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Die 11 besten E-Mails zum Versand von Anhängen (mit Download)

Sie versenden ein Protokoll, eine PDF, einen Anhang eben. Es gibt „eigentlich“ nicht viel zu sagen. Dennoch möchten Sie vernünftig schreiben. Ich habe mir für Sie Gedanken gemacht und kurze Anschreiben mit Pfiff formuliert. So erledigen Sie diese Dreizeiler schnell, persönlich und individuell – mit 11 Mustern zum Downloaden.

Anhänge per E-Mail versenden

Lesen Sie hier 11 Musterformulierungen zum Versenden von Anhängen.

Der richtige Begleittext zum Versenden von Anhängen

Eigentlich könnten Sie es sich ganz einfach machen, wenn Sie etwas per E-Mail verschicken – eine Preisliste, ein Angebot oder, oder: „Siehe Anlage“ sagt alles.

Aber vermutlich möchten Sie nicht jeden Anstand, Respekt und jede Höflichkeit über Bord werfen – auch wenn es einfach und damit flott gehen soll. Denn: Jede E-Mail ist auch Ihre Visitenkarte. Also fällt „Siehe Anlage“ aus.

Anhänge versenden: Raus aus der Routine!

Den meisten Schreibenden ist bewusst, dass das, was sie auf die Schnelle formulieren, wenn sie eine Anlage per E-Mail verschicken, sprachlich nicht sonderlich wertvoll ist. Aus der guten alten Routine heraus und weil die meisten anderen es auch so machen, wird dann doch wieder „beigefügt erhalten Sie“ geschrieben. Das kann man machen, es ist aber nicht schön. Langweilig ist es auch – und grammatikalisch falsch obendrein.

Ihre Formulierungen sind auch Teil der Corporate Identity

Ihr Unternehmen stellt modernste Antriebstechnik her? Sie entwickeln Werbestrategien oder lebensrettende Medikamente? Da passt altmodische Korrespondenz so gar nicht zum Firmenimage. Alternativen müssen her – und hier sind sie.

Vertrautes, auf das Sie getrost verzichten können, und die gelungenen Alternativen

Diese Formulierungen wirken distanziert und beliebigSo formulieren Sie persönlich und herzlich

Ich komme zurück auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat und übersende Ihnen wie versprochen …

Meine Meinung: Das ist altmodisches, umständliches Schriftdeutsch vom Feinsten.

Ich hatte Ihnen versprochen, Ihnen xy zu schicken. Das mache ich gern:

Meine Meinung: So spricht man – und so kann man auch schreiben.

Beigefügt erhalten Sie …

Meine Meinung: Das bedeutet genau genommen, dass der Empfänger beigefügt ist. Und das geht natürlich nicht.

Den Katalog schicke ich als PDF mit.

Meine Meinung: Keine Angst vor normalen Wörtern. Sie können „mitschicken“ schreiben.

Wie soeben telefonisch besprochen, übersenden wir Ihnen angehängt …

Meine Meinung: Eine klassische Paarung – telefonisch besprochen und angehängt. Nicht schön, sondern langweilig.

Nach unserem Gespräch habe ich mich sofort an die Arbeit gemacht. Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über …

Meine Meinung: Das klingt dynamisch, engagiert und serviceorientiert.

In der Anlage übersenden wir Ihnen den gewünschten Prospekt.

Meine Meinung: Unpräzise und deshalb wirkt es langweilig. Welcher Prospekt und warum „gewünscht“? Die Information von wem und wann könnte sprachlich etwas verändern.

Sie erhalten mit dieser E-Mail unseren Prospekt über …, den Sie gestern angefordert haben.

Meine Meinung: Die Sie-Ansprache sorgt für Dynamik und Aufmerksamkeit. Der Prospekt wird benannt und der Anforderungstag auch. Insgesamt wirkt das sehr individuell.

11 Muster-E-Mails zum Versenden von Anhängen

Sie können sich die 11 Mustertexte hier auch herunterladen (Word). 

Hier finden Sie zahlreiche weitere Beispiele für Ihre professionelle Korrespondenz.

Muster 1: Versand eines Protokolls

Assistentin → Mitarbeitende des Bereichs

Betreff: Protokoll zum Jour fixe vom 14. März 20..

