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Seminare, Fortbildungen oder Weiterbildungen sollten für Sekretärinnen angeboten werden, um das beste Ergebnis anzuliefern © Africa Studio - Shutterstock

Office Seminare: Kompetenzen effektiv erweitern

Durch die Digitalisierung verändern sich nicht nur die Tätigkeiten einer Assistenzkraft, sondern das Berufsbild selbst. Die Entlastung des Vorgesetzten ist für Office-Professionals eine ebenso wichtige Aufgabe wie die Aneignung von Fachwissen.

Diese Variabilität zeichnet die Assistenz von heute aus. Office Seminare sind die perfekte Möglichkeit, diese Kompetenzen und Fähigkeiten weiter auszubauen. Erfahren Sie im folgenden Artikel, welche Office Seminare, Schulungen und Fernkurse es gibt und wann es sinnvoll ist, diese zu belegen. Lesen Sie außerdem, wer für die Kosten einer Fort- und Weiterbildung in der Regel aufkommt.

Office Seminare, Schulungen und Co.: So bilden Sie sich richtig fort

Wer heute im Bereich des Sekretariats oder der Assistenz arbeitet, ist in einem vielseitigen Arbeitsumfeld tätig. Nicht selten sind Sekretärinnen und Sekretäre wahre Multitalente. Ihre Aufgaben erstrecken sich von der Chefentlastung über die Organisation von Events und Meetings bis hin zu administrativen Tätigkeiten im Büro Management. Dabei ist es häufig Aufgabe der Assistentinnen und Assistenten, als vermittelnde Instanz zwischen der Führungsetage und den Mitarbeitern zu agieren. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Alltag sind vor allem kommunikative Fähigkeiten wichtig.

Darüber hinaus müssen Office-Professionals alltäglich mit digitalen Tools arbeiten und immer auf dem neuesten Stand der Technik und der wichtigsten Programme sein. Nur so können Sie Ihre Aufgaben schnell und sorgfältig erledigen. Um diese unterschiedlichen Bereiche der Arbeitswelt zu beherrschen, gibt es zahlreiche Seminare, Fernkurse und Schulungen, in denen sich Assistenzkräfte weiterbilden können.

Ziel aller Office Seminare ist es, aktuelles Know-how zu vermitteln. Dabei geht es nicht nur um Fachliches, sondern auch um allgemeine Tipps und Anregungen, um den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens voranzutreiben.

Die meisten Firmenschulungen sind nach unterschiedlichen Niveaustufen gestaffelt. So gibt es Kurse, die einen Überblick über ein Thema verschaffen und eher für Einsteiger geeignet sind. Es existieren aber auch Firmenseminare mit Fachdozenten, die höhere Anforderungen an die Teilnehmer stellen. Grundsätzlich kann man sich auf zwei verschiedenen Wegen weiterbilden: Seminare und Schulungen erfordern in aller Regel die Präsenz der Teilnehmer. Fernkurse und Online-Workshops können hingegen auch vom Arbeitsplatz oder vom heimischen PC aus besucht bzw. angehört werden.

Seminare und Schulungen: Mehr Kompetenz im Office

Bei Seminaren hat man meistens die Möglichkeit, in Einzel- und Gruppenübungen verschiedene Fallbeispiele durchzuspielen. Der Lehrgang findet häufig in einer Akademie oder in einem Schulungscenter statt. Dabei lehren die Referenten in einem praxisorientierten Training Programm oder erklären neue Funktionen.

Bei dieser Art der Weiterbildung können die Inhalte leicht auf den eigenen Arbeitsplatz und den Alltag im Office übertragen werden. Zudem helfen Diskussionen und praktische Übungen dabei, in schwierigen Situationen bestmöglich zu handeln. Häufig werden Seminare und Schulungen abends abgehalten und lassen sich so nebenberuflich absolvieren.

Fernkurse und Online-Workshops

Will man zeitlich flexibel und ortsunabhängig sein, sind Online- und Fernkurse die bessere Wahl. Sie eröffnen die Möglichkeit, sich in einem Kompetenzbereich weiter zu qualifizieren, ohne lange Fahrten auf sich nehmen zu müssen. Die Lehrgänge und Fernkurse bestehen meistens aus Online-Seminaren und virtuellen Trainingseinheiten.

Diese sind auf die Selbstlernsituation abgestimmt und können einfach online abgerufen werden. Die Arbeitsmittel werden im Internet zum Download bereitgestellt. Sie legen Ihr Lerntempo und Ihre individuellen Themenschwerpunkte demnach selbst fest und können sich so auch neben dem Beruf flexibel weiterbilden.

Welche verschiedenen Office Seminare gibt es?

Grundsätzlich ist es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, welche Aufgaben eine Assistenzkraft ausführt, um den Vorgesetzten zu entlasten. Prinzipiell werden die Tätigkeiten im Büro Management immer anspruchsvoller, je höher die Führungskraft inhouse aufsteigt. Office-Professionals übernehmen eine Vielfalt an Koordinations- und Organisationsaufgaben und repräsentieren das Unternehmen nicht selten auch nach außen.

