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Protokolle für Meetings oder Sitzungen sind eine der Hauptaufgaben im Sekretariat. Aber Achtung: Protokoll ist nicht gleich Protokoll © Alice-Foto - Shutterstock

Die Sekretärin als Protokollant – wie professionelle Protokolle erstellt werden

Protokolle in Sitzungen zu schreiben ist eine der Aufgaben von Sekretärinnen. Doch ist es so einfach, wie es sich anhört? Worauf ist beim Protokollieren zu achten? Was ist das Wortprotokoll, Beschlussprotokoll, Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll und Gedächtnisprotokoll? Alle Fragen, die zum Thema Protokolle aufkommen und Beispiele dazu, hat das Team von Workingoffice in diesem Artikel zusammengefasst.

Die Tätigkeit einer Sekretärin ist vielfältig und abwechslungsreich. Die Globalisierung und die Digitalisierung haben die Aufgabenbereiche der Assistenz im Büro fortlaufend verändert. Im Office Management organisiert sie das Sekretariat fachgerecht, erstellt gelungene Präsentationen und kann weitreichende Kenntnisse in der allgemeinen Bürokommunikation und in der Erstellung von Protokollen nachweisen.

 

Nach Jahren der Berufserfahrung verfügt sie in vielen Fällen über eine hohe Kompetenz im Office. Aus diesem Grund wird sie von Vorgesetzten und der Geschäftsführung für ihre proaktive Tätigkeit geschätzt. Trotz ihrer weitreichenden Verantwortung und zukunftsorientierter Aufgaben verfügt eine Sekretärin vor allem über Kernkompetenzen in den klassischen administrativen Aufgabenbereichen.

Welche Aufgabenbereiche hat die Sekretärin?

Diese beziehen sich zum Beispiel auf das Erstellen und Korrigieren von Korrespondenz im Unternehmen. Zu ihren administrativen Tätigkeiten gehört ebenfalls die Büroablage oder die Organisation des Zeitmanagements. Ein wesentliches Feld ihrer Arbeit ist darüber hinaus das professionelle Erstellen von Protokollen.

Das Wort Protokoll entstammt ursprünglich dem Altgriechischen. Es bezeichnete ein an Papyrusrollen geklebtes Blatt, welches bibliografische Inhalte einschloss. Im späteren Verlauf wurde das Wort für eine chronologische Abfolge verwendet. Diese Bedeutung hat der Terminus Protokoll heute nach wie vor.

Ist das Erstellen von Protokollen schwer?

Im ersten Moment mag das Erstellen von Protokollen und die Protokollführung wenig lukrativ klingen. Protokolle sind aus Gründen der Transparenz und zur Bestätigung von Entscheidungen für Unternehmen aller Größenordnungen bedeutend. Aus diesem Grund erwarten Vorgesetzte und die Geschäftsleitung von Sekretärinnen eine spürbare Sorgfalt und Genauigkeit bei der Protokollführung.

Mit welchen Fragen gilt es sich zu im Erstellen von Protokollen zu beschäftigen?

Ein Sekretär oder eine Assistentin sollte sich aufgrund der hohen Anforderungen an Mitschriften im Betrieb vor allem mit den folgenden Fragen beschäftigen:

  • Was sollte eine Assistentin bei der Protokollführung beachten?
  • Welche Protokollarten unterscheidet man und welche Protokollform ist zielführend?
  • Wie erstellt man im Nachgang einer Besprechung oder eines Meetings das endgültige Protokoll?
  • Welche Mehrwerte entstehen im Office, wenn dem Protokoll eine hohe Beachtung geschenkt wird?


Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Was sollte die Sekretärin beachten?

