Job finden als Sekretärin
Fakten zum Berufsbild der Sekretärin © Undrey - Shutterstock

Jobbörse für Sekretärinnen – Tätigkeitsbereiche und Tipps für eine zielorientierte Bewerbung

Welche Aufgaben hat eine Sekretärin und gibt es eine Ausbildung dazu? Kauffrau oder Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Industriekauffrau oder Bürokauffrau - wer lernt was und wie kommt man mit diesen Ausbildungen in ein Sekretariat? Kann man auch als Quereinsteiger eine Sekretärin werden? All diese Fragen und worauf Sie bei Stellenanzeigen und Bewerbungen achten sollten, beantworten wir von workingoffice Ihnen in diesem Artikel!

Das Berufsbild einer Sekretärin ist vielseitig und zukunftsorientiert. Sekretärinnen oder Assistenten werden sowohl von global agierenden Konzernen als auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland gesucht.

Stellenportale oder spezifische Jobbörsen enthalten zahlreiche Stellenanzeigen, in denen fachlich versierte, kommunikative und motivierte Sekretärinnen mit ausgeprägter Methoden- und Sozialkompetenz gesucht werden.

 

Was hat sich im Laufe der Jahre am Berufsbild der Sekretärin verändert?

Die Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs haben sich in den letzten Jahren fortlaufend verändert und verfeinert. Eine moderne Assistentin verrichtet ihre Tätigkeit in unterschiedlichen kommunikativen und kaufmännischen Tätigkeitsbereichen. Sie achtet auf Termine, übernimmt Routineaufgaben und besticht durch ein ausgeprägtes Organisationstalent.

Die Kommunikation in Fremdsprachen gehört in diesem Beruf ebenso zu den Aufgaben, wie der empathische Empfang von Gästen.

Welche beruflichen Möglichkeiten haben moderne Sekretärinnen und Sekretäre?

Die Assistenz von heute ist der Mittelpunkt einer professionellen Kommunikationszentrale, koordiniert professionell Arbeitsabläufe und vernetzt Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen.

Nach einer kaufmännischen Ausbildung und einigen Jahren praktischer Erfahrung im Beruf stehen der Assistentin diverse Jobs und Karrieremöglichkeiten offen.

Stellenangebote als Sekretärin der Geschäftsführung oder die Übernahme einer Tätigkeit im internationalen Umfeld sind nur zwei von unzähligen Chancen für Assistentinnen. 

Bewerber, die ein passendes und interessantes Stellenangebot in einer Jobbörse finden, sollten sich eingehend über die zu übernehmenden Aufgaben und die spezifischen Anforderungen der vakanten Position informieren.

Ein Abgleich zwischen der eigenen Qualifikation und dem Stellengesuch zeigt Bewerbern eindeutig auf, ob Jobs und Stellenangebote zum Kandidaten passen.

Aufgaben einer Sekretärin in Tabellenübersicht

Die Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche einer Sekretärin differieren nach Branche und Art des Unternehmens. Generell gehören vor allem die folgenden, kaufmännisch geprägten Arbeitsbereiche zu den typischen Aufgaben eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin im Sekretariat:

 

Aufgabenbereich

Tätigkeit

Kommunikation:

 

Telefonbetreuung

Telefonate mit Kunden im In- und Outbound, darüber hinaus Vermittlung von Gesprächen zu den Vorgesetzten. Innerbetriebliche telefonische Koordination von Informationen sowie Schriftverkehr zu den Inhalten von Telefonaten

Professionelles Besuchermanagement

Betreuung von Gästen und Besuchern. Small-Talk und Übergabe der Gäste an den Vorgesetzten. Versorgen der Besucher mit Tee, Kaffee, Wasser und anderen Aufmerksamkeiten

Protokollführung

Erfassen von relevanten Informationen bei Sitzungen und Seminaren und Einarbeitung in ein schriftliches Protokoll

Innerbetrieblicher Informationsaustausch

Vorbereiten von Sitzungen und Meetings, Terminvergabe und Weitergabe von Informationen an weitere Abteilungen im Unternehmen