Typische Arbeiten in einem Sekretariat sind sowohl die Korrespondenz mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern, wie auch die Verwaltung der Ablage. Darüber hinaus übernehmen Sekretärinnen und Sekretäre häufig ebenfalls das Bewerbermanagement und kümmern sich um das Archiv. Der Job fordert funktionsübergreifendes Wissen, eine starke Teamorientierung, aber auch Durchsetzungsvermögen. Um sich in diesen verschiedenen Aufgabenbereichen bestmöglich auszukennen, werden verschiedene Office Seminare angeboten. Egal ob Fernkurse oder Schulungen vor Ort in einer Akademie: Die meisten Weiterbildungsoptionen haben einen thematischen Schwerpunkt.

Effektive Chefentlastung

In Office Seminaren rund um das Thema Chefentlastung erhalten Office-Professionals einen Überblick über die verschiedenen Arbeitsbereiche der Führungskraft. Wie denkt der Chef? Wie kann ich den Vorgesetzten (virtuell) entlasten, wenn er unterwegs ist?

Fernkurse und Weiterbildungen mit dem Schwerpunkt der Zuarbeit vermitteln wertvolles Wissen, wie Sie die Termine, Reisen und E-Mails Ihres Vorgesetzten perfekt organisieren. Sekretärinnen und Sekretäre lernen, wie sie ihrer Führungskraft gut zuarbeiten können und administrative Aufgaben bestmöglich meistern.

Korrespondenz und Kommunikation erlernen

Assistenzkräfte sind oftmals Vermittler. Besonders in der Abwesenheit des Vorgesetzten sind sie für die Belegschaft ein Ansprechpartner. Bei Seminaren mit dem Schwerpunkt Korrespondenz und Kommunikation lernen Teilnehmer, souverän zu kommunizieren. Auch erfahren Office-Professionals, auf welche Besonderheiten es bei der Kommunikation mit einer Führungskraft ankommt.

Oft erhalten Teilnehmer in Fernkursen oder Seminaren rund um Kommunikation Formulierungshilfen für jeden Anlass, um bei den kommenden Gesprächen und E-Mails ihr Anliegen auf den Punkt zu bringen. Zudem können sie lernen, Konfliktsituation im Unternehmen besser zu erkennen und anschließend zu lösen.

Smarte Büroorganisation: Den Durchblick behalten

In Zeiten der Digitalisierung sind vor allem Seminare beliebt, durch die man die eigene Organisation optimieren kann. Hierfür ist es auch wichtig, über die neusten DIN-Regeln in Kenntnis zu sein und EDV-Anwendungen perfekt zu beherrschen. So lassen sich die Arbeitsabläufe im Büro verbessern. Gleichzeitig wird es durch gekonnte Büroorganisation möglich, eine (digitale) Ordnung zu schaffen.

Es gibt Veranstaltungen, bei denen Sie Ihre Kenntnisse in Microsoft Programmen verbessern, damit Sie in der Arbeitswelt ein sicherer Anwender werden. Hierzu zählen Schulungen in:

Mit solchen Fortbildungen wird es immer leichter, die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen souverän zu meistern. Durch die Erweiterung des Aufgabenbereichs im Büro Management kann auch die Betreuung der Social-Media-Kanäle als Aufgabe hinzukommen. Auch dies ist ein Programmpunkt von vielen „digitalen“ Seminaren und wird von Referenten zunehmend forciert.

Fremdsprachen, Management und mehr: Weitere Seminarthemen

Wie in jedem Arbeitsumfeld sind nicht nur fachliche und Programmkenntnisse, zum Beispiel in Microsoft Word von Relevanz. Auch sogenannte Softskills oder der Ausbau von Fremdsprachen ist im Office nützlich, beispielsweise Kurse mit diesen Schwerpunkten:

  • Business Englisch
  • Projektmanagement
  • Managementwissen

Als Sekretärin oder Sekretär ist es wichtig, sich sowohl mit betriebswirtschaftlichen Themen auszukennen, als auch mit Management- und Controlling-Tools vertraut zu sein. In der Abwesenheit Ihres Vorgesetzten arbeiten Sie ihm zu oder übernehmen kleinere Aufgaben selbstständig.

Hierfür ist vor allem unternehmerisches Denken wichtig, welches Sie sich in zahlreichen Seminaren anhand von Praxisbeispielen aneignen können. Darüber hinaus zeigen Workshops, wie man Präsentationen richtig erstellt und anschließend auch überzeugend referiert.

Zudem ist es hilfreich, souverän Unterhaltungen auf Englisch führen zu können. Um dies zu erlernen, eignen sich Sprachkurse für Business Englisch, in denen Sie lernen, Telefonate, Meetings und schriftliche Unterhaltungen auf Englisch zu führen.