Die Organisation von Meetings oder Besprechungen gehört zum Tagesgeschäft einer Sekretärin. Mit der Information über die Notwendigkeit einer Sitzung durch den Vorgesetzten, beginnt für die Assistenz die Vorbereitung. Die typische Kaskade von der Vorbereitung des Meetings bis zur Nachbereitung sieht in den meisten Fällen wie folgt aus:

Vorbereitung von Sitzungen

  • Erstellen einer faktenorientierten schriftlichen Einladung.
  • Buchen eines internen oder externen Besprechungsraumes.
  • Arrangement der notwendigen Technik (Beamer, Lautsprecher, Verdunkelung, Tontechnik).
  • Organisation und Bestellung des Caterings (belegte Brötchen, Tagungsgetränke).
  • Präparation der Plätze mit Kugelschreibern, Notizblöcken, Namensschildern.
  • Überprüfen der Zusagen nach Versand der schriftlichen Einladung.
  • Hotelbuchungen oder Transfers für Teilnehmer organisieren.
  • Erstellen einer Teilnehmerliste für den Vorgesetzten und zur Unterschrift.
  • Erinnerungs-E-Mail oder „Save the date“ – Nachricht an die Teilnehmer.
  • Vorbereitung der Tagesordnungspunkte und Erstellen einer schriftlichen Agenda für die Sitzung.
  • Protokollvorlage ausdrucken. Für ausreichend Schreibutensilien sorgen, um eine zielführende Protokollführung sicherzustellen.
  • Bei der Protokollart Wortprotokoll: Diktiergerät prüfen und sicherstellen, dass die Stromversorgung des Gerätes ausreicht.

Durchführung des Meetings – Protokollieren von Details und Beschlüssen

  • Absprache der Protokollform mit dem Vorgesetzten.
  • Protokollführung.
  • Festhalten von Tafelbildern, Flipcharts oder Präsentationen mittels eines Fotoapparates. (Präsentationen sollten bei Bedarf vom Seminarleiter zur Archivierung zur Verfügung gestellt werden)

Nachbereitung des Meetings

  • Mitschrift des Protokolls prüfen und endgültiges Protokoll anfertigen.
  • Beschlüsse und Ziele, abgestimmt auf die Protokollart herausstellen.
  • Korrektur des Protokolls durch den Vorgesetzten.
  • Versand des Protokolls in Absprache an alle oder ausgewählte Teilnehmer.
  • Auswahl von Anlagen oder Abstracts von Präsentationen.
  • Kontierung und Bezahlung möglicher Rechnungen für Catering oder Raummiete.
  • Archivierung des Original-Protokolls digital oder in einer Sitzungsakte.

Anhand des Verlaufs und der Aufgaben, die in Verbindung mit der Protokollführung entstehen, erkennt man die hohe Verantwortung der Assistenz. Nicht in jedem Fall wird sie neben der Protokollführung die Sitzung eigenverantwortlich organisieren. Ist sie für Teilbereiche der Organisation zuständig, muss eine nachvollziehbare Absprache mit den Mitarbeitern im Sekretariat erfolgen, die für die Planungsdetails verantwortlich sind.

Bedeutende Fragen vor der Erstellung des Protokolls

Als Protokollant ist es in jedem Fall wichtig, sich auf die originären Fragen zur Protokollführung zu fokussieren:

  • Welche Anforderungen stellt der Vorgesetzte an das Protokoll?
  • Welche Protokollform sollte man wählen?
  • Wer korrigiert das erstellte Protokoll vor dem Versand?
  • Welche Teilnehmer sollen eine Kopie des Protokolls und weitere Anlagen erhalten?

Vorbereitung der Protokollführung – Details, die entscheidend sind

Eine Assistenz, die die Protokollführung übernimmt, sollte sicherstellen, dass sie über funktionierende Schriftmaterialien verfügt. Ein Ersatzkugelschreiber, ausreichend Papier oder eine durchgehende Stromversorgung für das Notebook sind für das Gelingen essenziell. Ergeben sich Probleme durch einen defekten Kugelschreiber oder ein Laptop mit einem leeren Akku, lenkt dies die Teilnehmer ab. Gleichzeitig stört man den Sitzungsfluss. Auch sind fehlerhafte Ergebnisse im Protokoll aufgrund von Ablenkungen möglich. 

Eine Sekretärin, die sich ausreichend für die Protokollführung präpariert, handelt zielführend. Dazu gehört ebenso, Mobiltelefone auszuschalten und Störquellen bestmöglich zu minimieren. Handelt die Assistenz in dieser Weise, sind die Voraussetzungen positiv, dass sie ein inhaltsreiches und faktenorientiertes Protokoll der Sitzung erstellen kann.

