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DSGVO: Vernichtend gute Ergebnisse

Unternehmen sind nicht erst seit der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung dazu verpflichtet, ihre Datenverarbeitung maximal sicher zu gestalten. Mit dem passenden Aktenvernichter gelingt das gleich am Schreibtisch mit physisch vorliegenden Daten – einfach und professionell.

Aktenvernichter

Daten, die Sie nach der DSGVO nicht mehr vorhalten dürfen – Stichwort Datenminimierung –, vernichten Sie sicher und zuverlässig mit einem professionellen Aktenvernichter.

Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft, die den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der EU einheitlich regelt. Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person, wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und vieles mehr. Unternehmen sind gesetzlich in der Pflicht, diese Daten zu schützen.

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„Die DSGVO hat die Rechte der Betroffenen insgesamt gestärkt und die Rechenschafts- und Dokumentationspflichten für Unternehmen angehoben“, sagt Jörg Schlißke von der TÜV Informationstechnik GmbH. „In den Firmen sollten deshalb, wenn es nicht bereits passiert ist, technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um den Datenschutz zu gewährleisten. Vor allem da, wo besonders schutzwürdige Daten wie zum Beispiel Personaldaten verarbeitet werden, sollten die Beschäftigten ihren Beitrag zum Datenschutz leisten“, betont der Datenschutzexperte und Wirtschaftsjurist.

Datenschutz ist jedermanns Sache

Einen Beitrag dazu kann jeder täglich im Büro leisten. Dokumente, auf denen personenbezogene Daten zu lesen sind, sollten nicht einfach im Papiermüll entsorgt werden. „Wir haben alle ständig mit personenbezogenen Daten zu tun, die teilweise schnell irgendwo notiert werden. Der Datenschutz sieht vor, dass Daten, die nicht mehr gebraucht werden, vernichtet werden. Das kann über einen externen Dienstleister passieren, der geschlossene Sammelbehälter zur Verfügung stellt, oder man kann es selber über Aktenvernichter tun“, so Jörg Schlißke.

Doch auch da ist es nicht ratsam, sich irgendeinen Aktenvernichter anzuschaffen. In der DIN 66399 sind die sieben Sicherheitsstufen und dementsprechend die drei Schutzklassen festgelegt, nach denen personenbezogene Daten vernichtet werden müssen. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner sind die Partikel, die der Aktenvernichter produziert. Mindeststandard bei den Sicherheitsstufen ist Stufe 3, wenn Personaldaten insgesamt verarbeitet werden. Bei Unternehmen, die mit Daten arbeiten, die ein besonders hohes Schutzbedürfnis aufweisen, zum Beispiel Arztpraxen oder Kanzleien, ist Sicherheitsstufe 4 erforderlich.

Jörg Schlißke rät Unternehmen bei der Entsorgung von personenbezogenen Daten grundsätzlich, auf Sicherheitsstufe 4 und dementsprechend Schutzklasse 3 zu gehen, um datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Bei der Entscheidung, welchen Aktenvernichter man sich anschaffen sollte, ist es ratsam, darauf zu achten, wo das Gerät stehen und von wie vielen Personen es genutzt werden soll. Danach bemessen sich die Schnittleistung und das Auffangvolumen des Abfallbehälters, den das Gerät haben sollte.

Datenschutz im Office: Das können Sie selbst tun
  • Verzichten Sie auf unnötige Ausdrucke und Kopien. Fertigen Sie nur Papierunterlagen an, wenn es unbedingt nötig ist, und achten Sie darauf, an wen Sie die Dokumente weitergeben.
  • Aktualisieren Sie Ihre Unterlagen. Daten, die Sie nach der DSGVO nicht mehr vorhalten dürfen – Stichwort Datenminimierung –, vernichten Sie sicher und zuverlässig mit einem professionellen Aktenvernichter. Denken Sie auch an Unterlagen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist.
  • Bereiten Sie sich rechtzeitig vor. Mit einer rechtskonformen Unternehmensrichtlinie zum Umgang mit Papierdokumenten sind Sie auf der sicheren Seite. Schöner Nebeneffekt: Maßnahmen zum Datenschutz führen zu effizienteren Arbeitsabläufen.

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