Wieso ist es sinnvoll, ein Office Seminar zu besuchen?

Auch das Berufsbild der Assistenzkraft passt sich der Zeit und somit auch den Anforderungen der Digitalisierung an. Infolgedessen werden immer neue Ansprüche und Aufgaben an Office-Fachkräfte gestellt. Um über modernes Fachwissen zu verfügen und die richtigen Tools zu beherrschen, sollten sich Office-Fachkräfte in regelmäßigen Abständen weiterbilden.

Weiterbildung durch Seminare: Die Vorteile

Der Besuch von Office-Seminaren ist wichtig, um über die neusten Regeln und Tools informiert zu sein. Darüber hinaus bestehen aber noch weitere Gründe, warum sich die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen empfiehlt:

  • Verbesserung der eigenen Kompetenzen
  • Chancen auf eine Gehaltserhöhung
  • Lebenslanges Lernen
  • Kontakt zu anderen Mitarbeitern
  • Erweiterung des eigenen Horizonts
  • Neue berufliche Perspektiven

Weiterbildungen zeigen, dass sich Assistentinnen und Assistenten immer neue Methoden und Arbeitsweisen aneignen können – man lernt eben nie aus. Seminare verhelfen so, die eigene Tätigkeit attraktiver zu gestalten, und motivieren zu Topleistungen. Denn: Durch neu erworbene Fähigkeiten lässt sich die eigene Karriere auf ein neues Level bringen. Damit eröffnet sich auch die Gelegenheit, positiv bestärkt in Gehaltsverhandlungen zu gehen.

Die Verbesserung der eigenen Fähigkeiten ermöglicht ein schnelleres und effizienteres Arbeiten. So kann eine Assistentin oder ein Assistent sukzessive mehr Aufgaben übernehmen und dem Vorgesetzten die Arbeit abnehmen. Das stärkt auch das Vertrauensverhältnis zwischen Führungskraft und Büro Management.

Mit dem Besuch von Seminaren können Sie sich in neue Aufgabenbereiche anlernen lassen und Ihr Arbeitsfeld erweitern. So steht Ihnen die Möglichkeit offen, neue Aufgaben zu übernehmen oder sogar eine neue Tätigkeit zu verfolgen. Seminare oder der Besuch einer Akademie können Ihnen dabei helfen, neue Herausforderungen zu suchen und sich in Ihrem Beruf weiterzuentwickeln.

Des Weiteren können Sie bei der Teilnahme an Seminaren wertvolle Kontakte zu Kollegen knüpfen und sich mit anderen Fachkräften austauschen. Das geht übrigens auch hervorragend bei einem der zahlreichen Office Management Kongresse.

Wer übernimmt die Kosten für eine Schulung?

Prinzipiell kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob es die Kosten für Weiterbildungen übernimmt. Jedoch wird berufsbezogenes Weiterbildungsengagement in deutschen Unternehmen gefördert. Entscheidend ist: Der Arbeitgeber muss den Mehrwert der Qualifizierung für das Unternehmen erkennen können.

Um die Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen zu intensivieren, entscheiden sich die meisten Firmen dafür, Weiterbildungen zu bewilligen. Die Qualifizierungsmaßnahme sollte nur in das unternehmenseigene Kompetenzprogramm passen. Die meisten Arbeitgeber bezuschussen nicht nur die Fördermöglichkeiten, sondern geben auch Sonderurlaub für die Teilnahme an den Office Seminaren.

Eine Weiterbildung imponiert den Arbeitgeber

Eine Weiterbildung zahlt sich aus. Wer sich weiterbildet, erhält die Aufmerksamkeit des Arbeitgebers und kann sich am Ende sogar über Erfolgsprämien freuen. Mitarbeiter, die sich weiterbilden, haben auch in Zukunft höhere Karrierechancen.


Office Seminare: Das Karrieresprungbrett

Assistenzkräfte übernehmen immer mehr Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Office Seminare in einer Akademie oder einer anerkannten Weiterbildungsstätte helfen Ihnen dabei, Ihre eigenen Kompetenzen zu verbessern und neue Fähigkeiten zu erlernen. Auch Kongresse sind eine gute Möglichkeit, um Fachwissen zu erwerben.

Vor allem in Zeiten der Digitalisierung ist es wichtig, die neuesten Computerprogramme bedienen zu können und den Vorgesetzten auch digital zu entlasten. Dabei hat jeder die Wahl zwischen praxisbezogenen Seminaren in einer Akademie und flexiblen Onlinekursen.

Doch Weiterbildungen sind auch für Firmen rentabel: Durch Kurse in Excel, Fremdsprachenkenntnisse und Schulungen im Bereich Büroorganisation kommt frisches Know-how ins Unternehmen. Gleichzeitig entwickeln sich auch die Mitarbeiter fachlich und persönlich weiter. Das motiviert und trägt zu einem guten Betriebsklima bei.

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