Interne Mitteilungen verfassen, interne Mitteilungen formulieren, Muster für interne Mitteilungen
Interne Mitteilungen im Unternehmen für Mitarbeiter verfassen, geht ganz einfach, wenn man weiß wie © Jacob Lund - Shutterstock

So formulieren Sie interne Mitteilungen - inkl. Muster

Zur Übermittlung wichtiger Nachrichten an die Mitarbeiter eines Unternehmens bieten sich interne Mitteilungen an. Alle Mitarbeiter erhalten die Mitteilung und werden über Neuerungen, Beschwerden oder Vorkommnisse informiert. Richtig formuliert, haben interne Mitteilungen meist eine große Wirkung.

Hausmitteilung: Unterschied zwischen interner Mitteilung und Aushängen

Es gibt verschiedene Wege, den Mitarbeitern als Sekretärin oder Assistent wichtige Mitteilungen zu übermitteln. Interne Mitteilungen und Aushänge sind wohl die zwei beliebtesten Methoden. Bei der Entscheidung für eine der beiden Arten ist ausschlaggebend, was Sie mitteilen möchten.

Aushänge eignen sich gut, wenn Sie in bestimmten Situationen an etwas erinnern möchten, beispielsweise die Fenster zu schließen oder die Tür abzuschließen. Ein solcher Aushang kann gut sichtbar aufgehängt werden und erinnert stetig an die Anweisungen. Wichtig ist, dass Aushänge nur wenig Text enthalten, da der Inhalt sonst nicht richtig wahrgenommen wird.

Interne Mitteilungen bieten sich eher an, wenn Sie mehr zu sagen haben oder die Informationen nicht an die Arbeitsräume gebunden sind. Sie können sichergehen, dass jeder Mitarbeiter die Mitteilung erhält und sich im Zweifel nicht darauf berufen kann, von nichts gewusst zu haben.

Wann ist eine interne Mitteilung angebracht?

Das Verschicken von internen Mitteilungen ist angebracht, wenn Sie ein konkretes Problem, Neuerungen oder interne Einladung ansprechen möchten. Verursacht das Verhalten von Mitarbeitern Gefahrensituationenoder unnötige Kosten, ist eine Mitteilung angebracht. Dies gilt auch, falls in Ihrem Betrieb bestimmte Sicherheitsvorschriften herrschen (z. B. weil mit gefährlichen Stoffen gearbeitet wird oder Maschinen im Einsatz sind) und diese missachtet werden. Die Sicherheit aller Mitarbeiter sollte immer an erster Stelle stehen. Wird diese gefährdet, müssen Sie handeln.

Interne Mitteilungen können aber auch verschickt werden, wenn es große Neuigkeiten oder Änderungen in Ihrem Unternehmen gibt. Dazu gehört:

  • Ein neuer Mitarbeiter tritt in das Unternehmen ein
  • Ein Geschäftsführer zieht sich aus dem Unternehmen zurück
  • Es gelten neue Regelungen bezüglich der Arbeitszeiten, Reisekosten oder Gleitzeit
  • Private Gespräche während der Arbeit werden nicht mehr gestattet
  • Fusion mit einem anderen Unternehmen
  • Neue Kleiderordnung
  • Einladung zu einem Event oder einer internen Geburtstagsfeier

Tipp

Verschicken Sie interne Mitteilungen frühzeitig, warten Sie nicht erst, Gerüchte und Unruhe oder ernste Probleme aufgekommen sind.


Aufbau und Stil: Was zeichnet eine interne Mitteilung aus?

Das Ziel einer internen Mitteilung ist es, eine wichtige Information an die Mitarbeiter zu übermitteln. Mit klaren Formulierungen und einem sinnvollen Aufbau gelingt es Ihnen ein richtiges Schreiben zu verfassen.

Der Aufbau sollte alle wichtigen Informationen beinhalten, die auch ihre anderen Firmenbriefe enthalten. Dazu zählen:

  • Firmenbriefkopf
  • Oberzeile „Interne Mitteilung"
  • laufende Nummer
  • Datum
  • Betreff mit Thema
  • Fließtext im Corporate Design
  • Unterschrift der Geschäftsführung

Bei der Formulierung sollten Sie vor allem auf klare und präzise Worte setzen. Sie möchten mit der Mitteilung eine Information vermitteln – dementsprechend deutlich muss die Formulierung sein. Der Stil sollte freundlich, aber bestimmt sein.

Kostenlose Formulierungstipps: Wie schreibt man interne Mittelungen?

Bei internen Formulierungen gilt: „Der Ton macht die Musik“. Floskeln und Formulierungen, die von oben herab wirken, können zu schlechter Stimmung führen. Formulieren Sie besser direkt und ansprechend und achten Sie dabei auf eine klare Kommunikation.

Tabelle kostenlose schlechte und gute Formulierungen

So besser nicht formulieren:

Lieber so formulieren:

Wir bitten um Einhaltung der o. g. Vorgaben.

→ Wirkt von oben herab.

Bitte beachten Sie, dass alle Vorgaben dieser Information ab sofort gelten.

→ Sachlich und direkt.