Welche Protokollarten unterscheidet man im Sekretariat?

Protokolle erstellt man vor allem aus Transparenzgründen her. Basierend auf der Mitschrift einer Sitzung können Teilnehmer lange nach einem Meeting nachvollziehen, welche Inhalte und Tagesordnungspunkte besprochen wurde.

Durch das Protokollieren der Ergebnisse oder der getroffenen Entscheidungen verfügen alle Teilnehmer der Besprechung die gleiche Grundlage. Neben der Frage, wie Protokolle inhaltlich aufgebaut sein sollten, ist es ebenso entscheidend, sich für eine passende Protokollform zu entscheiden. Die verschiedenen Protokollarten unterscheiden sich in Bezug auf den Umfang und die Inhalte.

Aus diesem Grund sollte man vor einem Meeting eine klare Entscheidung über die Protokollform in Absprache mit dem Vorgesetzten treffen.

Welche Protokollarten gibt es? 

  • Wortprotokoll
  • Beschlussprotokoll
  • Verlaufsprotokoll
  • Ergebnisprotokoll
  • Gedächtnisprotokoll


Das Wortprotokoll – umfangreich und detailorientiert

Ein Wortprotokoll oder Vollprotokoll zu schreiben stellt die umfangreichste Protokollform dar. Die Bezeichnung Wortprotokoll impliziert, dass der genaue Wortlaut aller Redebeiträge bei dieser Protokollart festzuhalten ist. Für die Sekretärin bedeutet dies, sich mit voller Konzentration auf die gesamte Kommunikation im Meeting zu konzentrieren.

Wichtige Punkte, die einzubauen sind

Ein Wortprotokoll schließt das Protokollieren der folgenden Punkte ein:

  • Den expliziten Wortlaut der Redebeiträge.
  • Die komplette Ausformulierung der Diskussion.
  • Störungen im Meeting oder nonverbale Reaktionen der Teilnehmer.

Tipps, um das Wortprotokoll zu komplettieren

Da es nahezu unmöglich ist, diese Punkte als Protokollant gleichzeitig abzudecken und die komplette verbale und nonverbale Kommunikation zu überblicken, können technische Hilfsmittel die Protokollführung nachhaltig unterstützen. Ein gängiges Hilfsmittel stellt ein Diktiergerät dar. Es ist in der Lage, die verbalen Einlassungen der Teilnehmer zu speichern und in der Folge ins schriftliche Protokoll zu übertragen.

Diktiergeräte oder Aufnahmerekorder sind ebenso Teil moderner Smartphones. Mobiltelefone sind aus diesem Grund alternativ in der Besprechung zur Protokollführung einzusetzen. Grundvoraussetzung ist, dass das Telefon lautlos geschaltet ist, um Störungen zu vermeiden. Nutzt die Assistenz ein Diktiergerät, gewinnt sie Zeit, sich auf die nonverbalen Reaktionen zu konzentrieren und diese detailgetreu zu protokollieren.

 

Die umfangreichste Protokollart

Das Wortprotokoll stellt aufgrund des Umfangs die aufwendigste Protokollform dar. Gleichzeitig garantiert diese Protokollart, das kein Detail einer Sitzung verloren geht. Entscheidend für Sekretärinnen bei dieser Protokollform ist es, Zitierregeln einzuhalten.

Für die Erstellung des Protokolls bedeutet dies, die Redebeiträge oder Zwischenrufe den einzelnen Rednern konsequent zuzuordnen. Auf diese Weise protokollier man alle Details der Sitzung professionell und sind im Nachhinein jederzeit konkret nachzuvollziehen.

Einsatzgebiete für ein Wortprotokoll

Aufgrund des umfangreichen Zeitbedarfs der Erstellung eignet sich ein Wortprotokoll nicht für jede Sitzung oder Besprechung. Vor allem bei Meetings mit vielen Tagesordnungspunkten und ausufernden Diskussionen kann ein Wortprotokoll überladen wirken. Unternehmen nutzen das Wortprotokoll vor allem bei Meetings, in denen brisante oder schwerwiegende Entscheidungen zu treffen sind.

