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Papierlose Buchhaltung für das Büro 2.0

Digital ist en vogue - das gilt inzwischen auch für die Büroverwaltung. Wo früher noch sämtliche Dokumente in dreifacher Ausführung ausgedruckt und abgeheftet werden mussten, herrscht heute überschaubare Leere. Allein in der Buchhaltung bedeutet das nicht selten enormes Entlastungs- und Einsparpotential. So gelingt Ihnen die Umstellung auf das Büro 2.0.

Moderne Büroorganisation ist digital. Gerade mittelständische Unternehmen können Prozesse erheblich vereinfachen und Kosten senken, indem sie auf digitale Lösungen zurück greifen, die sich längst in der Praxis bewähren. Mit diesen Tipps der GAAP GmbH können Sie Ihr Buchhaltungs-System problemlos digitalisieren.

 

1. Neue Prozesse schaffen

Damit im eigenen Unternehmen ein funktionierendes, rein digitales Buchhaltungs-System in Gang kommt, ist zunächst etwas Aufwand nötig. Schließlich müssen neue Strukturen und Arbeitsprozesse geschaffen werden - und die Mitarbeiter müssen lernen, mit dem neuen System effektiv zu arbeiten.

 

Daher ist ein fester Ablauf zu definieren und die Mitarbeiter müssen dementsprechend geschult werden. So werden bisherige Routinen in der Büroarbeit durch neue Arbeitsabläufe abgelöst. Besonders entscheidend:  Die korrekte Zuordnung und Bezeichnung von Dokumenten - nur so kann eine langfristige Übersicht gewährleistet werden.  

 

2. Die digitalen Voraussetzungen erfüllen

Meist muss als Basis der Umstellung die IT-Architektur aufgestockt und modernisiert werden. Dies umfasst nicht nur hochwertige Computer für die schnelle Datenverarbeitung, sondern auch ein neues Softwaresystem und umfassende Speicherkapazitäten für das neue enorme Datenvolumen.  

 

3. Die Daten absichern

Das A und O einer funktionierenden papierlosen Verwaltung ist es, das komplette Datenhandling so sicher zu machen, dass es allen gesetzlichen Vorgaben genügt. Wichtig ist deshalb beispielsweise, mehrschichtige automatisierte Backup-Lösungen zu schaffen.  

 

Einerseits wird das  Firmennetzwerk so noch besser vor unberechtigten Zugriffen geschützt, und andererseits werden die Daten damit auch dann noch verfügbar und abrufbar zur Verfügung gestellt, wenn der Server oder Hauptrechner einmal den Dienst quittiert. Außerdem gilt es, neue Kontrollverfahren zu etablieren, die sicher stellen, dass sämtliche Daten und Ablageprozesse funktionieren und eingehalten werden. 

 

4. Zugriff für verschiedene Nutzer

Der Zugriff für verschiede Abteilungen ist ein Muss, aber häufig nicht leicht in der Umsetzung. Denn auf der einen Seite muss der Zugang zu den teilweise sehr sensiblen Daten geschützt und eingeschränkt werden aber auf der anderen Seite brauchen verschiedene Nutzer ständigen Zugriff an verschiedenen Orten. Hier gilt es, eine durchdachte Zugriffsumgebung für das jeweilige Unternehmen zu konzipieren. Je größer das Unternehmen, desto komplexer und anspruchsvoller ist diese Aufgabe.

 

5. Schnittstellen implementieren

Eine digitale Buchhaltung benötigt auch die entsprechenden Schnittstellen. Hier ist beispielsweise eine Übermittlung der Daten aus der gewählten Software zum Steuerberater und zum Finanzamt wichtig. Somit können nicht nur Kosten eingespart, sondern auch die Prozesse der Bearbeitung um ein vielfaches Beschleunigt werden.  Die aufgezeigten Schritte klingen zunächst sehr aufwändig, sind die neuen Strukturen jedoch erst einmal geschaffen, wird sich schnell das Bewusstsein für die Vorteile der papierlosen Büroverwaltung durchsetzen.?? 

 

Die Vorteile der digitalen Buchhaltung:? 

 

Kosten sparen und Arbeitseffizienz steigern

Die größte Bedeutung aus unternehmerischer Sicht haben die Einspar-Effekte, die ein papierloses Büro bietet. Denn nicht nur Materialien, wie Toner, Papier, Ordner und Lagerungsraum lassen sich drastisch reduzieren. Auch Arbeitszeiten werden nun effizienter genutzt, weil Wege verkürzt werden und zeitraubende Routinen wegfallen.

 

Vereinfachter Datenzugriff

"Es entfallen nach unserer Erfahrung zum Beispiel die lästigen Zeiten der Belegsuche. Sie sind eindeutig der entsprechenden Buchung zugeordnet und können dezentral aufgefunden werden", sagt Andreas van Riesen,  Steuerberater und Buchhaltungsexperte der GAAP GmbH, über die wichtigsten Vorteile der papierlosen Buchhaltung. "So wird auch im Austausch verschiedener Abteilungen das Auffinden von relevanten Dokumenten durch den einfachen Datenzugriff erleichtert und wesentlich beschleunigt." ?? 

 

Neue Strukturen, Software und Prozesse: Die Umstellung auf die papierlose Form der Büroverwaltung ist durchaus mit Aufwand verbunden. Doch Firmen, die ihre Buchhaltung auf rein digitales Handling umstellen, werden sehr schnell von den Vorteilen des neuen Systems überzeugt sein. Die liegen vor allem in effizienteren Arbeitsabläufen und Materialeinsparungen.

 

Weitere Infos finden Sie unter www.gaap-gmbh.de.

 

 

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