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Eine gute Vorstellung!

Nicht selten hängt von der Vorstellung der Arbeitsergebnisse eine Entscheidung ab. Hier einige hilfreiche Tipps für Sie.

Eine gute Vorstellung!

Die Recherchen sind durchgeführt, die Untersuchung abgeschlossen. Jetzt gilt es, die Ergebnisse so gut zu präsentieren, dass die richtigen Entscheidungen getroffen werden können.

Vorbereitung
Wer gut vorbereitet ist, präsentiert seine Arbeitsergebnisse sicherer. Deshalb sind vorab einige Fragen zu klären:
Ziel: Was will ich erreichen? Dient die Präsentation lediglich informativen Zwecken oder will ich eine Entscheidung herbeiführen?
Publikum: Wie gut kennen sich die Zuhörer mit dem Thema aus?
Visualisierung und Medieneinsatz: Mit welchen Mitteln will ich meine Botschaften vermitteln (Powerpoint-Folien, Fotos/Bilder, Pläne, Videofilm …) und welche Medien eignen sich am besten?
Interaktion: Dürfen die Zuhörer während meiner Präsentation oder erst am Ende Fragen stellen?
Handout: Werde ich den Zuhörern am Ende etwas in die Hand geben: Dokumentation, Übersichtsblatt, USB-Stick …?
Organisatorisches: Einladung, Raum, Pausengetränke usw.

Begrüßung
Sie begrüßen die Teilnehmer, stellen sich ggf. vor und präsentieren einen kurzen Abriss des Themas und des Ziels der Zusammenkunft. Klären Sie jetzt den Ablauf (am besten vorher auf einem Flipchart skizzieren) und ob Fragen jederzeit oder erst am Ende in einer Diskussionsrunde gestellt werden dürfen. Informieren Sie über ein eventuelles Protokoll oder über ein Handout, das am Ende verteilt wird. Diese Phase sollte maximal 15 % der Gesamtdauer ausmachen.

Hauptteil
Im Hauptteil legen Sie Ihre Recherchen, Ergebnisse, Überlegungen zu Lösungsmöglichkeiten, Argumente usw. deutlich, konkret und nachvollziehbar dar. Die Präsentation sollte interessant sein. Das eigentliche Herzstück Ihres Vortrags sollte vom Umfang her den Löwenanteil ausmachen (ca. 75 %). Lesen Sie nicht den Text Ihrer Folien vor, sondern führen Sie die darauf genannten Stichpunkte mit Argumenten und Erläuterungen aus.

Schluss
Im Schlussteil (max. 10 %) fassen Sie die Kernpunkte zusammen und fordern Sie zur Entscheidung oder zur Unterstützung auf.

Auftreten
Wenn Sie die Teilnehmer für Ihre Sache gewinnen wollen, müssen Sie durch authentisches und mit den vermittelten Botschaften stimmiges Verhalten überzeugen. Lächeln Sie freundlich, suchen Sie den Blickkontakt, achten Sie auf Armbewegungen, die sich oberhalb der Taille abspielen, und auf kontrollierte Handbewegungen, die das Gesagte unterstreichen, nehmen Sie eine aufrechte Haltung ein - so entsteht beim Zuhörer ein positives Gefühl.

Stimme und Sprache
Sprechen Sie laut genug, dass alle im Raum Sie verstehen, und verwenden Sie ggf. ein Mikrofon. Sprechen Sie deutlich und nicht zu schnell, damit die Teilnehmer dem roten Faden Ihres Vortrags folgen können.
Passen Sie Ihre Ausdrucksweise an die jeweilige Zielgruppe an. Formulieren Sie nachvollziehbare Argumente und bleiben Sie sachlich. Verzichten Sie auf unnötige Fachbegriffe, komplizierte Satzstrukturen und Worthülsen. Die Regel lautet: keep it simple!

Satzbeispiele

- Ich darf Sie zu unserem Meeting zum Thema … herzlich begrüßen.
- Wir wollen uns heute dem Thema … widmen.
- Für den Ablauf schlage ich Ihnen vor …
- Als Erstes schildere ich die Ausgangssituation.
- Dann erläutere ich mein Vorgehen: die Bestandsaufnahme und die Ermittlung der möglichen ALösungen.
Anschließend stelle ich Ihnen Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen vor.
- Danach treten wir in eine Diskussionsrunde, in der ich gerne Ihre Fragen beantworte.
- Abschließend wollen wir dann eine Entscheidung treffen.
- Sie brauchen nicht mitzuschreiben, ich werde Ihnen am Ende eine Unterlage mit den wesentlichen Punkten überreichen.
- Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre aktive Beteiligung.
- Ich erwarte Ihre Rückmeldung bis zum (Datum).
- Hier sehen Sie den Terminplan für das weitere Vorgehen.

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