Beispielhaftes Vorkommen eines Wortprotokolls

Ein Beispiel wäre die Entscheidung über die Restrukturierung eines Unternehmens, bei dem Anwälte, der Betriebsrat und die Geschäftsführung anwesend sind.

Das Wortprotokoll würde in diesem Fall das Mittel der Wahl sein, um spätere Irritationen und Rechtsstreitigkeiten zu den Entscheidungen auszuschließen. Aus gleichem Grund kommt ein Wortprotokoll ebenso bei Gerichtsverhandlungen zum Einsatz.

Der Aufbau eines Wortprotokolls:

  1. Der Protokollkopf sollte den Ort, das Datum, die Namen der Anwesenden, den Namen des Protokollanten und den Beginn und das Ende der Besprechung enthalten.
  2. Tagesordnungspunkte – in chronologischer Reihenfolge geordnet.
  3. Ausführliche, wortgetreue Schilderung des Besprechungsablaufes. Zusätzlich Nachzeichnung von nonverbaler Kommunikation, Gesten, Störungen oder Unterbrechungen. Ziel sollte sein, den Ablauf der Sitzung detailgetreu und sachlich richtig wiederzugeben.
  4. Unterschrift der Protokollantin und des Vorgesetzten.

Das Beschlussprotokoll – reduziert und ergebnisorientiert

Ein Beschlussprotokoll beschreibt eine minimalistische und einfache Protokollform. Statt Details der Kommunikation oder den Verlauf bis zur Beschlussfassung zu beschreiben, enthält ein Beschlussprotokoll ausschließlich die folgenden Inhalte:

  1. Der Protokollkopf sollte den Ort, das Datum, die Namen der Anwesenden, den Namen des Protokollanten und den Beginn und das Ende der Besprechung enthalten.
  2. Tagesordnungspunkte – in chronologischer Reihenfolge geordnet.
  3. Protokollieren des Wortlautes gefasster Beschlüsse und deren Abstimmungsergebnis
  4. Unterschrift der Protokollantin und des Vorgesetzten.

Das Verlaufsprotokoll – ablauforientiert und durchdacht

Soll anstatt kompletter Dialoge ausschließlich der Verlauf des Meetings festgehalten werden, wird in der Regel ein Verlaufsprotokoll erstellt. Die Sekretärin wird die wesentlichen Informationen ablauforientiert und in sachlicher Form protokollieren. Beiträge der Teilnehmer werden stichpunktartig und chronologisch zusammengefasst. Durch diese Form des Protokollierens kann lange nach einer Besprechung der genaue Verlauf der Diskussion nachvollzogen werden.

Neben den Ergebnissen und Beschlüssen fokussiert sich das Verlaufsprotokoll auf den Weg zur Zielfindung. Für diese zielorientierte Protokollform sollte von der Sekretärin die grammatikalische Zeitform Präsens und die indirekte Rede gewählt werden.

Für Unternehmen ist ein Verlaufsprotokoll vor allem dann interessant, wenn die Ergebnisfindung essenziell ist. Der Verlauf der Diskussion und die Einlassungen von Teilnehmern ist in vielen Fällen entscheidet. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn im weiteren Verlauf der Beweis für eine Aussage ein wichtiges Kriterium darstellt.

Der Aufbau eines Verlaufsprotokolls:

  1. Der Protokollkopf sollte den Ort, das Datum, die Namen der Anwesenden, den Namen des Protokollanten und den Beginn und das Ende der Besprechung enthalten.
  2. Tagesordnungspunkte – in chronologischer Reihenfolge geordnet.
  3. Verlauf der Ergebnisfindung und der Beschlussfassung als sachliche Schilderung im Präsens.
  4. Unterschrift der Protokollantin und des Vorgesetzten.