Administration und EDV (kaufmännisch):

 

Postbearbeitung

Erledigen der eingehenden und ausgehenden Post, inklusive scannen und archivieren. Zusammenfassung in einer Postmappe zur Wiedervorlage

Terminkoordination

Führen des Kalenders für den Vorgesetzten, Organisation von Terminen, Reservierung von Meetingräumen, Versand von Einladungen für Meetings und Sitzungen

Korrespondenz, Schriftverkehr und Textformulierung

Bearbeitung der Korrespondenz und Schriftverkehr mittels EDV: Briefe, E-Mails, Memos unter Einsatz spezifischer Software, wie zum Beispiel MS-Office. Rhetorische Kenntnisse und ausgeprägte Fähigkeiten in Bezug auf die Textformulierung und das Erstellen zielführender Briefe

Vorbereitung von Präsentationen und Reports

Erarbeiten von MS-PowerPoint-Präsentationen, Einarbeiten von relevanten Kennzahlen, Daten und Fakten, Drucken von Screenshots und Aufarbeitung von Zahlenmaterial für den Vorgesetzten

Reiseorganisation

Buchen von Flügen und Hotels sowie teilweise Teilnahme an Geschäftsreisen. Zusammenstellen aller notwendigen Unterlagen für den Vorgesetzten, Abrechnung der entstandenen Kosten unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen, Schriftverkehr mit externen Stellen wie Reisebüros

Planerische Tätigkeiten

 

Führen der Büroablage (Online und Offline)

Sachgerechtes Führen und Optimieren der Büroablage. Erledigen der Aktenverwaltung und Pflege von digitalen Datenbanken sowie regelmäßige Datensicherung

Organisation und Verwaltung von Büromaterial

Einkauf von Büromaterial oder Büromaschinen auf Basis eines definierten Budgets oder nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten

Vorbereitungs-arbeiten für die Buchhaltung

In Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern: Kontrolle der Spesenabrechnungen oder Vorbereitung der Lohnverrechnung

Recherche von Informationen

Informationsbeschaffung für den Vorgesetzten zu spezifischen Themen und Angebotseinholung nach Absprache

Tipps zur zielgenauen Stellensuche

Die schriftliche Bewerbung bei einem neuen Arbeitgeber stellt für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine hohe Hürde dar. Jobs und Stellenangebote, die zum Kandidaten passen, können in Jobbörsen gezielt gesucht werden. Vor einer schriftlichen Bewerbung in einem Unternehmen ist es sinnvoll, dass Bewerber sich eingehend mit dem Zielunternehmen und der Aufgabenbeschreibung beschäftigen. 

Beantworten Sie sich folgende Fragen, damit Ihre Bewerbung nicht umsonst ist:

  • Passt meine Qualifikation und meine bisherige Erfahrung zu den Erwartungen des Unternehmens?
  • Bringe ich Erfahrungswerte in den Hauptaufgabengebieten mit? 
  • Erkenne ich mich in den im Stellenangebot aufgeführten Eigenschaften wieder? 
  • Welchen Eindruck macht das Unternehmen auf seiner Internetseite auf mich und welche Informationen zum Employer Branding kann ich ermitteln? 

Was ist, wenn ich nicht alle Anforderungen in der Stellenausschreibung erfülle?

Es kommt nicht darauf an, die freie Position und alle angeführten Anforderungen zu 100 Prozent auszufüllen. Vielmehr sollten umfangreiche Schnittmengen in Bezug auf die Hauptaufgaben und das Anforderungsprofil erkennbar sein. Bewerber sollten darüber hinaus bei ihrer Jobsuche darauf achten, dass sie die Werte und die Inhalte des Unternehmenskodex teilen. Diesen finden Bewerber in den meisten Fällen auf der Karriereseite des Zielunternehmens im Internet.

Wie erstelle ich eine erfolgreiche Bewerbung für den Beruf der Sekretärin?