Guten Morgen, sehr geehrte Damen und Herren,

das letzte Bereichsmeeting liegt nur ein paar Tage zurück – das Protokoll ist schon fertig. Sind Änderungen oder Ergänzungen erwünscht? Senden Sie mir diese bitte bis zum 20. März, damit ich das endgültige Protokoll erstellen und verschicken kann.

Wenn ich nichts von Ihnen höre, bleibt es bei dieser Fassung.

Viele Grüße

i. A. Jana Bechstein

Das könnten Sie auch schreiben:

  • Sie erhalten heute schon das Protokoll zur Sitzung vom 12. Oktober.
  • Das mitgeschickte Protokoll fasst die Ergebnisse der Sitzung vom 12. Oktober zusammen.

 

Muster 2: Versand Protokoll Geschäftsführungssitzung

Assistentin → Geschäftsführer

Betreff: Protokoll zur Geschäftsführungssitzung vom 13. März 20..

Guten Morgen, sehr geehrte Damen und Herren der Geschäftsführung,

das Protokoll zur letzten Geschäftsführungssitzung habe ich nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Bitte lassen Sie es mich bis zum 18. März wissen, wenn Sie Ergänzungen oder Änderungen wünschen.

Haben Sie vielen Dank.

i. A. Stefanie Robben

Assistenz Dr. Jens Peters

Mein Tipp: Bei bis zu drei Geschäftsführern würde ich die Damen und Herren mit ihrem Namen anschreiben. Also:

Sehr geehrte Frau Daniels,

sehr geehrter Herr Maiwald,

sehr geehrter Herr Dr. Meyer,

 

Muster 3: Versand einer Agenda

Assistentin → Teilnehmende

Betreff: Agenda für Strategiemeeting am 12. März 20..

Guten Morgen, liebe Kolleginnen und Kollegen,

Sie waren so freundlich, mir Ihre Themenwünsche zu schicken; danke an alle, die das voraussichtliche Zeitfenster für ihr Thema genannt haben. Das ist für die Vorbereitung und den Ablauf sehr hilfreich.

Die Agenda schicke ich mit. Beachten Sie bitte: Die Themen und der zeitliche Ablauf sind verbindlich; Sie können sich darauf verlassen. Alle, die aus München und Berlin anreisen, können ihre Reise passend buchen.

Viele Grüße aus Köln

Stefanie Bittmann

Assistenz Kai Huber

 

Muster 4: Prospekt wird als PDF verschickt

Assistentin Vertrieb → Interessenten

Betreff: Unser Telefonat – Prospekt CleanFIXX

Guten Tag, sehr geehrter Herr Spahn,

wir freuen uns, dass wir Ihnen weitere Informationen zu unseren Hochleistungsreinigungsgeräten zusenden können.

Mit CleanFIXX setzen Sie auf Geräte, die höchsten Ansprüchen gerecht werden: leistungsstark und zuverlässig.

Die mitgeschickte Nettopreisliste berücksichtigt noch keine Rabatte für Großkunden. Bitte sprechen Sie darüber mit meinem Kollegen Holger Barth, Telefon 0711 5434-55, oder melden Sie sich bei ihm per E-Mail: holger.barth@cleanfixx.com.

Freundliche Grüße

i. A. Heike Titz

Vertrieb

 

Muster 5: Versand Präsentation und Handout

Assistentin für den Chef → Kunden

Betreff: Präsentation am 12. März bei Ihnen

Sehr geehrter Herr Dr. Hausmann,

Peter Schreiber hatte Ihnen versprochen, dass Sie die Präsentation und das Handout noch per E-Mail erhalten – et voilà. Er lässt Sie sehr herzlich grüßen und bedankt sich noch einmal für Ihre Zeit.

Sie melden sich, falls Sie Fragen haben oder wenn ich etwas für Sie tun kann? Ich bin gern behilflich.