Das Ergebnisprotokoll schreiben – eindeutiger Fokus auf Beschlüsse und Ergebnisse

Ein Ergebnisprotokoll sollte gewählt werden, wenn die Entschlüsse und Ergebnisse einer Besprechung festgehalten werden sollen. Im Ergebnisprotokoll wird nicht der Wortlaut von Einlassungen und Redebeiträgen protokolliert. Es wird stichpunktartig verfasst und fokussiert sich auf das Ziel, Beschlüsse professionell und sachorientiert zu erfassen.

Der Weg zur Entscheidung oder Details der Kommunikation werden bei dieser Protokollform nicht berücksichtigt. Vor allem bei Besprechungen, bei denen durch das Protokoll umfangreiche Entscheidungen bekannt gegeben werden sollen, kommt ein Ergebnisprotokoll zum Einsatz.

Der Aufbau eines Ergebnisprotokolls:

  1. Der Protokollkopf sollte den Ort, das Datum, die Namen der Anwesenden, den Namen des Protokollanten und den Beginn und das Ende der Besprechung enthalten.
  2. Tagesordnungspunkte – in chronologischer Reihenfolge geordnet.
  3. Protokollieren der Ergebnisse in sachlicher, objektiver und stichpunktartiger Form.
  4. Unterschrift der Protokollantin und des Vorgesetzten.

Das Gedächtnisprotokoll schreiben – fehleranfällig und subjektiv

Es mag in seltenen Fällen vorkommen, dass zu Beginn einer Sitzung kein Mitarbeiter für die Protokollführung benannt wurde. Fällt dies im Laufe der Besprechung auf, mag ein Gedächtnisprotokoll eine sinnvolle und gleichzeitig fehleranfällige Alternative zu den genannten Protokollformen sein.

Beim Gedächtnisprotokoll erinnert sich der Protokollführer an relevante Punkte und protokolliert diese basierend auf seinen Erinnerungen. Im Gedächtnisprotokoll sind aus diesem Grund keine chronologischen Abläufe oder Details auffindbar. Ein Gedächtnisprotokoll wirkt auf Teilnehmer subjektiv, da es aus der Sicht des Protokollanten erstellt wird. Es kann aus diesem Grund nicht in Gänze das wiedergeben, was sich objektiv im Meeting ereignet hat.

Die Beweiskraft eines Gedächtnisprotokolls ist gering. Es ist anfechtbar, da es erst nach der Besprechung aus der Erinnerung erstellt wird. Des Weiteren besteht die Gefahr, einzelne Punkte fehlerhaft oder übertrieben darzustellen. Aus diesem Grund sollten zielstrebige und professionelle Unternehmen mit hohen Anforderungen diese Protokollform ausschließen.

Der Aufbau eines Gedächtnisprotokolls:

  1. Der Protokollkopf sollte den Ort, das Datum, die Namen der Anwesenden, den Namen des Protokollanten und den Beginn und das Ende der Besprechung enthalten.
  2. Tagesordnungspunkte – in chronologischer Reihenfolge geordnet.
  3. Protokollieren wichtiger Punkte der Besprechung aus dem Gedächtnis. Subjektives Fokussieren auf Entscheidungen oder Vorkommnisse der Sitzung.
  4. Unterschrift der Protokollantin und des Vorgesetzten.

Alles gezeigt aus der Präsentation speichern und anhängen

Wurden im Meeting Präsentationen gezeigt oder Bilder und Grafiken am Flipchart erstellt, sollten diese gespeichert werden. In diesem Fall ist aus Transparenzgründen möglich, diese als Anlage dem Protokoll zuzufügen.

Am Ende des Protokolls sollte jede Anlage in diesem Fall eigenständig aufgeführt werden. Präsentationen können papiersparend ausgedruckt oder digital versandt werden.


Beispiel: Protokoll einer Betriebsratssitzung und deren gesetzliche Grundlagen

In Unternehmen werden Protokoll in der Regel erstellt, um Entscheidungen und Beschlüsse in nachvollziehbarer Weise darzustellen. Allen Teilnehmern wird durch das Schreiben des Protokolls die Gelegenheit gegeben, sich an die Tagesordnungspunkte zu erinnern. Außenstehende, die an der Sitzung nicht teilgenommen haben, können auf Basis von Protokollen die Kommunikation und den Verlauf der Sitzung nachvollziehen.