Vor allem bei einer Bewerbung als Sekretärin oder Sekretär achten Entscheider und Unternehmen darauf, ob die Kernkompetenzen des Bewerbers aus den Bewerbungsunterlagen ersichtlich werden. Personaler fokussieren sich zum Beispiel insbesondere auf eine korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung und betrachten aufmerksam, ob die Textformulierungen des Anschreibens Interesse erwecken. Aus diesem Grund sollten Kandidaten Abstand von allgemeinen Bewerbungsfloskeln nehmen und eine individuelle und auf das Zielunternehmen zugeschnittene Bewerbung aufbauen. In vielen Fällen kann die Konsultation eines Bewerbungstrainers zielführend sein, um professionelle Bewerbungsunterlagen zu erstellen, die als Unikat Personaler überzeugen.

Das sollten Ihre Bewerbungsunterlagen erreichen

  • einen positiven Eindruck auf Entscheider machen,
  • Mehrwerte des Bewerbers präsentieren (Erfahrungen / Fremdsprachenkenntnisse im Bereich),
  • Personaler motivieren, den Menschen hinter der Bewerbung kennenlernen zu wollen.

Darüber hinaus sollten Eintragungen in einem vorgefertigten Bewerbungsformular stimmig und inhaltlich korrekt sein. Neben treffenden und zielführenden Textformulierungen sollte die Bewerbung eindeutige Erklärungen dazu beinhalten, wie Bewerber die Vakanz erfolgreich ausfüllen würden und welche Erfahrungswerte aus ehemaligen Positionen eingebracht werden.

Heben Sie Ihre Motivation und persönliche Eigenschaften besonders hervor

Es ist des Weiteren sinnvoll, die eigene Motivation herauszustellen und die wichtigsten persönlichen Eigenschaften hervorzuheben. Die Bewerbungsunterlagen sollten ordentlich, professionell und individuell aufbereitet werden und den Charakter und das Engagement des Bewerbers oder der Kandidatin ins rechte Licht rücken. Ein besonderes Augenmerk sollten Aspiranten auf eine Anstellung zur Sekretärin oder zum Sekretär auf die Bereiche Kommunikation, Organisation und Gesprächsführung legen. Interessenten sollten nicht vergessen, ihre Teamfähigkeit und die Bereitschaft zur kollegialen Zusammenarbeit mit Kollegen herauszustellen.

 

Beeindruckende Bewerbungsunterlagen erstellen

Das Bewerbungsanschreiben

Möchten Bewerber Entscheider nachhaltig überzeugen, ist es sinnvoll, das Bewerbungsanschreiben mit Bedacht aufzubauen. Die folgende Matrix hat sich für viele Bewerber als zielführend und erfolgreich herauskristallisiert:

1. Absatz:

  • Inhaltsreicher Einleitungssatz, der das hohe persönliche Interesse ausdrückt.
  • 2 oder 3 Sätze zum Unternehmen, seinen Werten und Informationen, die den Bewerber beeindruckt haben.
  • Ein Motivationssatz, der herausstellt, dass man als Bewerber Teil des Unternehmens werden möchte.

2. Absatz:

  • 4 bis 8 Sätze, in denen die persönliche Qualifikation des Bewerbers mit den Anforderungen der Position in Einklang gebracht wird.
  • 1 bis 3 Sätze, die persönliche Erfolge beschreiben und Mehrwerte des Kandidaten darstellen.

3. und ggf. 4. Absatz:

  • Information des Bewerbers zur persönlichen Wechselmotivation und zur frühestmöglichen Verfügbarkeit. In diesem Bereich des Bewerbungsanschreibens kann auch der Gehaltswunsch eingetragen werden.
  • Zusammenfassung der Bewerbung und Motivationssatz, der eindeutig ausdrückt, warum der Bewerber der passende Kandidat im Unternehmen ist. Statt einer Floskel sollte ein Satz aufgebaut werden, der Interesse und Neugier beim Entscheider erzeugt und die Motivaton des Bewerbers herausstellt. 
  • Abschlussatz mit dem klaren Wunsch, den Entscheider oder das Unternehmen kurzfristig in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen. 

