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Legen Sie sich eine Vielzahl von Musterbriefen für Korrespondenz und E-Mail an - in Word oder Outlook © Mitrija - Shutterstock

Musterbriefe erleichtern die Korrespondenz der Sekretärin

Besonders im beruflichen Alltag von Sekretärinnen, Assistenten und Office-Professionals erleichtern Briefvorlagen die professionelle Geschäftskorrespondenz erheblich. Musterbriefe können für Sekretärinnen eine schnelle und unkomplizierte Hilfe bei der Korrespondenz sein.

Wenn Sie diese Musterbriefe nutzen, erspart Ihnen das langes Grübeln vor dem weißen Blatt Papier bzw. dem Bildschirm.

Es gibt Briefvorlagen kostenlos und passend vorformuliert zu (fast) jedem Anlass. Dank der Muster sparen Sie jede Menge Zeit und vor allem Nerven.

 

Professionelle Musterbriefe unterstützen Sie bei Ihrem Schriftverkehr

Die Geschäftskorrespondenz ist die wichtigste Visitenkarten Ihres Unternehmens. Auch wenn sich das Aufgaben-Spektrum von Office-Professionals im Zuge der Digitalisierung stark erweitert hat: Von Ihnen als Assistentinnen oder Assistenten im Sekretariat wird immer noch erwartet, dass Sie alle Regeln der Korrespondenz beherrschen und sich um die Geschäftsbriefe häufig auch im Auftrag des Chefskümmern.

Da im hektischen Büroalltag gewöhnlich wenig Zeit für die schriftliche Kommunikation und Korrespondenz bleibt, können Ihnen Musterbriefe Ihre Arbeit sehr erleichtern. Mithilfe unserer Briefe erledigen Sie Ihren geschäftlichen Schriftverkehr jeden Tag auch unter Druck. Wir bieten Ihnen außerdem professionelle Formulierungshilfen und Tipps.

Das sind die Vor- und Nachteile von Musterbriefen

  • Die Vorteile von Musterbriefen sind offensichtlich: Sie erleichtern den (Büro-)Alltag im Sekretariat, da dank vorformulierter Texte die schriftliche Kommunikation wesentlich schneller von der Hand geht. Bei Musterbriefen von hoher Qualität stellen Sie außerdem sicher, dass die Briefform, das Schreiben und die Formulierungen allen inhaltlichen und formellen Anforderungen – etwa bei einer Kündigung – genügen.
  • Der Nachteil besteht für Sekretärinnen hauptsächlich in folgendem Punkt: Der persönlichen Beziehung zwischen Absender und Empfänger können Musterbriefe nicht gerecht werden. Schließlich sind sie nicht individuell auf eine konkrete Situation oder Person zugeschnitten, sondern nur eine Art Formular für einen allgemeinen Anlass. Das macht diese Briefe sehr unpersönlich.

Tipps, diesen Nachteil als Absender wieder wettzumachen

  • Nutzen Sie die Briefe im Sekretariat einfach als Grundlage, als „Rohmaterial“, und bauen Sie bei Bedarf Ihr individuelles, persönliches Schreiben auf der Datei und die Textbausteine für Geschäftsbriefe auf.
  • Verwenden Sie etwa auf die Person des Empfängers bezogene Ergänzungen oder ein Zitat, das Ihnen viel bedeutet, um aus der Vorlage Ihr Unikat zu machen.


Welche Arten von Musterbriefen gibt es?

Ob Dankesschreiben an Mitarbeiter, Zahlungserinnerungen oder interne Mitteilungen. Die Anlässe für Geschäftsbriefe aller Art sind schier grenzenlos – von A wie Absage bis Z wie Zwischenbescheid. Es gibt Mustervorlagen für den schriftlichen Briefverkehr und für E-Mails. Bei bestimmten Angelegenheiten wie etwa die Bitte um Zahlungsaufschub ist stets die Briefform angebracht.

    Unter anderem gibt es folgende Vorlagen


    Musterbriefe zu besonderen Anlässen

    Alle Jahre wieder seht zudem nicht nur die Weihnachts-Korrespondenz an. Außerdem sollten Sie an folgende besondere Anlässe bei Kollegen, Dienstleistern und Geschäftspartnern denken:

    Muster für Geschäftsbriefe

    Hier finden Sie einige Beispiele für Briefe zu unterschiedlichen geschäftlichen Themen:

    Musterbrief Beispiel 1

    Absage auf Unterlagen nach Telefonat – hat länger gedauert, Assistentin → Dienstleister

    Betreff: Unser Telefonat vom 12. März 20..

    Guten Morgen, sehr geehrter Herr Richter,

    Sie hatten mir nach unserem Telefonat Ihre Unterlagen wie versprochen prompt zugeschickt. Danke sehr.

    Entschuldigen Sie bitte, dass ich mich nicht früher dazu gemeldet habe; Ihre Unterlagen habe ich zwischenzeitlich an alle relevanten Kolleginnen und Kollegen in unserem Bereich weitergeleitet.

    Die Resonanz ist leider nicht so, wie Sie sich das sicher wünschen. Keiner sieht eine Möglichkeit der Zusammenarbeit.

    Nochmals vielen Dank, dass Sie sich die Mühe gemacht und uns Ihre Unterlagen zugeschickt hatten.

