Beispiele, Muster, Checklisten zum Protokollkopf und Hauptteil, Protokoll führen, Protokollführerin nach DIN 5008
Das sind die neuen DIN 5008 Regeln beim Schreiben von Protokollen © mankale - Fotolia

Protokoll effizienter schreiben mit der DIN 5008

Neu in der aktuellen DIN-Version 5008 sind Regeln für das Erstellen von Protokollen, denn in vielen Unternehmen gab es dazu immer wieder Unsicherheiten.

Vom Protokollkopf bis zum Teilen: Die wichtigsten Regeln der DIN 5008 zu Protokollen im Überblick.

Der Protokollkopf enthält die folgenden Informationen:

  • Name des Veranstalters (verantwortliches Unternehmen bzw. verantwortliche Abteilung)
  • Art des Protokolls, z. B. Kurzprotokoll
  • Angabe über Art/Anlass der Veranstaltung (Vorstandssitzung, Projektsitzung, Mitgliederversammlung, Ausschusssitzung etc.)
  • Daten (Ort, Datum, Zeit)
  • Namen der An- und Abwesenden (Anwesende, Entschuldigte, Unentschuldigte, Gäste)
  • Namen der Leitung und Protokollführung
  • Thema oder vollständige Tagesordnung

Beispiel 1: Protokollkopf

Anlass: (1)                                          Produktionsbesprechung

 

Datum, Zeit:                                      Montag, 16. März 2020, 09:00 – 11:00 Uhr

 

Ort, Raum:                                        Muster GmbH, Raum 2

 

Anwesend: (2)                                  Peter Schmitt, Produktionsleitung

                                                             Annika Blum, Teamleiterin

                                                             Janine Schwarz, Teamleiterin

                                                             Hans Noll, Qualitätsmanagement

 

Abwesend: (2)                                  Franz Mass, Teamleiter

 

Sitzungsleitung: (2)                         Peter Schmitt

 

Protokollführung: (2)                      Annika Blum

 

Tagesordnung:                                  1.            Gestiegene Lohnkosten

                                                              2.           Kauf einer CNC-Maschine

                                                              3.           Sicherheitsbelehrung der Mitarbeiter


  1. Hinter das Leitwort können Sie einen Doppelpunkt setzen. Dieser ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
  2. Achten Sie auch beim Protokoll darauf, die Leitwörter geschlechtsneutral zu wählen.

Beispiel 2: Protokollkopf

XY GmbH                                                                                           Irgendwo, 20XX-01-15

Musterstraße 1

00000 Irgendwo

 

Kurzprotokoll Nr. 00 über die 9. Sitzung des Ausschusses für Arbeitssicherheit (3)

 

Moderation                                       Herr Peter Pietsch

 

Teilnehmende                                   1. Ausschussmitglieder:

                                                              Herr Dr. Hans Schneider, Irgendwo

                                                              Herr Professor Dr. Peter Müller, Irgendwo

                                                              Herr Dr. Paul Ochsner, Irgendwo

                                                              Herr Peter Pauli, Irgendwo

                                                              2. Sachverständiger

      Herr Professor Dr. Peter Wiesner, Irgendwo

 

Protokollführung                              Frau Petra Meixner

 

Ort                                                        Raum A3 der IHK Irgendwo

 

Datum                                                  Montag, 15. Januar 20XX

 

Zeit                                                        13:00 bis 17:00 Uhr

 

Thema  (5)                                          Verbesserung der Arbeitssicherheit
                                                            im Lager


  • Handelt es sich um einen Jour-fix, dann ist es wichtig, eine Protokollnummer anzugeben. Falls der Jour-fix einmal ausfällt, ist auch im Nachhinein noch nachvollziehbar, ob alle Protokolle vollständig vorhanden sind, wenn diese nummeriert sind.
  • Wenn in der Besprechung lediglich ein Thema besprochen worden ist, wird statt Tagesordnung das Leitwort „Thema“ verwendet.