Wie lang darf ein Bewerbungsanschreiben sein?

Das Bewerbungsanschreiben sollte eine DIN-A4-Seite nicht übersteigen und möglichst kurz und aussagefähig aufgebaut sein. Eine positive Schreibweise und das Integrieren von persönlichen Eigenschaften und Beispielen erweckt Interesse und erhöht die Chance des Bewerbers auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. 

Gehaltswunsch in Bewerbungsunterlagen angegeben: Was ist zu beachten?

In vielen Stellenangeboten ist die Aufforderung verankert, mit der Übersendung der Bewerbungsdokumente den persönlichen Gehaltswunsch anzugeben. Erbitten potenzielle Arbeitgeber Angaben zum Wunschgehalt, sollten Bewerber in jedem Fall eine konkrete Information in die Bewerbungsunterlagen einarbeiten. Die Angabe zum Gehalt könnte zum Beispiel den folgenden Inhalt haben: "Für eine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen strebe ich ein monatliches Brutto-Gehalt von XX Euro an." Fordern Arbeitgeber in der Stellenanzeige nicht explizit eine Information zum Monats- oder Jahresgehalt an, muss vom Bewerber keine Angabe gemacht werden. In diesem Fall wird der Gehaltswunsch des Bewerbers spätestens im zweiten Vorstellungsgespräch im persönlichen Rahmen erörtert.

Welche Unterlagen gehören in eine Bewerbungsmappe? 

  • Deckblatt mit Bewerbungsfoto und kurzer Übersicht der Qualifikation
  • Ein Anschreiben, das den Bewerber professionell vorstellt
  • Einen tabellarischen Lebenslauf mit Bewerbungsfoto
  • Zeugnisse und Zertifikate

Auch Bewerbungen halten sich an die DiN-5008

Ideale Bewerbungsdokumente werden in Anlehnung an die DIN-Norm 5008 erstellt. Die DIN-Norm 5008 legt Standards für das Erstellen von Geschäftsbriefen fest und sollte aus diesem Grund bei jeder Bewerbung, jedoch vor allem bei einer Bewerbung auf eine Position als Sekretärin, verwandt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass ein Bewerbungsfoto den allgemeinen Business-Anforderungen entspricht.

Um sich optimal und beim Personaler und Entscheider bestmöglich zu präsentieren, raten erfahrene Bewerbungstrainer zur Auswahl von zwei unterschiedlichen Fotos auf dem Deckblatt und dem Lebenslauf. Auf diese Weise lernt ein Entscheider den Bewerber aus unterschiedlichen Perspektiven kennen und erhält einen noch intensiveren Eindruck vom Kandidaten. 


Wie setze ich mich gegen Mitbewerber durch?

Die Tätigkeit einer Sekretärin oder eines Assistenten ist vor allem von der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit ihrem Vorgesetzten geprägt. Viele Stunden pro Tag arbeiten Sekretärinnen direkt oder indirekt mit ihrem Chef zusammen. Dies impliziert eine ausgeprägte Vertrauensbasis und Sympathie. Verläuft aus diesem Grund das erste Kennenlernen im Rahmen eines Bewerbungsgespräches erfolgversprechend, ist das erste große Stück des Weges zur neuen Anstellung bewältigt. Im Bewerbungsgespräch sollten sich Bewerber vor allem auf ihre positiven Eigenschaften konzentrieren und diese im Gespräch fortlaufend in unterschiedlichen Kontexten mitteilen.

Beispiel Bewerbungsgespräch Sekretärin 

Sucht das Unternehmen eine kommunikative und zielorientierte Sekretärin, sollte die Bewerberin im Interview wohldosiert die beiden geforderten Eigenschaften herausstellen. Sie wirkt gut vorbereitet, wenn sie die Merkmale Kommunikation und Zielorientierung mit nachvollziehbaren Beispielen aus ihrem bisherigen Werdegang verknüpfen kann. Auf diese Weise erkennt der Entscheider, dass die Kandidatin über die entscheidenden Kernkompetenzen verfügt und ihn im Fachbereich nachdrücklich zu unterstützen.

