Menu

Meetings klug organisieren und noch effektiver machen

Heutzutage jagt ein Meeting das nächste. Vorgesetzte kommen kaum zum Verschnaufen. Gerade dann ist es besonders wichtig, sich als Assistentin dafür mitverantwortlich zu fühlen, dass Meetings im eigenen Bereich so effektiv wie möglich verlaufen. Hier erhalten Sie Anregungen, wie Sie das mit modernen Office-Tools und Organisationsgeschick meistern.

Meetings effektiv planen

Lernen Sie, Meetings noch effektiver zu gestalten.

Warum effektive Meetings so wichtig sind

Ein Beispiel:

Sabrinas Chef, Ulf Reiners, ist Bereichsleiter. Wenn er nicht geschäftlich unterwegs ist, verbringt er die meiste Zeit des Tages in Meetings. Sabrina sieht ihn kaum. Die Zeiten für Rücksprachen sind deshalb rar.

Das ist für Ulf Reiners stressig und behindert Sabrinas Arbeit. Sie kann ihren Chef nicht so entlasten, wie sie das gern täte. Ihr fehlen durch die seltenen Absprachen Informationen.

Hinzu kommt, dass sie ständig irgendwo anrufen muss, weil ihr Chef sich verspätet. Und nicht selten warten Externe auf ihn, weil er zu spät aus einem Meeting kommt. Sie stehen dann in Sabrinas Büro.

Sabrina ist mit der Gesamtsituation unzufrieden.

Was Sabrina erlebt, ist in den meisten Unternehmen der ganz normale Wahnsinn. Termine dauern länger als geplant, Chefs hetzen von einem Meeting zum nächsten und für Rücksprachen bleibt nur Zeit zwischen Tür und Angel. Wenn Sie Meetings effektiv organisieren, können Sie diese Situation verbessern.

5 Vorteile: So profitieren Sie von effektiveren Besprechungen

  1. Besprechungen, die pünktlich beginnen und enden, bringen Ihr Termingerüst nicht ins Wanken.
  2. Sie sparen Zeit, weil das, was Sie organisiert haben, Bestand hat und Sie nicht ständig etwas ändern müssen.
  3. Je weniger Zeit Ihr Chef in Besprechungen verbringt, desto größer ist Ihre Chance, regelmäßig mit ihm zu sprechen.
  4. Je weniger Zeit Ihr Chef in Besprechungen verbringt, desto eher kann er am Schreibtisch seine Arbeit erledigen.
  5. Sie helfen, Ihrem Unternehmen Kosten zu sparen: kürzere Besprechungen = geringere Kosten.

 

Reduzieren Sie die Häufigkeit der Meetings

Der Terminkalender füllt sich immer viel zu flott.

Beispiel:

„Frau Hansen, ich muss mit ein paar Leuten über das Projekt in Stuttgart reden. Ich brauche Kai Richter, den Ulrich Bertrams und Bettina Schönfeld. So schnell wie möglich.

Und wenn Sie schon mal dabei sind: Ich muss nach Brüssel, mit Schlomberger über die Subventionsgeschichte sprechen.“

„Wann will er das denn alles machen?“, denkt Sabine Hansen. „Bei dem vollen Terminkalender?“

Bei manchen Besprechungen, die Sie für Ihren Chef organisieren sollen, wissen Sie von vornherein, dass sie entweder unnötig sind oder er sie sowieso wieder kurzfristig absagen wird.

So sprechen Sie Ihren Chef diplomatisch auf das Thema an

Wenn Sie das Gefühl haben, er werde den Termin sowieso wieder absagen, oder Ihnen der Termin unsinnig erscheint, sollten Sie Ihre Bedenken mit ihm teilen. Das ist Chefentlastung, erfordert aber rhetorisches Geschick.

Denn natürlich können Sie ihm nicht sagen: „Wie ich Sie kenne, sagen Sie den Termin ja doch vorher wieder kurzfristig ab.“

Mein Tipp: „Chef, Sie haben in der Woche bereits sehr viele Termine. Möchten Sie meine Meinung dazu hören?“

Fragen Sie Ihren Chef lieber, ob Sie sagen dürfen, was Sie davon halten. Denn es wäre ungeschickt, ihm ungefragt Vorschriften machen zu wollen.