Abhängig von der Protokollform kann die Mitschrift detailreich oder knapp und komprimiert ausfallen. Das Führen und Erstellen von Protokollen ist für Unternehmen nicht gesetzlich geregelt.

Anders verhält sich dies bei Sitzungen des Betriebsrates. Arbeitet eine Sekretärin im Betriebsratsbüro und im Auftrag des Betriebsrates, sollte sie die gesetzlichen Grundlagen für Betriebsräte kennen. Darüber hinaus sollte sie die gesetzlichen Mindestanforderungen für Protokolle des Betriebsrates anwenden.

Gesetzliche Grundlage für die Protokollführung des Betriebsrates

Die gesetzliche Grundlage für die Art und den Umfang eines Protokolls des Betriebsrates findet sich im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Im § 34 BetrVG wird ausgeführt:

  • Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen.
  • Diese muss mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthalten.
  • Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen.
  • Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat.
  • Hat der Arbeitgeber oder ein Beauftragter einer Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen, so ist ihm der entsprechende Teil der Niederschrift abschriftlich auszuhändigen.
  • Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben; sie sind der Niederschrift beizufügen.

Die Pflicht zum Protokollieren bezieht sich unter anderem auf:

  • Sitzungen des Betriebsrats,
  • Verhandlungen des Betriebsrats
  • Ausschusssitzungen und Arbeitsgruppen.

Keine Protokollpflicht besteht bei einem Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter oder bei Verhandlungen mit dem Arbeitgeber.

Wie ein Betriebsratsprotokoll aufgebaut sein sollte

Abweichend von den Protokollinhalten in Unternehmen, sollte ein Protokoll des Betriebsrates die folgenden Komponenten enthalten:

  1. Der Protokollkopf sollte den Ort, das Datum, die Namen der Anwesenden, den Namen des Protokollanten und den Beginn und das Ende der Besprechung enthalten.
  2. Eine Anwesenheitsliste als Vorlage muss zwingend zu Beginn einer Betriebsratssitzung verteilt werden. In die Liste sollten sich alle Teilnehmer persönlich eintragen und ihre Teilnahme durch Unterschrift bestätigen.
  3. Der Leiter der Sitzung sollte im Protokoll aufgeführt werden.
  4. Tagesordnungspunkte – in chronologischer Reihenfolge geordnet.
  5. Mindest-Anforderungen: Protokollieren des Wortlautes gefasster Beschlüsse und deren Abstimmungsergebnis.
  6. Unterschrift des Vorsitzenden des Betriebsrates und eines weiteren Betriebsratsmitgliedes.

Die Protokollform kann vom Betriebsrat eigenständig gewählt werden. Es ist der Sekretärin aus diesem Grund möglich, aus den unterschiedlichen Protokollarten in Absprache die passenste Form auszuwählen. Der Gesetzgeber fordert im Betriebsverfassungsgesetz zumindest die Erstellung eines Beschlussprotokolls.

Wie erstellt man als Sekretärin im Nachgang einer Besprechung das versandfertige Protokoll?

Hochwertige und detailgenaue Protokolle benötigen vor allem Zeit in der Vor- und Nachbereitung, Konzentration und Zielstrebigkeit. Durch eine gute Vorbereitung stellt die Assistenz im ersten Schritt sicher, dass in der Sitzung keine Störungen durch defekte Schreibutensilien oder eine mangelhafte Organisation entstehen.

Kann sie die Sitzung ungestört verfolgen und wurde vorab die Protokollform festgelegt, kann sie mit hoher Aufmerksamkeit und Konzentration Details, den Verlauf sowie Ergebnisse und Beschlüsse protokollieren.

Protokollregeln, die man beachten sollte

Ihre zielführenden Notizen werden sie in die Lage versetzen, Protokolle zu jeder Zeit wahrheitsgetreu und mit Tiefgang zu erstellen. Die folgenden Protokollregeln unterstützen eine Sekretärin darin, sachorientierte Protokolle anzufertigen:

Protokollstil:

  • Zweckmäßig und dem Sitzungsziel angepasst.
  • So kurz wie möglich und so lang wie nötig.
  • An Tatsachen orientiert.
  • Werden Beschlüsse protokolliert, sollten diese wörtlich protokolliert werden.