Zeigen Sie Interesse am Arbeitsumfeld und Unternehmen

Neben der Fokussierung auf die persönlichen Charakteristika ist es sinnvoll, sich offenkundig für das Arbeitsumfeld und die Stelle im Unternehmen zu interessieren. Gut vorbereitete Fragen zur Arbeit, zum Arbeitgeber und zum Büromanagement im Unternehmen zeigen Interesse an der vakanten Position. Bewerber handeln professionell, wenn sie sich umfassend und authentisch darstellen. Übertriebene Beispiele für Erfolg oder Selbstverliebtheit schrecken ab und wirken deplaziert. 

In letzter Instanz wird der Bewerber den Zuschlag erhalten, der sowohl durch seine persönliche Einstellung, seine umfassende Methodenkompetenz und durch ein offenkundiges Interesse am Unternehmen überzeugt. Entscheider suchen neben Kandidaten mit Methodenkompetenz vor allem Menschen, die bestmöglich zum bestehenden Team und zum Unternehmen passen.

So können Sie nach dem Interview Ihr Interesse verstärken

Haben Bewerber den Eindruck, dass ein Bewerbungsgespräch erfolgreich verlaufen ist und hat sich der persönliche Wunsch nach einer Anstellung im Unternehmen nach dem Interview verstärkt, können Bewerber die Chancen auf eine Jobzusage durch eine zielgerichtete E-Mail entscheidend erhöhen.

Es wirkt kompetent und zielführend, dem Entscheider und potenziellen Vorgesetzten die eigenen Empfindungen schriftlich per E-Mail mitzuteilen. In den meisten Fällen erhalten Sie mit der Visitenkarte des Vorgesetzten seine Kontaktdaten und die Möglichkeit, sich bei Rückfragen persönlich zu melden. In diesem Fall können Sie im Nachgang zum Bewerbungsgespräch eine strukturierte E-Mail verfassen.

Inhalte einer solchen E-Mail könnte sein:

  • Einen herzlichen Dank für das vertrauliche und informative Gespräch.
  • Die Information, dass sich Ihr Wunsch verstärkt hat, für den Entscheider zu arbeiten.
  • Der Wunsch nach einer zeitnahen Entscheidung oder einem Zweitgespräch.

Vorteil der Vorgehensweise nach einem Interview

Gehen Bewerber auf diese Weise vor, zeigen sie vor allem an, dass sie ein hohes Interesse an der ausgeschriebenen Position und der Arbeit haben. Gleichzeitig beweisen sie dem möglichen Vorgesetzten, dass sie sowohl im kaufmännischen wie im organisatorischen und persönlichen Bereich über die notwendige Kompetenz für diese Jobs verfügen. Vorgesetzte, die in dieser Art und Weise vom nachhaltigen Interesse von Bewerbern erfahren, werden schneller eine positive Entscheidung treffen können.

Welche Anforderungen werden an eine Assistentin gestellt?

Die Anforderungen, die in der modernen und globalisierten Arbeitswelt an Sekretärinnen gestellt werden, sind vielfältig und betreffen vordergründig die Methodenkompetenz der Assistentin. Hierzu gehören unter anderem die Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten. Gleichzeitig erwarten Unternehmen und Vorgesetzte verschiedene charakterliche Kompetenzen und Eigenschaften und ein Bekenntnis zum Wertekodex des Unternehmens. 

Persönliche, charakterliche Kompetenzen einer Assistentin

  • Freundliches, sicheres und kompetentes Auftreten.
  • Kommunikations- und Organisationstalent sowie Belastbarkeit.
  • Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit.
  • Genauigkeit in der Arbeitsweise und Engagement.