Wenn er Ihre Frage bejaht, sagen Sie ihm beispielsweise:

  • „Mein Eindruck ist, dass Sie solche Termine hin und wieder kurzfristig absagen. Damit Ihnen mehr Luft im Kalender bleibt, würde ich den Termin nicht annehmen.“
  • „Meine Idee ist, den Termin durch ein Telefonat/eine Telefonkonferenz/ein Videotelefonat zu ersetzen. Dann sparen Sie sich die Reisezeit.“
  • „Was halten Sie davon, wenn Sie Ole Peters fragen, ob er diesen Termin für Sie wahrnimmt? Sie haben in der Woche schon sehr viel zu tun.“

 

Organisieren Sie Termine für Meetings nur noch elektronisch

Wenn Sie eine Besprechung organisieren, sollten Sie von Outlook und Co. profitieren.

1. Die Terminorganisation per Outlook oder Lotus Notes ist heute Standard. Ersparen Sie sich das Anrufen bei den Kolleginnen aus den anderen Sekretariaten. Wenn Sie Zugriff auf die anderen Kalender haben und so sehen können, wann alle Teilnehmer Zeit haben, verschicken Sie Meetinganfragen elektronisch.

2. Es sollen auch Externe am Meeting teilnehmen, auf deren Kalender Sie keinen Zugriff haben? Nutzen Sie dazu www.doodle.com. Mit diesem Terminvereinbarungstool organisieren Sie auch Meetings mit vielen Personen kinderleicht. Diese Seite ist so übersichtlich gestaltet und einfach zu bedienen, dass Sie sich ganz leicht darauf zurechtfinden werden.

Wenn sich kein gemeinsamer Termin für das Meeting finden lässt

Es scheint wie verhext: Egal, welche Termine Sie vorschlagen, Sie bringen die Teilnehmer nicht auf einen Nenner. Doch nicht verzagen: Ein „Trick“ verhilft Ihnen möglicherweise doch noch zum Erfolg. Fragen Sie Ihren Chef, auf wen er notfalls verzichten kann. Oft stellt sich im Nachhinein heraus, dass der Teilnehmerkreis großzügig gewählt war und nicht die Anwesenheit aller Personen erforderlich ist.

Mein Tipp: Fragen Sie nach Rücksprache mit Ihrem Chef den verhinderten Teilnehmer, ob er einen Vertreter schicken kann. Das finden die meisten nicht besonders amüsant, da sie erstens nichts verpassen wollen und zweitens unentbehrlich sein möchten. Einen Stellvertreter zu schicken kommt, wenn Sie den richtigen Nerv damit getroffen haben, schon deshalb nicht infrage. Auch die Anmerkung, dass der Termin dann ohne ihn stattfinden muss, er aber selbstverständlich das Protokoll erhielte, wirkt oft Wunder. Ehe Sie sich’s versehen, findet der vermeintlich Verhinderte oftmals doch noch Zeit. Und wenn der Teilnehmer dabei bleibt, dass er keine Zeit haben wird? Dann haben Sie durch den Vertreter einen „Ersatzspieler“ dabei. In beiden Fällen kann Ihr Termin stattfinden.

Kein Termin ohne Konferenzraum

Ihr Termin – mit einer großen Teilnehmerzahl – ist fixiert, Ihnen steht aber kein Raum zur Verfügung? Dies ist besonders ärgerlich, denn es war zeitintensiv und schwierig genug, die Leute zu einem bestimmten Zeitpunkt unter einen Hut zu bekommen. Und dann soll es daran scheitern, dass kein Besprechungsraum mehr frei ist?

Das sind Ihre Lösungsmöglichkeiten:

  • Beugen Sie vor. Versichern Sie sich, bevor der Termin festgelegt ist, dass zu allen infrage kommenden Terminen ein Raum frei ist. Wenn nicht, können Sie die betreffenden Daten sofort aus Ihrer Planung herausnehmen.

  • Prüfen Sie, ob alle Räume reserviert sind. Sprechen Sie mit den Kollegen, die die Räume reserviert haben. Vielleicht hat sich eine Reservierung längst erübrigt, und es ist nur versäumt worden, die Raumbuchung zu stornieren. Wenn es sich um einen kleinen Besprechungskreis handelt, können die anderen Nutzer möglicherweise auf ein Büro ausweichen und den Raum freigeben.