Schreibstil:

  • Objektiv, wahrheitsgetreu und sachlich.
  • Einfach und verständlich, ohne Fremdwörter oder Schachtelsätze.
  • Ohne Floskeln, Metaphern oder langatmige Beispiele.
  • In der Zeitform Präsens und in indirekter Rede verfasst.
  • Korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung.

Gliederung:

  • Logischer Aufbau und nachvollziehbare Gliederung der einzelnen Tagesordnungspunkte.
  • Gliederung des Protokolls optisch ansprechend, in einer lesbaren Schrift erstellt.
  • Empfehlung: Versand als PDF-Datei oder Brief, um nachträgliche Veränderungen auszuschließen.

Zusammenfassung und Fazit

Protokolle, die mit Bedacht und auf Basis von nachvollziehbaren Protokollregeln erstellt werden, tragen dazu bei, Beschlüsse und Entscheidungen im Unternehmen transparent darzustellen. Die Protokollführung ist aus diesem Grund eine bedeutende und verantwortungsvolle Aufgabe. Sie sollte zu keiner Zeit unterschätzt werden.

Als Protokollant steht man vor unterschiedlichen Herausforderungen, die eine gute Auffassungsgabe implizieren. Neben einem Fokus auf die Tagesordnung gilt es, kommunikative Elemente aufzunehmen und im Protokoll zu gliedern. Fakten müssen wahrheitsgemäß und detailgetreu dargestellt werden. Der Aufbau eines Protokolls sollte logisch sein und den Leser auf einen Blick informieren.

Die Wahl zwischen Arten und Formen des Protokolls

Um dies sicherzustellen, können unterschiedliche Protokollarten und Protokollformen gewählt werden. Die Entscheidung, welche Protokollform für eine Sitzung zielführend ist, sollte nachvollziehbar anhand des Zieles der Sitzung getroffen werden. Ein Wortprotokoll stellt insgesamt die umfassendste und sicherste Protokollform dar. Jedes Detail eines Dialoges und ebenso die nonverbale Kommunikation wird erfasst und protokolliert.

Eine umfangreiche Mitschrift kann in gleicher Weise mit einem Verlaufsprotokoll erstellt werden. Diese Protokollform ist zielführend, da neben Beschlüssen der Weg zum Ziel aktiv beschrieben wird. Ein Verlaufsprotokoll ist schlichter gehalten, als ein Wortprotokoll. Es eignet sich vor allem für Unternehmen, denen es wichtig ist, die Entscheidungsfindung zu protokollieren.

 

 

Ein Ergebnisprotokoll oder ein Beschlussprotokoll fokussieren sich ausschließlich auf die Ergebnisse und Beschlüsse. Das Ergebnisprotokoll ist vom Umfang weitreichender als das Beschlussprotokoll und wird stichpunktartig verfasst.

Ein Gedächtnisprotokoll ist aufgrund seiner Subjektivität in der Regel nicht geeignet, um Beschlüsse, Details und Ergebnisse in professioneller Form zu protokollieren. Anlagen, wie Fotos, Flipchart-Ausarbeitungen oder Präsentationen sollten einem Protokoll aus Transparenzgründen beigelegt werden. Im Zweifel sollte der Vorgesetzte bestimmen, welche Anlagen bedeutend sind und mit dem Protokoll versandt werden sollen.

Fazit

Protokolle sind im betrieblichen Umfeld signifikant und ein erprobtes und probates Mittel zur Transparenz. Durch ihre professionelle Einstellung, eine faktenorientierte Erstellung und durch das korrekte Protokollieren von Entscheidungen trägt eine Sekretärin dazu bei, dass Protokolle nicht nur ein beschriebenes Blatt Papier sind, sondern durch ihren Inhalt positive Auswirkungen auf das Gesamtunternehmen haben.

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