Methodenkompetenzen und Kenntnisse einer Assistentin

  • Fremdsprachenkenntnisse nach Relevanz, in der Regel gute Englischkenntnisse.
  • Erfahrung und Affinität in kaufmännischen Prozessen wie Postbearbeitung, E-Mail-Bearbeitung und in anderen administrativen Bereichen.
  • Interesse und Freude an Verwaltungsaufgaben und Korrespondenz.
  • Gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse und ausgeprägtes Artikulationsvermögen in Wort und Schrift.
  • Bürokommunikative Kenntnisse einschließlich der neuen Medien, Software und Internet.
  • Gute Kenntnisse im 10-Finger-Schreiben oder in der Stenografie.
  • Interesse an fortlaufender Weiterbildung und Fortbildung.
  • Übernahme und Verantwortung für ein stringentes Büromanagement im Betrieb.

Basierend auf dem innerbetrieblichen Einsatzgebiet einer Sekretärin erwarten Unternehmen ebenso Fach- oder Branchenkenntnisse. 

Welche Ausbildungsvoraussetzungen gelten für Sekretärinnen?

Sekretärinnen werden in nahezu allen Branchen, Industriebereichen und Wirtschaftszweigen eingesetzt und für die unterschiedlichsten Tätigkeiten in kaufmännischen Bereichen benötigt. Ein möglicher Arbeitsplatz ist zum Beispiel die berufliche Tätigkeit in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einem global agierenden Konzern oder in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Da das Berufsbild der Sekretärin keine eigene Ausbildung darstellt, können sich vor allem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer kaufmännischen Ausbildung auf vakante Stellenanzeigen für Sekretärinnen bewerben.

Welche Ausbildungsberufe und Jobs kommen für Sekretärinnen in Frage?

  • Kaufmann oder Kauffrau für Bürokommunikation
  • Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement
  • Kauffrau für Marketingkommunikation
  • Industriekauffrau
  • Bürokauffrau

Als Quereinsteiger ins Sekretariat?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer abweichenden Ausbildung haben ebenfalls die Möglichkeit, sich für die Arbeit und Jobs im Sekretariat zu qualifizieren. Hierfür bieten Unternehmen oder die Agentur für Arbeit und verschiedene private Anbieter eine individuelle Weiterbildung oder spezifische Fortbildungen an. Nach bestandener IHK-Prüfung in einem der oben genannten Ausbildungsberufe stehen kaufmännisch versierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle Möglichkeiten offen, sich auf Stellenanzeigen als Assistentin oder Sekretärin zu bewerben. Die Tätigkeit als Sekretärin ist nach Absprache mit dem Unternehmen in Teilzeit oder Vollzeit möglich. Jobs und Stellenangebote als Mini-Job werden ebenfalls angeboten. 

Welche Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es für Sekretärinnen?

Zusätzlich zu den angeführten Aufgabenbereichen ergeben sich, basierend auf der Qualifikation, dem Einsatzgebiet und der Branche weitere Einsatzmöglichkeiten für Sekretärinnen.

Assistentin der Geschäftsführung

Neben der Beschäftigung als Assistenz sind der Einsatz in einem Vorstandssekretariat oder eine Tätigkeit als Assistentin der Geschäftsleitung für Sekretärinnen nachvollziehbare Karriereschritte. In einer derartigen Funktion übernehmen Sekretärinnen umfangreiche Repräsentationspflichten für das Unternehmen und fungieren unter anderem als Schnittstelle zwischen Medienvertretern und dem Vorstand eines Konzerns. Mit der Tätigkeit als Assistentin der Geschäftsführung ist eine hohe persönliche Verantwortung verbunden. Flexibilität und die Bereitschaft an mehrtägigen und kurzfristig terminierten Geschäftsreisen im In- und Ausland teilzunehmen, gehören zum Anforderungsprofil dieses Berufes.

Sie müssen Ihren Job lieben

Die meisten Aufgaben einer Sekretärin sind kaufmännisch und organisatorisch geprägt. Grundvoraussetzungen sind stets persönliche Einsatzbereitschaft, Freude an nutzenorientierter Kommunikation und ein hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ein intrinsisches Engagement.

