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Auf eine Anfrage antworten

Mit einem professionell erstellten Angebot haben Sie den Auftrag schon halb in der Tasche. Hier ein paar Tipps, wie das geht.

Auf eine Anfrage antworten

Sie erhalten eine Anfrage, in der ein potenzieller Kunde einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen schildert. Prüfen Sie zunächst, ob Ihnen alle benötigten Angaben für ein fundiertes schriftliches Angebot vorliegen. Falls nicht, melden Sie sich am besten telefonisch beim Kunden, um die fehlenden Informationen einzuholen.  

Auf die Anfrage eingehen

Zu Beginn des Angebots danken Sie für die Anfrage und vermitteln dem potenziellen Kunden, dass Sie sich eingehend mit seinem Bedarf befasst haben. Beispiel: Besten Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot: …  

Gut strukturiert

Achten Sie darauf, Ihr Angebot klar zu strukturieren, und nennen Sie sämtliche Merkmale der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen: Bezeichnung, Artikelnummer, Größe oder Maße, Farbe usw. sowie Stückpreis und Preis je gewünschte Menge, Netto- und Bruttopreis, eventuelle Nachlässe, Liefertermin, Zahlungsbedingungen, Verpackung und Transporthinweise.  

Praxistipp: Bei umfangreichen Angeboten empfiehlt es sich, ein kurzes Begleitschreiben zu verfassen und auf das detaillierte Angebot im Anhang zu verweisen. Beispiel: Die Details des Angebots mit allen notwendigen Angaben finden Sie im Anhang.  

Wichtige Klauseln

Da aus dem Angebot im Idealfall ein Kaufvertrag bzw. Auftrag werden soll, sind wichtige Eckpunkte zu beachten:

  • Befristen Sie Ihr Angebot (Regelfall 4-6 Wochen).
  • Nennen Sie Liefer- und Zahlungsmodalitäten (einschl. Eigentumsvorbehalt).
  • Verweisen Sie auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

Beispiele:

  • Das vorliegende Angebot gilt einschließlich …
  • Zahlung: 40 % Anzahlung bei Auftragserteilung. Saldo netto binnen 30 Tagen nach Datum der Rechnung.
  • Lieferung: pauschal xx Euro  

Der direkte Weg zu Ihnen

Machen Sie es dem potenziellen Kunden einfach, sich mit Ihnen in Kontakt zu setzen, falls er Rückfragen hat oder den Auftrag erteilen möchte:

  • Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter der Telefonnummer … zur Verfügung.
  • Zur Auftragserteilung senden Sie uns einfach eine E-Mail an …  

Angebot nachfassen

Meldet sich der Interessent nicht mehr, fassen Sie nach! Nur so können Sie Erkenntnisse ziehen, die Ihnen für künftige Angebote von Nutzen sein können. Aber: Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus, wenn Sie ihn per Telefon kontaktieren. Ihr Ansprechpartner wird sicher nicht darauf gewartet haben, dass Sie gerade jetzt anrufen. Lassen Sie ihm kurz Zeit, sich in das Thema Ihres Angebots wieder einzufinden. Ob per Telefon oder per Mail - fragen Sie nach, ob der potenzielle Kunde Ihr Angebot  vom … erhalten hat. Wenn ja, ob er dies prüfen konnte und Sie ihm bei der Klärung offener Punkte helfen können. So entwickeln sich oft konstruktive Gespräche.   

Satz- und Wortschatz

  • Wir würden uns freuen, wenn Ihnen unser Angebot zusagen würde.
  • Zögern Sie nicht, uns unter Telefonnummer … anzurufen, wenn Sie Fragen haben. Wir helfen Ihnen gerne.
  • Bei Abnahme von 2000 Stück gewähren wir einen Mengenrabatt von 5 %.
  • Angebot gilt, solange Vorrat reicht.
  • Bei Zahlung innerhalb 8 Tagen gewähren wir 2 % Skonto.
  • Wir sichern Ihnen eine zuverlässige und sorgfältige Ausführung zu.
  • Da es sich hier um eine Maßanfertigung handelt, ist eine Rückgabe nicht möglich.
  •   Es gilt die gesetzliche Garantie. Gerne können wir auch gestaffelte Zahlungen vereinbaren.
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