  • Im Notfall bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als auf einen externen Raum auszuweichen wie zum Beispiel einen Tagungsraum in einem Hotel. Machen Sie es sich aber nicht zu einfach und prüfen Sie vorher alle anderen Möglichkeiten, weil durch externe Räume erheblich mehr Kosten entstehen.

     

Die 15 Top-Tipps für effektivere Meetings

In Meetings wird Zeit verschwendet ohne Ende. Wenn auch Ihr Chef davon genervt ist, dürften Sie mit Ihren Ideen auf offene Ohren treffen.

Hier 15 Ideen, damit Meetings, die Sie organisieren, in Zukunft schneller und damit pünktlich enden.

1. Besprechungen im Stehen sind effektiver

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef, für welche Meetings sich diese Besprechungsform eignet. Sie werden feststellen, dass neben der Effizienzsteigerung die Kreativität der Teilnehmer gefördert wird. Im Stehen denkt es sich besser!

2. Teilnehmerkreis reduzieren

Sie sollten den Teilnehmerkreis immer hinterfragen. Müssen so viele Personen an der Besprechung teilnehmen?

3. Für interne Besprechungen werden weder Kaffee noch Kekse bereitgestellt

Eindecken, für Nachschub sorgen und abdecken – das kostet Ihre Zeit. Sich Kaffee einschenken, den Lieblingskeks aus der Dose heraussuchen, das kostet die Zeit und Konzentration der Teilnehmer. In vielen Unternehmen ist es mittlerweile gang und gäbe, dass es nur noch für Meetings mit Externen Kaffee gibt.

4. Planen Sie Pausen ein

Idealerweise dauert ein Meeting nicht so lange, dass Pausen nötig werden. Ab 90 Minuten Dauer sollten Sie auf jeden Fall eine Pause einplanen, damit alle konzentriert bei der Sache bleiben. Stellen Sie für die Pausen ein paar Getränke bereit und für die Mittagspause kümmern Sie sich um einen Imbiss.

Mein Tipp: Vermeiden Sie die üblichen belegten Brötchen. Die sind wenig nahrhaft und lähmen. Setzen Sie lieber auf eine reichhaltige Suppe und Salat, wenn es nicht zu aufwändig sein soll.

5. Sorgen Sie für zusätzliche Aufmerksamkeit

Lassen Sie Ihre Besprechung zu einer ungewohnten Zeit beginnen, beispielsweise um 9:45 Uhr. Die ungewohnte Uhrzeit sorgt für mehr Aufmerksamkeit als eine Startzeit zur vollen Stunde und fördert zusätzlich die Pünktlichkeit.

6. Termin an einem Freitag

Terminieren Sie eine Besprechung einmal auf einen Freitagnachmittag. Sie werden begeistert sein, wie pünktlich das Meeting zu Ende geht.

7. Zuspätkommenden die Stirn bieten

In den meisten Unternehmen wird es einfach hingenommen, dass einige Kolleginnen und Kollegen sich regelmäßig verspäten. Der Moderator oder der Chef sollte jeden Betreffenden auf die Problematik hinweisen, dass er mit seinem Zuspätkommen die Effektivität der Sitzungen erheblich behindert.

Außerdem ist dieses Verhalten unhöflich gegenüber den anderen, die pünktlich sind. Dieses Gespräch sollte natürlich nach dem Meeting unter vier Augen erfolgen.

8. Jedes Meeting sollte grundsätzlich pünktlich beginnen

Egal, wer fehlt! Der Moderator sollte das bereits Besprochene nicht noch für die Zuspätkommer zusammenfassen.

9. Lassen Sie die Tür für Zuspätkommer nicht offen

Statt die Tür des Besprechungsraums für Zuspätkommer geöffnet zu lassen, sollte sie geschlossen werden. So fallen die Nachzügler noch mehr unangenehm auf, was beim nächsten Mal für mehr Pünktlichkeit sorgt.