    Freundliche Grüße aus Köln

    Schneider Automobiltechnik GmbH

    1. A. Stefanie Meistermann

    Assistenz Bereichsleitung Technik


    Musterbrief Beispiel 2

    Zwischenbescheid auf wiederholte Bitte um Angebot an guten Kunden, Assistentin → Geschäftspartner

    Betreff: Zwischenbescheid

    Lieber Herr Meyer,

    danke schön, dass Sie uns erneut um ein Angebot bitten. Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir dafür zwei, drei Tage Zeit geben könnten. Im Augenblick habe ich sehr viel zu tun, und ich möchte Ihrem Angebot die notwendige Aufmerksamkeit schenken.

    Sie können nicht so lange warten? Dann melden Sie sich bitte noch einmal bei mir.

    Viele Grüße

    Staubarg AG

    1. A. Susanne Schreiber

    Vertriebsassistenz


    Musterbrief Beispiel 3

    Reaktion auf Beschwerde, Entschuldigung für falsche Lieferung; Geschäftsführer an Kunden

    Ihr Schlauchboot

    Sehr geehrter Herr Müller,

    am 23. Januar 20.. hatten Sie bei uns ein blaues Schlauchboot der Marke „Aqua-Jim“ bestellt. Wie Sie mir in Ihrem Schreiben vom 3. Februar 20.. mitgeteilt haben, ist das Boot nun leider nicht in Blau, sondern in Rot bei Ihnen eingetroffen. Da ist uns bei der Auslieferung ein Fehler unterlaufen, für den wir uns ganz herzlich bei Ihnen entschuldigen.

    Am 7. Februar 20.. wird gegen 11:30 Uhr ein Mitarbeiter meines Betriebs mit dem bestellten blauen Schlauchboot zu Ihnen kommen und das rote Boot wieder mitnehmen. Sollte Ihnen dieser Termin zeitlich nicht passen, melden Sie sich einfach bei mir und wir vereinbaren einen anderen Termin. Sie erreichen mich täglich unter der Durchwahl -12 von 9 bis 16 Uhr. Darüber hinaus schreibe ich Ihnen einen Betrag von 10 € für Ihre nächste Bestellung bei mir gut.

    Ich wünsche Ihnen noch viel Spaß mit dem neuen blauen Schlauchboot!

    Mit freundlichen Grüßen

    Schmidt & Schmidt KG

    Wilfried Senger Geschäftsführer


    Musterbrief Beispiel 4

    Zusage nach Vorstellungsgespräch mit Vertrag, Leiter Personal → neue Mitarbeiterin

    Betreff: Unser Gespräch am 12. Juni 20..

    Sehr geehrte Frau Meyer,

    vielen Dank, dass wir Sie am 12. Juni kennenlernen durften. Und: Sie haben uns überzeugt. Wenn auch Sie überzeugt sind, dass wir der richtige Partner für Sie sind, ist der 1. Juli Ihr erster Arbeitstag bei der Liebold GmbH.

    Ihren Arbeitsvertrag haben wir Ihnen mitgeschickt. Bitte seien Sie so nett und senden uns beide Exemplare unterschrieben bis zum 28. Juni zurück.

    Arbeitsbeginn ist für Sie der 1. Juli um 8 Uhr. Bitte bringen Sie an Ihrem ersten Arbeitstag Ihren Sozialversicherungsnachweis, die Urlaubsbescheinigung Ihres vorherigen Arbeitgebers und die Mitgliedsbescheinigung Ihrer Krankenkasse mit.

    Wir freuen uns auf Sie. Wenn Sie vor dem 1. Juli Fragen haben, sind wir gern für Sie da.

    Freundliche Grüße

    Liebold GmbH

    1. V. Rolf Benz

    Leiter Personal


    Muster für englische Geschäftsbriefe

    Hier finden Sie ein Muster für englische Geschäftsbriefe zu unterschiedlichen Anlässen:

    Englischer Musterbrief 1

    Sending out a company brochure, Secretary to the Marketing Department → potential customer

    Subject: Getting to know Ego Systemhaus – our company brochure for you

    Dear Mr Fisher

    We were pleased to hear that you would like to find out more about our company and the way it has developed.

    The attached company brochure will provide you with all the information you need and it will show you that Ego Systemhaus GmbH operates on a market which in future, promises major growth opportunities, too.

    We hope you will enjoy reading our brochure.

    With best regards

    Ego Systemhaus GmbH

    Michaela Knepper

    Secretary to the Marketing Manager


    Gestalten Sie die Geschäftsbriefe in Ihrem Unternehmen normgerecht

    Die DIN 5008 regelt das einheitliche Erscheinungsbild Ihrer Geschäftskorrespondenz. Sie legt die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest und gehört daher in jedem Fall zum Grundlagenwissen für Assistenzkräfte.

    Für fast jeden Bestandteil eines Geschäftsbriefes bzw. einer E-Mail gibt es eine feste Regel! Ob Telefonnummer, Anschriftenfeld oder Geldbeträge. Wohin muss ein Punkt, wohin ein Komma oder Bindestrich? Die DIN gibt Empfehlungen, mit denen Sie Ihre Korrespondenz lesefreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten können.

    Muster-Beispiele für Briefkopf und Grußformel nach DIN 5008

    Beispiel Briefkopf:

     

    Beispiel Grußformel:

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