Menu

Im Auftrag delegieren: Keine Angst vor Deadlines ...

Zeitdruck und Arbeitsfülle kennen nur Wachstum. Kein Wunder, dass Deadlines schneller nahen, als uns lieb ist … vor allem, wenn wir für die Arbeitsaufträge gar nicht selbst verantwortlich sind, sondern die Informationen nur pünktlich einholen wollen. Sieben Tipps für das Delegieren im Auftrag des Vorgesetzten.

Delegieren im Auftrag

Hier erhalten Sie sieben Tipps für das Delegieren im Auftrag des Vorgesetzten.

Es ist ermüdend und zeitintensiv, Kollegen an Abgabetermine zu erinnern. Und es erfordert oft ein dickes Fell. Doch wenn Sie nicht pausenlos das Gefühl haben möchten, anderen hinterherzutelefonieren, wird es Zeit, das eigene Vorgehen, Ihre Kommunikation und Ihr Verhalten zu überprüfen.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei. Oft sind es nur wenige Worte, die den Unterschied machen zwischen einem Wunsch und einer klaren Vorgabe. Kommunizieren Sie sachlich und präzise.

Ein Beispiel:

So nicht:

Hallo, Peter, Herr Dr. Meyer benötigt für die Präsentation bei der Gärtner GmbH noch die Quartalszahlen. Es wäre toll, wenn du mir diese im Laufe der Woche zur Verfügung stellen könntest.

Das ist ohne Zweifel sehr freundlich formuliert, es fehlt jedoch die Verbindlichkeit. Wenn Sie Aufgaben delegieren, teilen Sie konkret mit, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist, warum diese Aufgabe zu erledigen ist, und welche Priorität diese Aufgabe hat. Ihr Chef ist der Auftraggeber.

So hätte der Arbeitsauftrag auch formuliert sein können:

Besser:

Hallo, Peter, Herr Dr. Meyer benötigt für die Präsentation bei der Gärtner GmbH noch die Quartalszahlen. Bitte schick mir die Zahlen bis 15. März, 16 Uhr, zu. Vielen Dank.

Halten Sie Vereinbarungen und Fristen schriftlich fest

Delegieren Sie nach Möglichkeit schriftlich, in Ausnahmefällen kann es sinnvoll sein, die Kollegen um eine kurze Bestätigung zu bitten, dass Sie die Mail mit dem Auftrag erhalten haben. Damit haben Sie einen Nachweis darüber, dass Sie die Aufgabe weitergegeben und einen Abgabetermin gesetzt haben. So entziehen Sie manchen Aufschüben von vornherein den Boden.

Wenn Sie bisher immer wieder an Termine erinnert haben und dies nicht mehr tun wollen, sollten Sie die Kollegen darüber informieren, dass sich ab sofort etwas ändert. Bisher verlassen die Kollegen sich darauf, dass Sie sie erinnern. Bereiten Sie sie auf die Veränderung vor. Kündigen Sie diese an, indem Sie deutlich machen, dass Sie an eine bestimmte Frist nicht mehr erinnern werden.

Fragen Sie „Wann?“ statt „Warum?“ und nehmen Sie den Druck heraus

Wenn Sie fragen, warum bestimmte Aufträge noch nicht fertig sind, werden Sie erfahren, warum die Kollegen noch nicht dazu gekommen sind. Entscheidend ist aber nicht das Warum, sondern das Wann. Damit geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, selbst einen Vorschlag zu machen. Das ist wertschätzend, kooperativ und führt eher zum Ziel als Vorwürfe.

Den gesamten Artikel lesen Sie in working@office 05 | 2018. Hier geht es zum Gratis-Test ...

Das könnte Sie auch interessieren: Mach mal! Delegieren, aber richtig

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de