Menu

Profiwissen fürs Telefon: 7 Tipps für Ihre professionelle Voicemail-Ansage

Ein Telefon darf nie ins Leere klingeln! Und trotzdem passiert das in einigen Unternehmen und Behörden. Ein Apparat klingelt, die Kollegin ist nicht am Platz und andere hören desinteressiert weg. Wenn Sie sich in einem solchen Umfeld befinden, stellen Sie durch Ihre aktivierte Voicemail sicher, dass Ihre Anrufer eine Nachricht hinterlassen können. In diesem Artikel gebe ich Ihnen 7 Tipps für Ihre professionelle Voicemail-Ansage.

Voicemail

7 Tipps: Darauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihre Voicemail besprechen.

Darauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihre Voicemail besprechen

  1. Lächeln Sie: Lächeln Sie, wenn Sie den Text aufnehmen. Der Anrufer hört Ihr Lächeln.
  2. Sagen Sie einen Tagesgruß: Sagen Sie „Guten Tag“, „Grüß Gott“ oder „Hallo“, bevor Sie so richtig loslegen. Ein Gruß gehört dazu.
  3. Vermeiden Sie Witziges: Von privaten Anrufbeantwortern kennt man das zuhauf. Vermeintlich witzige Ansagen, die spätestens beim zweiten Anruf nerven. Im Geschäftsleben haben gewollt witzige Ansagen nichts verloren.
  4. Erwähnen Sie den Piepton nicht: Dass man nach dem Piepton sprechen soll, weiß mittlerweile jedes Kind. Ersparen Sie sich deshalb den Hinweis darauf.
  5. Wiederholen Sie nicht andauernd den Namen Ihres Unternehmens: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Meyer GmbH. Die Meyer GmbH macht Urlaub ...“ Achten Sie darauf, dass Sie den Namen nicht unnötig oft wiederholen, weil einmal reicht. Denn auch das nervt den Anrufer.__ads-articledetail1__
  6. Gestalten Sie den Text persönlich: Handelt es sich um Ihre Voicemail, sollten Sie unbedingt Ihren vollständigen Namen nennen. „Sie sprechen mit der Voicemail von Verena Bertrams.“ Ansagen wie „Dies ist die Voicemail von Frau Bertrams“ sind absolut tabu und entsprechen nicht den aktuellen Umgangsformen-Empfehlungen. Wenn Sie auf Ansprechpartner verweisen, nennen Sie die ebenfalls bei ihrem vollen Namen: „In der Zwischenzeit ist Maria Meyer Ihre richtige Ansprechpartnerin, Sie erreichen sie unter der Nummer 0222 123-234.“
  7. Denken Sie an Notfälle: Je nach Branche, in der Sie arbeiten, mag es sinnvoll sein, eine Notfallnummer anzugeben, unter der ein Mitarbeiter auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten zu erreichen ist. Das ist ein kundenfreundlicher Service!

Tipp der Redaktion: Damit Sie nicht lange nach einer floskelfreien Formulierung bei Ihrer Korrespondenz suchen müssen, haben wir für Sie die 132 besten Einstiegs- und Schlusssätze bereits zusammengestellt. Sie sind modern und expertengeprüft. Damit zaubern Sie jederzeit perfekte E-Mails und Briefe aus dem Ärmel.

Halten Sie mehrere Ansagen bereit

Eine Standardansage reicht nicht aus. Wenn Sie Ihre Voicemail professionell und kundenfreundlich nutzen möchten, kommen Sie um mindestens zwei unterschiedliche Ansagetexte nicht herum. Viele Telefonanlagen bieten mittlerweile die Möglichkeit, verschiedene Ansagen zu speichern.

So sollte Ihr Voicemail-Text nie lauten

„Das ist die Voicemail von Larissa Schubert. Ich bin gerade nicht am Platz. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht.“ Meine Meinung: Der Anrufer weiß nun nicht, ob Frau Schubert nur wenige Minuten nicht am Platz, den ganzen Tag abwesend oder sogar mehrere Tage im Urlaub ist. Er weiß nicht, ob es etwas bringt, eine Nachricht zu hinterlassen. Der Anrufer ist zu Recht verunsichert.

Mein Tipp:

Sie brauchen unbedingt eine Ansage, wenn Sie nur wenige Minuten oder ein, zwei Stunden nicht zu erreichen sind. Und Sie sollten eine Standardansage haben, die der Anrufer hört, wenn er „außerhalb der Bürozeiten“ anruft. Es kann sogar erforderlich sein, dass Sie diesen Text häufiger wechseln, so zum Beispiel, wenn Sie im Urlaub sind.

Textansage bei kurzer Abwesenheit vom Platz

Dankeschön für Ihren Anruf. Sie sprechen mit der Voicemail von Corinna Melzer, Meier GmbH. Ich bin spätestens in einer Stunde wieder an meinem Platz und rufe Sie dann zurück. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht. Vielen Dank!

Mein Tipp:

Wenn Sie sich für diese Ansage entscheiden, können Sie auch nur zehn Minuten nicht am Platz sein. Der Anrufende weiß auf jeden Fall, dass er Sie heute noch sprechen kann.

Standardansage mit Hinweis auf die Bürozeiten

Sie sprechen mit der Voicemail von Corinna Melzer, Meier GmbH. Schön, dass Sie anrufen! Ich bin montags bis freitags von 8 bis 17:30 Uhr für Sie im Büro erreichbar. Bitte nennen Sie mir Ihre Telefonnummer und sagen Sie mir so konkret wie möglich, was ich für Sie tun kann, damit ich Sie schnell zurückrufen kann. Herzlichen Dank!

Mein Tipp:

Statt zu sagen, dass der Anruf außerhalb der Bürozeiten erfolgt, sagen Sie einfach kurz, wann die Bürozeiten sind.

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

07.05.2019: Frankfurt, Kap Europa

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de