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Die besten Outlook-Features für mehr Ordnung

Pling! macht sich das Postfach bemerkbar – und schon schauen wir nach. Die Mail-Flut ist für die meisten Büromenschen sicherlich Störfaktor Nummer eins. Wenn Sie in Zukunft selber bestimmen wollen, wann Sie Ihren Arbeits-Flow unterbrechen, setzen Sie auf die entsprechenden Outlook-Features.

Wenn Sie in Zukunft selber bestimmen wollen, wann Sie Ihren Arbeits-Flow unterbrechen, setzen Sie auf die entsprechenden Outlook-Features.

Die besten Outlook-Features für mehr Ordnung

Ein erster Schritt: Schalten Sie die akustische Benachrichtigung für den Mail-Eingang aus.

Das gelingt über Datei, Optionen, E-Mail im Abschnitt Nachrichteneingang. Entfernen Sie den Haken bei Sound wiedergeben. Ab sofort hören Sie kein „Pling“ mehr.

Sie fürchten, jetzt wichtige Nachrichten zu übersehen?

Benachrichtigungen haben Nachteile: Jäh wird man aus der Arbeit gerissen, oft umsonst abgelenkt und braucht anschließend mehrere Minuten, um den Faden wiederaufzunehmen. Von Konzentration keine Spur mehr, womöglich schleichen sich Fehler ein (Abbildung 1).

Abbildung 1: Kein Ton oder Effekte bei Maileingang – deaktivierte Benachrichtigungen.

Probieren Sie es, deaktivieren Sie die Benachrichtigungen. Für einen aufgeräumten, übersichtlichen Posteingang kontrollieren Sie diesen täglich zwei bis drei Mal zu einer selbst bestimmten, für Sie günstigen Zeit.

Der Clou: Sie fassen jede Nachricht nur ein Mal an! Überfliegen Sie die Eingänge nicht nur, sondern verarbeiten Sie sie direkt. Denn sonst gibt es Mehrarbeit. Allein schon deshalb, weil Sie den Eingangsordner mit den auf „ungelesen“ gesetzten Nachrichten darin mindestens ein weiteres Mal durchgehen müssen.

Wenden Sie von den folgenden Aktionen je eine pro Nachricht an und gehen dann zur nächsten Mail.

  1. Löschen: Der Papierkorb ist der beste Freund. Was nicht aufgehoben wird, muss auch nicht verwaltet werden! Überflüssiges großzügig aussortieren.
  2. Weiterleiten: Die Mail betrifft Sie nicht? Schnell weg damit! In der Praxis klappt das sehr fix mit einem Quickstep.
  3. Archivieren: Aufheben – wo immer es geht, temporär. Verschieben Sie die Nachricht in einen extra Ordner, etwa einen Zwischenpapierkorb. Den gehen Sie regelmäßig, zum Beispiel am Monatsende, durch und entsorgen. Dafür können Sie ebenfalls prima Quicksteps nutzen.
  4. To-do: Sofort erledigen, was innerhalb von drei Minuten (maximal fünf) geschafft werden kann.
  5. Terminieren/als Aufgabe ablegen: Anwenden für alles, was mehr Zeit braucht oder auf weitere Informationen wartet. Bequem und schnell klappt das per Maus – Ziehen und Ablegen (Abbildung 2).
Abbildung 2: Leerer Posteingang, links oben Favoriten, rechts Minikalender und Aufgaben.

Den gesamten Artikel lesen Sie in der working@office-Ausgabe 02 | 2018. Hier geht es zum Gratis-Test ...

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