Der Hauptteil eines Protokolls nach DIN 5008

Je nach Wichtigkeit des jeweiligen Anlasses und der gewählten Protokollform sind, nach der neuen DIN 5008, Wortbeiträge, Ablauf, Argumente und vor allem Anträge, Abstimmungen, Beschlüsse, Vereinbarungen, Ergebnisse chronologisch, vollständig, klar und wertneutral wiederzugeben.

Der Hauptteil richtet sich nach der Protokollart und kann Folgendes enthalten:

  • Tagesordnungspunkte
  • Namen der Redner
  • Beiträge nach Rednern geordnet
  • Sitzungsverlauf
  • Ergebnisse (Beschlüsse, Termine, Anträge etc.)

Der Protokollhauptteil wird in Absätze gegliedert. Die Gliederung ergibt sich durch die einzelnen Tagesordnungspunkte. Achten Sie darauf, dass die Sätze kurz und die Absätze nicht zu lang sind. Halten Sie sich an folgende Faustregeln:

Kurze Sätze steigern die Verständlichkeit: Maximal 15 Wörter pro Satz.

Kurze Absätze verbessern die Übersicht: Maximal 5 bis 6 Zeilen pro Absatz.                      

3 Möglichkeiten, einen neuen Tagesordnungspunkt einzuleiten:

  1. Wiederholung der im Protokollkopf aufgeführten Überschrift
  2. TOP 1   
  3. zu TOP 1

Wenn Sie den Tagesordnungspunkt mit TOP 1 einleiten, dann hat der Leser den Nachteil, dass er erst im Inhaltsverzeichnis nachsehen muss, um sich zu erinnern.

Wenn Sie ein ausführliches Protokoll schreiben, dann erscheint der Name der/des jeweiligen Redners/Rednerin vor dem Beitrag.

Beispiele zum Hauptteil des Protokolls

Frau Meier                          vertritt die Bedenken der Geschäftsleitung.

                                               3 Wochen Betriebsferien seien viel zu lang. Außerdem sei der

                                               Produktionsausfall bei 2 Wochen eher vertretbar.

 

Frau Peters                          entgegnet, die Mehrheit der Belegschaft wünsche sich 3 Wochen

                                               Betriebsferien und sei bereit, den Produktionsausfall durch Über-

                                               stunden auszugleichen.


Wenn Sie es vorziehen, den Hauptteil nur in der Fluchtlinie zu schreiben, dann empfiehlt es sich, die Namen der Redner/-innen durch Fettschrift hervorzuheben.

Frau Meier vertritt die Bedenken der Geschäftsleitung. 3 Wochen Betriebsferien seien viel zu lang. Außerdem sei der Produktionsausfall bei 2 Wochen eher vertretbar.

Frau Peters entgegnet, die Mehrheit der Belegschaft wünsche sich 3 Wochen Betriebsferien und sei bereit, den Produktionsausfall durch Überstunden auszugleichen.

Bitte achten Sie darauf, dass Meinungen im Konjunktiv wiederzugeben sind.


Der Protokollfuß nach der neuen DIN 5008

Der Protokollschluss enthält, nach der neuen DIN 5008 bei Protokollen, die folgenden Punkte:

  • Datum der Ausfertigung
  • Name und Unterschrift der Leitung (handschriftlich oder elektronisch verbindlich)
  • Name und Unterschrift der Protokollführung (handschriftlich oder elektronisch verbindlich)
  • Verteiler, wenn nicht deckungsgleich mit den An- und Abwesenden im Protokollkopf
  • Wenn vorhanden: Auflistung der Anlagen

Ort und Datum des Protokolls sind vor allem dann wichtig, wenn das Protokoll nicht am Tag der protokollierten Besprechung geschrieben wurde.

Die Unterschriften verleihen dem Protokoll den Charakter einer Urkunde.

Beispiel Protokollfuß nach neuer DIN 5008

Aschaffenburg, 13. März 2020                  Für die Richtigkeit                         Protokollführung            

 

 

 

                                                                         Petra Musterfrau                            Peter Mustermann

                                                                         Besprechungsleitung     

 

Anlagen

Produktionsstatistik 20XX (Anlage 1)

Forecast 20XX (Anlage 2)

 

Verteiler

Sitzungsteilnehmer

Frau Muster, Betriebsrätin


Unterlagen, die während der Sitzung verteilt wurden oder als Besprechungsgrundlage dienten:

  • z. B. Informations- und Entscheidungsvorlagen,
  • Präsentationen,
  • etc.