Freundliche Grüße

Jensens GmbH

i. A. Sabrina Kaufmann

Assistenz Peter Schreiber

 

Muster 6: Versand einer Präsentation nach Termin

Assistentin → Kundin

Betreff: Unterlagen zur Präsentation vom 14. März 20.. bei Ihnen

Sehr geehrte Frau Stolz,

Ihr Wunsch ist uns Befehl …

Sie erhalten heute die Unterlagen, die Daniel Rübenstiel zur Vorstellung des Projekts Château d’or präsentiert hatte. Zusätzlich habe ich noch zwei Zeichnungen mitgeschickt, die er kurz vorgestellt hatte und die nun vervollständigt sind.

Das Rendering können Sie über diesen Link abrufen: www.dropbox/chateaudor/rendering1a

Kann ich noch etwas für Sie tun? Immer gern!

Freundliche Grüße nach Stuttgart

Design Experts GmbH

i. A. Lara Schmitz

Assistenz Daniel Rübenstiel 

 

Muster 7: Rechnung wird noch einmal zugeschickt

Mitarbeiterin Buchhaltung → Kundin

Betreff: Unser Telefonat – Rechnung CM 345/2017

Guten Morgen, liebe Frau Abels,

Sie hatten mich gebeten, Ihnen die Rechnung noch einmal zuzuschicken. Das mache ich gern.

Wenn Sie noch eine Frage haben oder ich noch etwas für Sie tun kann, melden Sie sich bitte.

Freundliche Grüße nach Hamburg

Medizintechnik Auerwald KG

i. A. Larissa Bergmann 

 

Muster 8: Versand eines Protokolls

Assistentin → Kolleginnen und Kollegen

Betreff: Protokoll zum Jour fixe vom 12. März 20..

Guten Morgen, liebe Kolleginnen und Kollegen,

Sie erhalten heute von mir schon das Protokoll zum letzten Jour fixe. Ich habe auf die Tube gedrückt, damit Sie alle die Ergebnisse flott schwarz auf weiß haben und loslegen können.

Viele Grüße

Sarah Mertens 

 

Muster 9: Versand einer Broschüre/eines Prospekts

Assistentin einer Bank → Kunden nach Telefonat mit Berater

Betreff: Ihr Gespräch mit Peter Schwertfeger

Guten Tag, sehr geehrter Herr Merschmann,

Ihr Berater Peter Schwertfeger hat mich gebeten, Ihnen zwei Broschüren zuzuschicken, die die beiden Geldanlagen, über die Sie gesprochen hatten, im Detail erläutern.

Sie erreichen Peter Schwertfeger telefonisch unter 06209 79635-12. Falls er nicht ans Telefon geht, bin ich zur Stelle und weiß immer, wo er ist.

Freundliche Grüße

Weinheimer Anlage Bank AG

i. A. Stefanie Kallmann 

 

Muster 10: Versand eines Projektberichts

Assistentin → Kunden

Betreff: Projektbericht Berliner Büro

Guten Tag, lieber Herr Manheller,

und täglich grüßt das Murmeltier, denke ich gerade.

Aber Sie erhalten den Projektbericht ja gar nicht täglich, sondern nur zweiwöchentlich. Es sind wie immer alle Statusmeldungen berücksichtigt, damit Sie auf dem Laufenden sind und sich mit dem Projektteam zeitgerecht abstimmen können.

Die Kolleginnen und Kollegen freuen sich auf die nächste Projektrunde am 15. März 20.. um 11 Uhr bei Ihnen in Berlin.

Freundliche Grüße

Herzinger Bauunternehmen GmbH

i. A. Susanne Mussmann

Projektassistenz 

 

Muster 11: Versand eines Dienstplans

Assistentin → Kollegen

Betreff: Dienstplan März

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Dienstplan für März ist in trockenen Tüchern. Ich habe eure Wünsche so weit wie möglich berücksichtigt und hoffe, dass das Bedürfnis, Schichten untereinander zu tauschen, gering ist.

Viele Grüße

Dunja Bergmann

Assistenz Pflegedienstleitung

Mein Tipp: Wenn Sie nicht immer das gleiche schreiben möchten, versuchen Sie es im nächsten Monat damit: Sie erhalten heute den Dienstplan für April. Ich hoffe, dass möglichst viele von Ihnen, gut damit zurechtkommen.

Lesen Sie außerdem: E-Mails mit Anhängen modern formulieren – 7 Muster

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