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Anforderungen an Veranstaltungs-Business steigen

Immer häufiger werden für die Event-Organisation Online-Buchungssysteme genutzt. Welche Ansprüche Veranstaltungsplaner an ein solches Tool stellem, fand HRS in einer aktuellen Umfrage heraus.

Eine von HRS – Hotel Reservation Service beauftragte Studie zeigt: Die Nutzung von speziellen Buchungssystemen für die Event-Organisation hat deutlich zugenommen. Im Vergleich zum Vorjahr hat sie sich durch einen Sprung von 15 auf 29 Prozent nahezu verdoppelt. Zudem erwartet jeder dritte Travel-Manager steigende Budgets für die Organisation von Veranstaltungen.


Report zeigt  deutliche Veränderungen

Befragt wurden 250 Personen, die in ihrer Position unternehmensweit die Buchungen im Segment MICE verantworten. Die Größe der Unternehmen variierte dabei von 200 bis zu über 5.000 Mitarbeitern. Der Vergleich zum Vorjahresreport zeigt in einigen Bereichen deutliche Veränderungen: So stieg die Anzahl der Unternehmen mit festen Buchungsrichtlinien von einem Drittel auf 50 Prozent.


Professionelleres Buchungsverhalten – steigender Wettbewerb

Während die Studie im Jahr 2007 gezeigt hat, dass es im MICE-Segment kaum Systeme und Vorgaben gibt, geht der Trend der aktuellen Umfrage hin zu zunehmend professionelleren Strukturen. Diese reichen von klaren Budgetrichtlinien innerhalb der Unternehmen bis hin zur Nutzung spezieller Buchungssysteme. Die meisten Unternehmen holen durchschnittlich drei bis vier Angebote für eine Veranstaltung ein.


Schnelligkeit zählt

Vor allem Schnelligkeit ist ein entscheidendes Kriterium für die Buchung. Dauert die Erstellung eines Angebotes länger als 24 Stunden, so wird dieses nur noch von jedem Dritten bei der Planung berücksichtigt. Die durchschnittliche Tagungspauschale liegt im Regelfall zwischen 40 und 75 Euro. Dennoch muss ein hoher Veranstaltungsstandard gewährleistet sein – erwartet wird zum Beispiel die Ausstattung der Räumlichkeiten mit einem Beamer oder eine gute Verpflegung und eine verkehrsgünstige Lage der Tagungsräume.


Fazit: Anbieter im MICE-Segment müssen Mehrwerte schaffen 

Die schnelle und reibungslose Erstellung von Angeboten sowie niedrige bzw. gar keine Gebühren und Deposits gehören bereits zu den Selbstverständlichkeiten. Anbieter im MICE-Segment müssen sich also vor allem durch zusätzliche Benefits vom Wettbewerb abheben. Diese können beispielsweise die unkomplizierte Abwicklung von Buchungen, passende Abrechnungssysteme oder ein gutes Teilnehmermanagement-System sein.


Weitere Informationen unter www.hrs.de.

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