Hiermit informieren wir Sie über die neue Reisekostenrichtlinie.

→ „Hiermit“ ist ein überflüssiges Füllwort.

Ab dem ... gilt die neue Reisekostenrichtlinie.

→ Direkt und auf den Punkt.

Aus gegebenem Anlass möchten wir heute darauf hinweisen, dass die Sicherheitsvorschriften ohne Ausnahme einzuhalten sind.

→ Nennen Sie den „gegebenen Anlass“ besser und formulieren so, wie Sie auch sprechen würden.

Es hat in letzter Zeit immer wieder Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften gegeben. Bitte halten Sie sich ausnahmslos an alle Vorgaben.

→ Spricht die Problematik direkt an.

Kostenlose Checkliste für eine gelungene interne Mitteilung

Bevor Sie Ihre interne Mitteilung verschicken, sollten Sie die Punkte dieser kostenlosen Checkliste durchgehen:

  • Prüfen Sie E-Mails vorm Versenden sorgfältig auf Rechtschreib- und Tippfehler.
  • Verwenden Sie einen eindeutigen Betreff.
  • Formulieren Sie partnerschaftlich statt distanziert.
  • Verwenden Sie Verben statt Substantive.
  • Der Chef sollte der Absender bei wichtigen Mitteilungen sein!
  • Legen Sie Wert auf eine respektvolle Anrede.
  • Beugen Sie Gerüchten vor – wenden Sie sich rechtzeitig an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Kommunizieren Sie pro Mitteilung nur ein Thema

Anlass für eine interne Mitteilung: Vorstellung bei neuen Kollegen

Im betrieblichen Alltag entstehen regelmäßig Situationen, in denen man als Sekretärin neuen Kollegen begegnet. Im Besonderen trifft dies zu, wenn man seine Tätigkeit in einem neuen Unternehmen beginnt und in den ersten Tagen das neue Team kennenlernt.

Wie die Vorstellung bei neuen Kollegen gelingt

Entscheidend bei einer persönlichen Vorstellung im Kollegenkreis ist Authentizität. Wer sich bei der ersten Begrüßung verstellt oder übermäßig schüchtern oder extrovertiert auftritt, wird von seinen neuen Kollegen falsch eingeschätzt werden. Sympathische, offene und persönliche Worte wirken im Gegensatz nahbar und authentisch. Sie stellen eine Person so dar, wie sie ist.

Neben einem glaubwürdigen Auftreten sind im ersten Kontakt vor allem allgemeingültige Tugenden gefragt. Freundlichkeit, Aufmerksamkeit, Empathie und aktives Zuhören lassen Dialoge entstehen und Sympathie wachsen. Pünktlichkeit, Hilfsbereitschaft und das Interesse an den neuen Kollegen und internen Abläufen zeigen an, dass ein Teamplayer im Unternehmen beginnt. Wer zusätzlich darauf achtet, mit einem gepflegten Äußeren aufzutreten, hat gute Chancen, bei seinen neuen Kollegen positiv aufzufallen.

Checkliste – Grundlagen für eine professionelle Vorstellung bei Kollegen

  • Authentisch auftreten.
  • Sympathische und persönliche Ausdrucksweise.
  • Allgemeingültige Tugenden wie Freundlichkeit oder aktives Zuhören.


Welche Gefahren bei der persönlichen Vorstellung lauern

Zu lässige oder schüchterne Kommunikation

Aufgrund von Nervosität kann es zu einer oberflächlichen Kommunikation kommen. In anderen Fällen ist es möglich, dass man keine passenden Worte findet oder unklar auf Fragen antwortet. Dies erzeugt einen negativen Eindruck bei den neuen Kollegen.

Überaus extrovertierte, überhebliche Kommunikation

Vor allem erfahrene Mitarbeiter kommen in die Versuchung, bei der persönlichen Vorstellung über sich und ihre bisherigen Erfolge zu sprechen. Dies ist vom Grundsatz her nicht verkehrt, da es die eigene Qualifikation herausstellt. Entscheidend ist, dass man bei der Vorstellung das richtige Kommunikationsmaß findet.

Falsche Ansprache der Kollegen

Es kann überheblich und negativ wirken, jeden Kollegen bei der ersten Begrüßung mit „Du“ anzusprechen. Zielführender ist es, solange mit dem Duzen zu warten, bis man erfährt,  welche internen Kommunikationsregeln gelten.

Zu viel zu versprechen

Manche Personen neigen bei Aufregung und Nervosität dazu, anderen Dinge zu versprechen, die sie später nicht einhalten können. Bei einer persönlichen Begrüßung kann dies ebenfalls passieren. Um dieser Gefahr nicht zu erliegen, ist es entscheidend, sich ausreichend vorzubereiten und genau zu überlegen, welche Versprechungen in der Zukunft eingehalten werden können.


Tipp 1:

Wer generell introvertiert und wenig schlagfertig ist, kann sich explizit auf Fragen der neuen Kollegen vorbereiten. Wer in einer Vorstellungsrunde präpariert auftritt, stellt sicher, dass er authentisch und positiv kommuniziert.