Gehalt: Was verdienen Assistenten und Sekretärinnen?

Es gibt keine einheitliche Gehaltsgrundlage für kaufmännische Mitarbeiter im Sekretariat. Üblicherweise richtet sich die Entlohnung nach einem Tarifvertrag oder nach individualvertraglicher Absprache. Die jeweilige Entgelthöhe differiert und richtet sich nach den folgenden Kriterien:

  • Qualifikation des Bewerbers.
  • Branche, Unternehmen und Tätigkeit, zum Beispiel Vorstandssekretärin.
  • Tätigkeit in Teilzeit oder Vollzeit.
  • Erfahrung als Sekretärin und Branchenerfahrung.
  • Nachweisliche Erfolge und Methodenkompetenz, z. B. in der Protokollführung oder im Büromanagement.

Das Durchschnittsgehalt einer Sekretärin oder eines Assistenten

Das durchschnittliche jährliche Bruttogehalt einer Assistenz in Vollzeit beträgt gemäß der Internetpräsenz steuerklassen.com 28.525,82 Euro, was einen monatlichen Brutto-Verdienst von knapp 2.400 Euro ausmacht - Teilzeit entsprechend weniger.

Mit steigender Berufserfahrung und wachsenden Kenntnissen verdient ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Sekretariat ein signifikant höheres Einkommen. Das Einstiegsgehalt liegt je nach Größe des Unternehmens zwischen 1.800 Euro und 2.400 Euro brutto pro Monat.

Kann sich das Gehalt einer Sekretärin noch erhöhen?

Die Entwicklungschancen für Assistentinnen und Assistenten sind vielversprechend und lukrativ. Sekretärinnen mit langjähriger Erfahrung erhalten innerbetrieblich oder im Rahmen eines Stellenwechsels die Möglichkeit, als Assistentin der Geschäftsführung zu fungieren. Abgestimmt auf die Branche und die Relevanz des Unternehmens im internationalen Vergleich werden Jahresgehälter zwischen 60.000 Euro und 85.000 Euro (in Vollzeit) bezahlt.

Sekretärin im öffentlichen Dienst - wie sieht es mit der Bezahlung aus?

Der öffentliche Dienst bietet Sekretärinnen ebenfalls zahlreiche Chancen und Möglichkeiten, sich im kaufmännischen Tätigkeitsbereich zu etablieren und aufzusteigen. Assistentinnen und Assistenten werden bei Jobs im öffentlichen Dienst auf Basis des TVöD (Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes) bezahlt. Basierend auf der Vorbildung und Qualifikation werden kaufmännische Angestellte in eine höhere Entgeltgruppe eingeschlossen und profitieren neben dem regulären Gehalt von den weiteren Vorteilen im öffentlichen Dienst, wie zum Beispiel:

  • Sicherheit der Anstellung bei einem öffentlichen Arbeitgeber.
  • Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld).
  • Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr.
  • Recht auf flexible Arbeitszeitmodelle.
  • Vorteil durch Vergünstigungen auf kommunaler Ebene und langfristige berufliche Perspektiven.

Zusammenfassung und Fazit zum Berufsbild der Sekretärin

Das Berufsbild der Sekretärin hat sich im Laufe der letzten Jahre umfassend verändert. Mit der Professionalisierung durch die Digitalisierung und weiter wachsenden Aufgabenbereichen ergeben sich für kaufmännisch versierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter exzellente Chancen, im Sekretariat Karriere zu machen.

Offene Stellenangebote und Stellenanzeigen in einer spezialisierten Jobbörse sind in vielen Fällen nur einen Klick entfernt. Engagierte, kommunikative und organisatorisch versierte Mitarbeiter haben alle Chancen, auf dem Stellenmarkt die für sie passende Position und Jobs zu finden sowie die eigene Karriere als Assistenz im Büro im kaufmännischen Bereich voranzutreiben.

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