Diese werden als Anlage beigefügt. Anlagen werden im Anlagenvermerk aufgeführt.

Erhalten auch andere Personen als die Sitzungsteilnehmer das Protokoll, dann führen Sie diese im Verteiler auf.

Einladung zur Besprechung DIN 5008

Dass sich Besprechungen manchmal in die Länge ziehen, liegt sehr oft daran, dass sie nicht gut vorbereitet sind. Oft existierten keine konkreten Tagesordnungen, kein Zeitplan und keine Zielsetzungen.

Nicht so:

TOP 1: Kauf einer neuen CNC-Maschine

TOP 2: Reduzierung der Fehlerquote

TOP 3: Neue Reinigungsmittel

TOP 4: Diesjährige Sicherheitsbelehrung

TOP 5: Weihnachtsfeier

Diese Tagesordnung ist sehr unkonkret. Die Eingeladenen erfahren nicht, worum es im Einzelnen geht und wie wichtig die einzelnen TOPS sind. Wie lange das Meeting dauern wird, ist völlig ungewiss, da sich meistens niemand vorher Gedanken macht, wieviel Zeit pro TOP benötigt wird.

Unkonkrete Tagesordnungen verhindern eine gute Vorbereitung der Teilnehmenden, beeinflussen die Sitzungsstruktur negativ und erschweren die Moderation.

Besser so:

Um die gute Vorbereitung der Teilnehmenden zu sichern, erstellen Sie eine konkrete Tagesordnung, die das Meeting moderierbar macht. Geben Sie bereits in der Tagesordnung die Priorität des TOPs, das Ziel und die Dauer pro Unterpunkt an. So wissen alle Eingeladenen, was genau erreicht werden soll und können sich angemessen vorbereiten. Die Angabe der Dauer führt im Meeting zu einer verbesserten Zeitdisziplin bei den Teilnehmenden und erleichtert der Sitzungsleitung die Moderation.

Effizientes Sofortprotokoll

Führen Sie bei jeder Besprechung mindestes ein Kurzprotokoll, in dem festgehalten wird, was beschlossen wurde und wer was bis wann erledigt. Manchmal ist es auch relevant festzuhalten, welche Redebeiträge entscheidend für die Beschlussfassung waren.  Wie kommen Sie schnell und rationell zu diesem Kurzprotokoll?

Regel 1: Die Sitzungsleitung moderiert jeden Tagesordnungspunkt nach folgender Checkliste an:

Wenn die Tagesordnung konkretisiert ist, dann ist die Anmoderation dieser Checkliste sehr einfach. Allen Teilnehmenden wird zu Beginn des Tagesordnungspunktes nochmals das Ziel, die Priorität und die vorgesehene Dauer klar vermittelt.

Regel 2: Die Sitzungsleitung moderiert das Protokoll nach folgender Checkliste:

Damit die Protokollführung einfach und stressfrei erfolgen kann, moderiert die Sitzungsleitung diszipliniert und strukturiert ab. Die Protokollführung füllt zeitgleich am Notebook das vorbereitete Formular aus. Nicht nur die Protokollführung weiß so, was zu notieren ist, auch die Teilnehmenden können prüfen, ob sie mit dem Protokolltext einverstanden sind und ob alles richtig wiedergegeben und verstanden ist.

Regel 3: In OneNote ist das Formular für das Sofortprotokoll des Jour-fixe hinterlegt.

In diesem Formular wird in der Reihenfolge der Abmoderation eingetragen:

Regel 4: Auch für die Teilnehmendenliste ist ein Formular in OneNote hinterlegt.

Das Sofortprotokoll wird gemeinsam mit der Teilnehmendenliste und den Anlagen in OneNote abgelegt. Falls ein Team-Notizbuch möglich ist, können alle Teilnehmenden direkt zugreifen.

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