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Das Fahrtenbuch richtig führen - Tipps und Vorlagen

Wie führe ich ein Fahrtenbuch richtig? Auf was muss ich bei der Abrechnung achten? Welche Vorlagen und Muster kann ich verwenden? Wie kann ich mit einem Fahrtenbuch Steuern sparen? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie hier!

Fahrtenbuch führen

Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an das korrekte Führen eines Fahrtenbuchs. Hier erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen müssen.

Definition - Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch werden die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Strecken und der Anlass der Fahrt dokumentiert. Dazu werden etwa Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt sowie Reiseziel oder der Zweck der Fahrt eingetragen.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Die private Nutzung Ihres Firmenfahrzeugs müssen Sie als geldwerten Vorteil versteuern. Um dem Finanzamt die Höhe dieses geldwerten Vorteils nachweisen zu können, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

  1. Die Nutzung der 1 %-Regelung: Sie versteuern pauschal 1% des Brutto-Listenpreises des Neuwagens pro Monat oder
  2. Das Führen eines Fahrtenbuchs: Sie erfassen die Fahrten in einem Fahrtenbuch und versteuern dann anteilig die Privatfahrten. Wenn Sie mit dem Fahrzeug nicht viel privat fahren, ist das finanziell interessant.

Beispiel 1 %-Regelung:

Sie haben einen Pkw gebraucht für Ihr Unternehmen gekauft - für 20.000 Euro. Der Listenpreis des Neuwagens betrug 30.000 Euro. Die Privatnutzung wird monatlich mit 1 % des Bruttolistenpreises bewertet: Das sind 300 Euro. Auf den jährlichen Betrag (3.600 Euro) zahlen Sie Einkommensteuer.

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch für mich?

Welche Methode für Sie günstiger ist, womit Sie also Geld sparen können, müssen Sie allerdings für sich individuell berechnen. Abhängig ist das von der Art und Häufigkeit der Nutzung des Fahrzeugs.

Der Regelfall ist die Besteuerung nach der 1-%-Methode. Diese Methode ist einfach, dafür oft steuerlich nicht besonders günstig. In vielen Fällen rechnet sich ein Fahrtenbuch. Doch das ist aufwendig, denn das Finanzamt stellt an die Führung eines Fahrtenbuchs hohe Anforderungen.

Durch das Führen eines Fahrtenbuchs müssen Sie die Nutzung des Fahrzeugs exakt dokumentieren und damit im Nachhinein unterscheiden können zwischen

  • dienstlichen Fahrten,
  • privaten Fahrten,
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie
  • Familienheimfahrten.

Denn so dokumentieren Sie die tatsächliche private Nutzung des Firmenwagens.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es?

Gesetzlich ist nicht definiert, welche inhaltlichen oder formellen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind. Jedoch hat die Finanzverwaltung bestimmte Regelungen aufgestellt.

Wie führe ich ein Fahrtenbuch?

Damit Sie Ihre Fahrten auch nach

  • geschäftlichen Fahrten,
  • privaten Fahrten und
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

sauber trennen können, sollten Sie alle Fahrten detailliert aufschreiben, die Sie betrieblich gefahren sind. Auch die Fahrten von Ihrer Wohnung zum Betrieb gehören dazu. Ebenso Familienheimfahrten im Rahmen einer steuerlich anerkannten doppelten Haushaltsführung.

Tipp: Für Ihre geschäftlichen Fahrten sind detaillierte Informationen notwendig. Bei Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Weitere hilfreiche Tipps für Office-Professionals finden Sie hier ...

Ihre Aufzeichnungen im Fahrtenbuch sollten 

  • vollständig,
  • fortlaufend,
  • zeitnah und
  • in geschlossener Form

durchgeführt werden.

Ein Fahrtenbuch, das erst im Nachhinein etwa anhand loser Notizzettel verfasst wird, wird steuerlich nicht anerkannt. Am besten verwenden Sie ein gebundenes Buch für Ihre Aufzeichnungen.

Was muss alles im Fahrtenbuch stehen?

Ihre Aufzeichnungen müssen Angaben zu den geschäftlichen Fahrten enthalten, anhand derer die Finanzverwaltung die berufliche Veranlassung nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprüfen kann.

Checkliste: Diese Daten gehören in Ihr Fahrtenbuch
Datum der Fahrt (optional Uhrzeiten bei Fahrtbeginn und -ende)
Kilometerstand am Beginn der dienstlichen Fahrt
Reiseziel (bei Umwegen mit Angabe der Reiseroute)
Reisezweck
Gesprächspartner
Kilometerstand am Ende der dienstlichen Fahrt
insgesamt zurückgelegten Kilometer pro Fahrtstrecke
Privatfahrten bezeichnen Sie als solche und notieren das Datum und die gefahrenen Kilometer.
Besonderheiten bei Privatfahrten: Angabe der Kilometerzahl ist ausreichend, empfehlenswert ist es dennoch, den Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt zu notieren.
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bezeichnen Sie als solche, wobei ein kurzer Vermerk „W-A“ reicht.
Bei doppelter Haushaltsführung benennen Sie auch die einzelnen Familienheimfahrten.