10. Wichtige Tagesordnungspunkte an erster Stelle in der Agenda

Der wichtigste Punkt sollte in der Agenda an erster Stelle stehen und zuerst besprochen werden. Den wollen und sollten wahrscheinlich alle Teilnehmer vollständig mit anhören.

Alternativ: Setzen Sie die Agendapunkte der regelmäßig zu spät kommenden Mitarbeiter an die erste Stelle. Wenn der Betreffende unpünktlich ist, wird die Angelegenheit doppelt peinlich für ihn. Ein zweifacher Erziehungseffekt!

11. Strafzoll für Verspätungen

Mitarbeiter, die sich verspäten, müssen einen „Strafzoll“ entrichten. Beispielsweise pro verspätete Minute eine 5-Euro-Spende an das örtliche Kinderheim. Auch das wird in einigen Unternehmen erfolgreich praktiziert. Beachten Sie: 1 Euro ist zu wenig. Das tut nicht weh genug.

12. Es gilt ein rigoroses Telefonverbot

Während der Besprechung sind Smartphones auszuschalten. Sowohl das Telefonieren als auch das Verschicken oder Empfangen von Nachrichten sind nicht erlaubt. Es ist die Aufgabe des Moderators, diese Regeln zu kommunizieren und durchzusetzen.

Ist im Besprechungsraum ein Telefon vorhanden, sollte der Stecker für die Dauer der Besprechung herausgezogen werden.

13. Es gibt einen Moderator mit diesen Aufgaben:

  • Er sorgt dafür, dass das Meeting pünktlich beginnt und spätestens zum vereinbarten Zeitpunkt endet.
  • Er achtet darauf, dass die Agendapunkte eingehalten werden.
  • Er unterbricht langatmige Redner.
  • Er greift ein, wenn Diskussionen unsachlich oder zu hitzig geführt werden.
  • Er achtet darauf, dass auch Teilnehmer, die sich nicht so gut durchsetzen können, zu Wort kommen.
  • Er achtet auf das Einhalten der vorgegebenen Zeiten und sorgt für erforderliche Pausen.

14. Sorgen Sie für das richtige Raumklima

Lüften Sie vor Besprechungsbeginn und in jeder Pause. Stellen Sie die Heizung/Klimaanalage richtig ein.

15. Nutzen Sie OneNote für das Protokoll

Halten Sie die Besprechungsergebnisse in Anwesenheit aller fest und schicken Sie die To-dos noch im Meeting an die Betreffenden per E-Mail als Aufgabe. 

 

Meetings organisieren: Wenn der Chef ein Langredner oder Zuspätkommer ist

Unsere ganzen Tipps sind schwierig umzusetzen, wenn Ihr Chef selbst ein Zuspätkommer oder Langredner ist. Was also tun? Überzeugen Sie Ihren Chef davon, dass es wichtig ist, einen Moderator zu bestimmen. Natürlich darf er selbst nicht der Moderator sein, weil er seine Funktion sonst wieder ausnutzen würde, um viel und lange zu reden. Der eingesetzte Moderator muss mutig genug sein, auch einen Vorgesetzten in seine Schranken zu weisen!

Die Assistentin als Moderatorin

Immer mehr Assistentinnen übernehmen in einer Besprechung die Moderation. Warum nicht? Trauen Sie sich! Zeigen Sie, was in Ihnen steckt, und wachsen Sie mit der Herausforderung! Sprechen Sie Ihren Chef am besten noch heute darauf an.

Wenn Sie selbst an dem Meeting nicht teilnehmen

Klären Sie vor Besprechungsbeginn, ob Anklopfen erwünscht ist, wenn gestört werden muss.

Meine Empfehlung: Betreten Sie den Raum, ohne anzuklopfen. Das stört nur unnötig zusätzlich und würde den Vortragenden unterbrechen. Sprechen Sie diese Vorgehensweise vorher mit Ihrem Chef ab.

  • Gibt es eine Nachricht für einen Teilnehmer, reichen Sie diese auf einem Zettel herein.
  • Falls Sie den Teilnehmer nicht kennen, legen Sie Ihrem Chef oder dem am nächsten zur Tür Sitzenden einen Zettel hin mit der Frage „Wer ist Herr Schulte?“. Dann können Sie die Nachricht dem Betroffenen hinlegen.
Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de