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Postverteilung im Büro

Anna

Mitglied seit
17.04.2012
Beiträge: 228
Hilfreich: 0

Hallo,

ich habe eine Frage: Wie funktioniert bei euch - in mittleren und größeren Firmen - die Postverteilung?
Konkret würde mich interessieren: Wie gelangt die tägliche Post zu euch?
Wird sie z.B. an der Telefonzentrale sortiert? Geht ihr sie dort selbst abholen?
Oder gibt es jemanden, der mit der Postverteilung beauftragt ist und sie im ganzen Haus verteilt?
Oder hat jeder Mitarbeiter an zentraler Stelle ein eigenes Postfach, in das er jeden Tag schauen geht?

Vielen Dank für eure Antworten.

Viele Grüße
Anna

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Julia

Mitglied seit
08.04.2009
Beiträge: 426
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Hallo Anna,

herzlich willkommen im Forum!

Tja, die Postverteilung ... ich kann mich an einige (mittlerweile pensionierte) Kolleginnen erinnern, die unbedingt einen Büroboten haben wollten, der die Post persönlich bringt. In meinem Kopf entstanden dann immer so Bilder eines feschen \"Cola Light-Man\" ...

Die Realität sieht wie so oft ganz anders aus, funktioniert aber ganz gut

In unserem Haus arbeiten ca. 300 Personen und wir erhalten sehr viel Post aus der ganzen Welt (hauptsächlich in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch). Daher gibt es seit ich mich erinnern kann eine eigene Poststelle (nur vormittags besetzt), die sich um die Postsortierung und Verteilung kümmert. Dazu gehören auch E-Mails, die an unsere allgemeine Mailadresse geschickt werden.

Die Postverteilung erfolgt dann in Postfächer. Jede Abteilung hat ein eigenes. Die Größe des Postfaches richtet sich nach Postvolumen. Wir haben zwei unterschiedliche Postfachgrößen. Einige der Postfächer (beispielsweise Geschäfstführung, Personalabteilung) sind abgeschlossen, sie lassen sich also nur mit dem entsprechenden Schlüssel leeren. Hat jemand mal versehentlich dort etwas hineingeworfen, muss er sich an das jeweilige Sekretariat wenden.

Geleert werden die Postfächer hauptsächlich vom zuständigen Sekretariat. Da sie nicht nur für die externe Post sondern auch für interne Mitteilungen verwendet werden, leere ich unser Abteilungspostfach mehrmals am Tag.

Die Postfächer stehen auf einem offenen Unterbau, in dem größere Sendungen wie Pakete und dergleichen untergebracht werden können. Per Post-it wird die Abteilung hingewiesen, dass für sie ein größeres Teil dort deponiert ist.

Im Allgemeinen klappt das sehr gut.

Unsere zwei Damen im Posteingang haben Postvollmachten. Es gibt eine allgemein bekannte hausinterne Regelung, welche Sendungen sie öffnen dürfen und welche nicht, was in besonderen Listen zu erfassen ist (beispielsweise Rechnungen, die numerisch registriert werden oder Einschreiben).

Die Post wird bei uns auch noch als Papier-Post weitergegeben. Wer sie elektronisch benötigt, muss sie selbst einscannen.

Liebe Grüße

Julia

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heddix

Mitglied seit
16.11.2006
Beiträge: 3370
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Hallo Anna,

wir haben auch eine zentrale Stelle, die die eingehende Post bearbeitet und verteilt.

In unserem Sekretariat haben wir noch mal Körbchen für interne Abteilungspost. Hier sind die jeweiligen Abteilungen aufgefordert, wenigstens einmal täglich ihr Körbchen zu kontrollieren. Klappt leider nicht wirklich gut ... wir müssen oft anrufen und um Abholung bitten, sonst liegt die Post tagelang rum.

Viel Glück )

Gruß
heddix

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Anna

Mitglied seit
17.04.2012
Beiträge: 228
Hilfreich: 0

Hallo ihr zwei,

danke für das nette Willkommen und natürlich eure Antworten.
Bei uns wird es so gehandhabt, dass die Kollegen der Telefonzentrale die Post verteilen und zwar in die Fächer der jeweiligen Abteilungen.
Dann wird die Post von den jeweiligen Sekretärinnen vorverteilt und der AL erhält nur die vorsortierte Post, die er sehen muss.
Jetzt soll die Post den Leuten direkt ausgehändigt werden und wir suchen nach einem neuen System.
Wenn ihr also noch eine Idee habt...

Jedenfalls recht herzlichen Dank für eure Antworten!

Ich wünsche euch einen schönen Tag.
Anna

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TraumSekki

Mitglied seit
03.02.2011
Beiträge: 138
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Hallo Anna,

wir haben ein extra Postzimmer. Dort hat jeder MA ein persönliches Postfach. Die Post wird von der Zentrale einsortiert.

Für unsere Niederlassungen gibt es einzelne Postfächer, was dann immer wieder von MA mit in die Niederlassung genommen wird oder per Post dorthin verschickt wird und in den NL gibt es dann entsprechend einzelne Postfächer für jeden MA.

Die, die viel Post bekommen (Buchhaltung, Personal) haben größere Postfächer und das wird mehrmals äglich geleert, die \"normalen\" MA gucken nur 1x im Monat rein, wenn die Gehaltsabrechnung ankommt.

Ich persönlich informiere meine Teams immer per Mail, wenn Post da ist.

LG,
TraumSekki

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Joule

Mitglied seit
25.04.2012
Beiträge: 1
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Hallo Anna,

unsere Post wird vom Empfang vorsortiert und dann in den jeweiligen Stockwerken von unserem FM verteilt (üblicherweise bis mittags). Jedes Stockwerk hat im Kopierraum Fächer für die Mitarbeiter. Diese holen dann ihre Post selbst dort ab.

Die Post für meinen Chef wird auf meinen Schreibtisch gelegt - ich schaue sie mir an und gebe sie ihm persönlich.

Die Ausgangspost befindet sich ebenfalls im Kopierraum, ich selbst habe aber auch ein Körbchen, welches täglich vom FM geleert wird.

Viele Grüße
Joule

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Mirko78

Mitglied seit
14.11.2015
Beiträge: 1
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Bei mir in der Firma, ca. 500 Mitarbeiter, gibt es ein eigenes Postbüro das die interne Postverteilung übernimmt. Soweit ich weiß wird die Post gesammelt angeliefert und wird dann im Mailroom durch einen Briefsortierer sortiert und mit einem Postwagen zu den einzelnen Büros gebracht. Welche Sortiersysteme die Mitarbeiter verwenden weiß ich leider nicht. Ich werde mich aber erkundigen und werde es dann hier wieder posten.

http://www.styro.de

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Mister_Ohle

Mitglied seit
21.08.2017
Beiträge: 11
Hilfreich: 0

Ich bin in einem mittelständischen Unternehmen und dort übernehme ich die Postverteilung. Die kommt meistens morgen in zwei Kästen an, die ich dann sortieren muss. Was ist für wen. Was ist nur Werbung und und und. Nach dem Mittag verteile ich die Post. Das passiert einmal in der Woche und im Einzelfall kommen auch einzelne Briefe noch mal an.

Dabei können wir so viel erreichen!

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