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Meetings moderieren

Meetings: Teil 2

Meetings moderieren

Ein Meeting steht und fällt mit der Art und Weise, wie es moderiert wird. Die entscheidenden Punkte haben wir hier zusammengestellt.


Ziel eines Meetings ist in der Regel, eine Entscheidung herbeizuführen oder zumindest die nächsten Schritte zum Beispiel in einem Projekt zu beschließen. Im Hinblick auf eine effiziente Vorgehensweise sind endlose Debatten daher zu vermeiden, denn schließlich sollen Zeitbudget effektiv genutzt und gute Lösungswege gefunden werden.




Begrüßung

Nehmen Sie sich ein paar Minuten für eine freundliche, verbindliche Begrüßung Zeit. Evtl. findet eine kurze Vorstellungsrunde statt, wenn sich die Anwesenden nicht kennen. Wie immer gilt: Es ist der erste Eindruck, der zählt.


Tagesordnung

Klären Sie dann, ob alle Teilnehmer mit der vorgeschlagenen Agenda einverstanden sind oder eventuelle Punkte hinzuzufügen sind. Vorsicht: Damit aus den geplanten zwei nicht fünf Stunden werden, ist hier genau zu prüfen, welche Themen unbedingt aufgenommen werden müssen. Die gewünschten Zusatzpunkte sollten außerdem nicht andiskutiert werden.


Protokoll

Dank der vorbereiteten Protokolltabelle (vgl. Ausgabe Juni) können Sie festhalten, wie die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) besprochen und entschieden werden, welche Massnahmen beschlossen wurden und wer bis wann hierfür zuständig ist. Wenn Sie das Ganze über einen Beamer visualisieren, ist es für alle Teilnehmer gut nachvollziehbar.


Debatte

Der Moderator leitet das Meeting, aber er ist nicht der Alleinentscheider. Er sorgt dafür, dass die Diskussion gepflegt abläuft, jeder zu Wort kommt und Standpunkte ausgetauscht werden. Er fragt nach Vor- und Nachteilen, Nutzen, Kosten, Ressourcen, Voraussetzungen, Erfolgsindikatoren usw. und vermeidet persönliche Meinungen und Empfindungen. Verbale persönliche Angriffe haben in einem Meeting nichts zu suchen und sollten sofort unterbunden werden.


Visualisierung

Komplexe Fragestellungen zu Strukturen, Prozessen oder Entscheidungswegen sind am besten in visualisierter Form verständlich - im Idealfall haben Sie entsprechende Unter-lagen schon zusammen mit der Einladung verteilt. So vermeiden Sie endlose Debatten, und das Gremium kommt schnell zu einem Ergebnis.


Hilfsmittel

Damit das Meeting für die Teilnehmer so kurzweilig und effizient wird, binden Sie sie ein und gestalten Sie das Meeting interaktiv. Stellen Sie Fragen, sehen Sie eine kleine Übung mit Metaplantafeln und -karten vor, lassen Sie die Ergebnisse der Gruppenarbeiten durch unterschiedliche Teilnehmer präsentieren.


Nutzen Sie unterschiedliche Hilfsmittel wie Beamer, Flipchart, Präsentationen, Videofilme usw. - das macht das Ganze lebendig.


Abschluss

Am Ende der Besprechung fassen Sie Schwerpunkte,  Entscheidungen und Ergebnisse kurz zusammen. Kündigen Sie das Protokoll an und vereinbaren Sie ggf. einen Folgetermin. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für die aktive Mitarbeit und verabschieden Sie sich persönlich.


Übrigens: Achten Sie auf ein gutes Zeitmanagement.


Nach dem Meeting

Spätestens einen Tag nach der Sitzung sollte das Protokoll verteilt werden. Dabei ist eines festzuhalten: Sinn und Zweck des Protokolls ist die Verfolgung der beschlossenen Maßnahmen.


Übrigens: Um zu vermeiden, dass sich die Teilnehmer der Besprechung mit ihrem Smartphone "beschäftigen", SMS schreiben, E-Mails beantworten, im Internet surfen oder das Adressbuch pflegen, bitten Sie gleich zu Beginn darum, die Geräte aus- oder zumindest auf Vibrationsalarm umzuschalten. Wirklich unumgängliche Telefonate sollten außerhalb des Konferenzraums geführt werden, damit das Meeting nicht gestört wird.

Autor(en): Giselle Chaumien-Wetterauer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 07/2014

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