Wie muss eine Vorlage aussehen?

Download Fahrtenbuchvorlage

Hier können Sie eine Vorlage für Ihr Fahrtenbuch herunterladen.

Auf was achtet das Finanzamt?

Sie sind gut beraten, Ihre Aufzeichnungspflichten sehr ernst zu nehmen:

Zeichnen Sie jede einzelne berufliche Verwendung Ihres Fahrzeugs einzeln auf. Inklusive des mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Kilometerstands. Einzige Ausnahme: Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen geschäftlichen Fahrt dürfen Sie zusammenfassen. Allerdings nur, wenn Sie die aufgesuchten Ansprechpartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge auflisten.

Beispiel: Sie fahren von Ihrer Firma zu Ihren Kunden Schmidt, Müller und Roland, denen Sie hintereinander einen Besuch abstatten.

Nicht ausreichend ist beispielsweise folgender Eintrag:

  • Reiseroute und Ziel: verschiedene Kunden

Zulässig ist:

  • Reiseroute und Ziel: Betrieb–Kunden Schmidt, Müller, Roland–Betrieb
  • Zweck der Fahrt: Kundenbesuch

Ergänzung des Fahrtenbuchs sind nicht zulässig. Selbst dann nicht, wenn es sich um eine nachträglich verfasste Auflistung handelt, die Sie aus Ihrem Terminkalender übertragen haben. Eine Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen als Ergänzung Ihres Fahrtenbuchs kann dazu führen, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch verwirft und die 1-%-Regelung anwendet.

Ein Wechsel zwischen der 1-%-Methode und der Fahrtenbuchmethode innerhalb eines Jahres ist nicht möglich. Wenn Sie sich für die Fahrtenbuchmethode entscheiden, dann müssen Sie das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führen. Ausnahme: Wenn Sie ein Fahrzeug neu anschaffen, können Sie für dieses Fahrzeug auch während des Jahres die Methode wählen.

Mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (Microsoft Excel) geschriebene Fahrtenbücher sind laut Bundesfinanzhof nicht ordnungsgemäß. Begründung: An den eingegebenen Daten können nicht nachvollziehbare Veränderungen vorgenommen werden.

Sparen Sie sich Zeit und Mühe: das elektronische Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch erfasst für Sie alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Sie müssen dann nur noch den Reisezweck und den besuchten Kunden oder Geschäftspartner manuell – mittels PC oder Smartphone – ergänzen. Das spart Ihnen viel Zeit. Überdies führt die Software Plausibilitätskontrollen durch, damit Sie keine Fahrten vergessen und die größtmögliche Steuerersparnis haben. Die Kosten für ein elektronisches Fahrtenbuch laufen unter Betriebsausgaben.

Beim elektronischen Fahrtenbuch sind nachträgliche Ergänzungen zulässig! Grundsätzlich werden elektronische Fahrtenbücher wie handschriftliche behandelt. Die Finanzverwaltung lässt hier aber ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu – allerdings nur, wenn Sie die Angaben innerhalb von sieben Tagen nach Abschluss der Fahrt nachtragen. Voraussetzung ist, dass das System sämtliche nachträglichen Änderungen dokumentiert. Fragen Sie daher unbedingt beim Anbieter danach!

Für spezielle Berufsgruppen gibt es Erleichterungen

  • Für Handelsvertreter etwa ist es ausreichend, wenn Sie unter „Reiseroute und Ziel“ angeben, welche Kunden Sie an welchem Ort aufgesucht haben.
  • Taxifahrer müssen lediglich täglich zu Beginn und Ende aller Fahrten den Kilometerstand angeben. Die Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ als Fahrzweck und Reiseziel genügt. Das gilt allerdings nur für Fahrten im Pflichtfahrgebiet.
  • Fahrlehrer dürfen „Lehrfahrten“ oder „Fahrschulfahrten“ bei „Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner“ angeben.
Muster-Einspruch: So wehren Sie sich gegen ein zu pingeliges Finanzamt

An das Finanzamt …

Einspruch

Betrifft: Einkommensteuerbescheid 20.. vom …

Steuernummer: …

Ihr Zeichen: …

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit lege ich fristgerecht Einspruch gegen den am … unter dem Aktenzeichen … erlassenen und mir am … zugegangenen Einkommensteuerbescheid ein.

Der Einspruch beruht insbesondere auf diesen Gründen: Nach Ihren Angaben haben Sie mein Fahrtenbuch nicht anerkannt, weil die Kilometerangaben von den Angaben der Werkstattrechnung der Firma … vom … abweichen. Wegen der Geringfügigkeit der Abweichung darf das nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen (Bundesfinanzhof (BFH), Urteil vom 10.04.2008, Az. VI R 38/06). Trotz dieser Abweichungen sind die Angaben im Fahrtenbuch dennoch insgesamt plausibel.

Mit freundlichem Gruß

Unterschrift

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