Punkt erledigt, haken Sie ihn ab. Das macht zufrieden und spornt an.

 

 

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