Tipp 2:

Wer gern über sich spricht, sollte sich vornehmen, nach 2 oder 3 Sätzen eine offene Frage zu stellen. So entsteht statt eines eintönigen Monologes ein fruchtbarer Dialog.


Vorstellung in einer Mitarbeiterbesprechung

Eine persönliche Vorstellung kann ebenfalls im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung stattfinden. In der Praxis wird das neue Teammitglied am ersten Arbeitstag im Meeting vom Vorgesetzten offiziell Willkommen geheißen. Im Anschluss hat der neue Mitarbeiter die Chance, einige persönliche Worte an den Kollegenkreis zu richten. Es ist sinnvoll, bei der eigenhändigen Vorstellung nichts dem Zufall zu überlassen. Die ungewohnte Situation oder Aufregung könnten ansonsten dazu führen, dass man sich unkonzentriert und ohne roten Faden präsentiert. Eine Präparation im Vorfeld des Meetings kann helfen, den Überblick zu bewahren.

Folgende Punkte können im Rahmen eines Mitarbeitermeetings zur Vorstellung gesagt

  1. Name, kurzer Überblick über den beruflichen Werdegang.
  2. Einige wenige private Informationen, wie zum Beispiel der Familienstand oder das Alter.
  3. Seiner Freude Ausdruck verleihen, dass man Teil des Teams ist.
  4. Sich für die freundliche Aufnahme im Team und die persönliche Vorstellung des Vorgesetzten bedanken.
  5. Zum Abschluss zukunftsorientiert kommunizieren und vermitteln, dass man sich auf die Zusammenarbeit und künftige Erfolge im Unternehmen freut.


Vorstellung per E-Mail bei Kollegen – Beispiel

Die persönliche Vorstellung im noch ungewohnten Arbeitsumfeld stellt die effektivste Möglichkeit dar, die Kollegen und Vorgesetzten kennenzulernen. Aufgrund der Unternehmensgröße ist es nicht immer möglich, in einer persönlichen Vorstellungsrunde mit allen Kollegen Bekanntschaft zu schließen. Aus diesem Grund kann eine Begrüßungsmail an die Belegschaft im Betrieb zielführend sein. Auf diese Weise erhalten die Belegschaftsmitglieder einen ersten Eindruck vom neuen Kollegen.

Grundsätzlich sollte eine Vorstellung per E-Mail bei Kollegen kurz und informativ kreiert werden. Beim Schreiben sollte man sich empathisch in die Empfänger hineinversetzen und überlegen, welche Ansprache und welche Informationen diese interessieren. Im hektischen Arbeitsalltag würde eine lange und ausschweifende E-Mail wenig Beachtung finden.

Vorstellung per E-Mail

Auf die folgenden Punkte sollte im besonderen Wert gelegt werden:

  1. Anrede: Wer soll angesprochen werden? Welche Informationen sollen vermittelt werden?
  2. Ein Interesse erzeugender Einleitungssatz, der die Kollegen animiert, weiterzulesen.
  3. Wesentliche Informationen: Name, Position, Abteilung und die betrieblichen Kontaktdaten.
  4. Persönliche Informationen: Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, können wesentliche Angaben zu persönlichen Interessen ein authentisches Bild von einer Person zeichnen. Interesse erzeugen vor allem Hobbys oder die Verknüpfung von Tätigkeiten, die Arbeit und Freizeit verbinden.
  5. Berufliche Informationen: Hier könnte der bisherige Werdegang und die wesentlichsten beruflichen Stationen und Erfolge angeführt werden
  6. Ein zukunftsorientierter Schlusssatz, der vermittelt, dass man sich sehr auf die Zusammenarbeit freut und sich im Team engagieren und einbringen möchte.


Basierend auf der Größe des Unternehmens und den betrieblichen Gepflogenheiten kann in der Vorstellung per E-Mail an die Belegschaft ein Hinweis enthalten sein, wann der Einstand stattfindet.

Zusammenfassend ist eine persönliche Vorstellung bei den Kollegen im Unternehmen zu jeder Zeit sehr wichtig. Eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre und Teamgeist können nur entstehen, wenn man sich untereinander kennt.

Authentizität, Freundlichkeit, aktives Zuhören und nutzenorientierte Kommunikation sind die Schlüssel dafür, dass eine Vorstellung vor dem neuen Kollegenkreis professionell wirkt. So beginnt das Kennenlernen oder der Einarbeitungsprozess positiv.

Kostenlose Musterschreiben für interne Mitteilungen

Mustervorlagen können sehr praktisch und zeitsparend sein, vor allem bei internen Mitteilungen. Klicken Sie auf da folgende Bild, um gratis Vorlagen zu erhalten:

Fazit: Deutliche Worte wählen

Wenn Sie eine interne Mitteilung verfassen, sollten Sie auf deutliche, aber freundliche Worte setzen. Formulieren Sie die Anweisung oder Information so konkret wie möglich. Achten Sie als Office-Professional darauf, die Nachricht an alle Mitarbeiter zu versenden, die sie erhalten sollen. Tun Sie dies möglichst rasch, nachdem sich Mitteilungsbedarf ergeben hat.

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