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Wie Sie mit privaten E-Mails an Ihren Chef umgehen

Als Assistentin ist es nicht unüblich, Leseberechtigung auf das E-Mail-Postfach des Chefs zu haben. Dabei kann es hin und wieder zu peinlichen Situationen kommen: Nämlich dann, wenn sie ohne Absicht eine private E-Mail liest.

private E-Mails

Peinlich! So verhindern Sie, dass Sie beim Bearbeiten des Posteingangs Ihres Chefs aus Versehen eine E-Mail mit prekärem Inhalt lesen.

Susanne, Vorstandsassistentin in einem Großkonzern, ist das gleich zu Beginn ihres neuen Jobs passiert: Beim Bearbeiten des Posteingangs las sie aus Versehen eine E-Mail mit prekärem Inhalt, die weder verschlüsselt noch als privat gekennzeichnet war. Wie würden Sie in dieser Situation reagieren?

In jeder Ausgabe von working@office finden Sie einen Text, der von unseren Muttersprachlern bzw. Diplomübersetzern in vier Fremdsprachen übersetzt wurde. So können Sie Ihre Fremdsprachenskills erweitern. Dies ist die deutsche Übersetzung der Texte aus working@office 2 | 2019.

Besprechen Sie mit Ihrem Chef die grundsätzliche Vorgehensweise

Susanne entschied sich, ihren Chef nicht direkt anzusprechen, weil ihr die Situation sehr unangenehm war. Sie wartete einige Tage und wartete das erste Zwischengespräch nach der Einarbeitung ab. Dort fragte sie ihren Vorgesetzten, wie sie grundsätzlich mit privaten E-Mails umgehen soll. Das konkrete Beispiel nannte sie dabei nicht, sondern formulierte ihre Frage ganz allgemein.

Mit Ihrem Chef vereinbarte Sie daraufhin folgendes:

  • Sie richteten einen Unterordner in seinem Outlook-Postfach ein, auf das sie selbst keine Leseberechtigung hatte. Gleichzeitig erstellten sie eine Regel, dass E-Mails von bestimmten Absendern, wie zum Beispiel seiner Frau oder seinem persönlichen Bankberater, automatisch darin landeten.
  • Darüber hinaus bat Susanne ihren Chef noch einmal die Personen zu informieren, die ihm hin und wieder private E-Mails schicken, dass sie Leseberechtigung auf seinen Posteingang hat.
  • Ihr Chef bat sie zudem, alle weiteren Informationen, die Susanne aus Versehen lesen sollte, vertraulich zu behandeln.

Sätze und Vokabular

  • Ich möchte gerne mit Ihnen besprechen, wie wir mit privaten E-Mails umgehen.
  • Bitte geben Sie Ihren privaten Kontakten Bescheid, dass ich Zugriff auf Ihren E-Mail-Posteingang habe. 
  • Ich habe versehentlich eine private E-Mail gelesen. Sie war weder verschlüsselt noch als privat gekennzeichnet.
  • Lassen Sie uns eine automatische Regel erstellen: Alle E-Mails Ihrer privaten Kontakte wandern so direkt in einen Unterordner, auf den ich keinen Zugriff habe.

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